Toimistosuunnittelun fokus on muuttunut huomattavasti viimeisten vuosikymmenten aikana siirtymällä yksityisyyttä korostavasta huonetoimistosuunnittelusta tilankäytön tehokkuutta lisäävien työtilojen luomiseen. Työtapojen kehittyminen ja työn luonteen muutos on herättänyt ylemmän tason johdon kiinnostuksen monitilatoimistoja kohtaan myös toimitilavuokrien ja tilojen ylläpidon kustannussäästömahdollisuuksien vuoksi.

Huonetoimistosta monitilatoimistoon

Huonetoimistot olivat 80-luvulla yleinen tapa suunnitella ja rakentaa toimistotiloja
Kun 80-luvun lopulla huomattiin, etteivät vanhat toimistoratkaisut enää tue työn tekemisen tapoja, siirryttiin yksityisistä huonetoimistoista avotiloihin, joissa työpisteet oli rajattu korkeilla sermeillä. Ajatus taustalla oli hyvä: ihmiset tuotiin pois huoneista, jotta yhteisöllisyys, kanssakäyminen ja vuorovaikutus lisääntyisivät.  Avotilan kustannustehokkuus edesauttoi muutosta, sillä avotila on aina tilankäytöltään tehokkaampi kuin huonetoimisto.

90-luvulla madallettiin sermejä
90-luvulla työpisteiden välisiä sermejä madallettiin, jonka tarkoituksena oli lisätä yhteisöllisyyttä ennestään. Tiloihin haluttiin enemmän luonnonvaloa, ja samalla pyrittiin hillitsemään häiriöitä, joita syntyi sermien luomasta illuusiosta, jossa käyttäjä kuvitteli olevansa oman huoneen turvassa ja unohti huomioida ympärillä olevia esimerkiksi puhumalla kovalla äänellä puhelimeen.

Vuosituhannen alussa monitilatoimistoihin
2000-luvun alussa huomattiin, että avotoimistoissa tehtiin samoissa tiloissa hyvin erilaisia työtehtäviä: puhelintyötä, tiimityötä sekä keskittymistä vaativaa työtä. Samassa tilassa erilaisilla työprofiileilla työskentely aiheutti keskittymiskyvyn ja työskentelytehon laskun.  Tämä avokonttorin ongelma ratkaistiin siirtymällä monitilatoimistomalliin, jonka taustalla on ymmärrys siitä, että työntekijöille pitää tarjota valikoima erilaisia tarkoituksenmukaisia tukitiloja erilaisten työtehtävien suorittamiseen.

Monitilatoimisto on tapa tehdä töitä

Idea monitilatoimistojen taustalla on yksinkertaisuudessaan nero: tuodaan yhteen tilaan kahden ääripään parhaat piirteet. Monitilatoimistot tarjoavat nimensä mukaisesti monenlaisia tiloja: avointa työtilaa tiimityöskentelyyn, hiljaista tilaa keskittymistä varten sekä puhelinkoppeja ja eri kokoisia kokous- ja neuvottelutiloja tukitiloiksi luottamuksellisille keskusteluille.

Monitilatoimisto on enemmän kuin pelkkä tilamuutos

Työtilojen suunnittelun lähtökohtana ovat aina organisaation tavoitteet, eri käyttäjäryhmien tarpeet ja työn vaatimukset, sekä näkemys siitä, mihin suuntaan työ kehittyy. Siirtyminen perinteisestä huonetoimistosta monitilatoimistoon on enemmän kuin pelkkä tilamuutos. Uudet tilaratkaisut merkitsevät myös työn tekemisen tapojen muutosta. Hyvä johtaminen ja henkilöstöä osallistavat toimintatavat ovat avainasemassa onnistuneen lopputuloksen saavuttamisessa. Yleisimmät epäonnistumiset monitilatoimistoon siirtyessä johtuvatkin usein siitä, että muutosta pidetään ainoastaan tilaisuutena pienentää kustannuksia, eikä mahdollisuutena uudistaa ja kehittää työkulttuuria ja työskentelytapoja

Toimivimmillaan monitilatoimisto tuo tasapainon vanhanaikaisten suljettujen ovien ja liian sosiaalisen avoimen tilan välille. Työntekijät säilyttävät avokonttorin edut – helpon yhteistyön ja vuorovaikutuksen kollegoiden kanssa sekä yhteisöllisyyden – mutta silti heillä on tiloja, joissa tehdä keskittymistä vaativaa työtä.

Monitilatoimiston maksimaalista kustannustehokkuutta ei luoda ainoastaan avoimella tilalla, vaan tuomalla tilaan runsaasti erilaisia tukitiloja – POD-huoneita, yksityisiä työskentelypisteitä, avoimia tiimityöskentelyyn sopivia kalusteita ja tilan jakajia selkeyttämään tilan käyttöä (lue täältä lisää POD-huoneiden hyödyistä). Tällöin työntekijä aktiivisesti suunnittelee omia työtehtäviään, joka kannustaa optimaaliseen ajankäyttöön.

Seuraavassa työympäristöjen evoluutiota käsittelevässä osassa menemme syvemmälle erilaisiin monitilatoimiston muotoihin.