El enfoque del diseño de oficinas ha cambiado considerablemente en las últimas décadas, pasando del diseño de oficinas orientado a la privacidad a la creación de espacios de trabajo que aumenten la eficiencia en el uso del espacio. La evolución de las prácticas laborales y la naturaleza cambiante del trabajo han despertado el interés de los altos directivos por las oficinas multiinquilino, entre otras cosas por el ahorro potencial en términos de alquiler de oficinas y costes de mantenimiento.

De la oficina en una habitación a la oficina en varias habitaciones

En los años 80, los bloques de oficinas eran una forma habitual de diseñar y construir oficinas
A finales de los 80, cuando se vio que las antiguas soluciones de oficina ya no servían para la forma de trabajar, se pasó de los despachos privados a los espacios abiertos con pantallas altas en los puestos de trabajo. La idea que había detrás era buena: sacar a la gente de sus habitaciones para aumentar la comunidad, la interacción y la convivencia. La rentabilidad del espacio diáfano contribuyó al cambio, ya que los espacios diáfanos son siempre más eficientes que los de oficina.

En los años 90, los sueros se rebajaron
En los años 90 se redujeron las barreras entre los puestos de trabajo, con el objetivo de aumentar la sensación de comunidad que ya existía. Querían más luz natural, al tiempo que intentaban reducir las molestias causadas por la ilusión creada por las barreras, en las que los usuarios creían estar en la seguridad de su propia sala y se olvidaban de prestar atención a los demás a su alrededor, por ejemplo hablando en voz alta por teléfono.

Oficinas multisala a principios del milenio
A principios de la década de 2000, se observó que en las oficinas abiertas se realizaban tipos de trabajo muy diferentes en un mismo local: trabajo telefónico, trabajo en equipo y trabajo que requería concentración. Trabajar en el mismo espacio con perfiles de trabajo diferentes provocaba una disminución de la concentración y la eficacia del trabajo. Este problema de las oficinas abiertas se resolvió pasando a un modelo de oficinas multiespacio, basado en la comprensión de que los empleados necesitan disponer de una serie de espacios de apoyo adecuados para las distintas tareas laborales.

La oficina multiespacio es la mejor forma de trabajar

La idea de las oficinas multiespacio es genial por su sencillez: reunir lo mejor de dos extremos en un solo espacio. Las oficinas multiespacio, como su nombre indica, ofrecen una amplia gama de espacios: zonas de trabajo abiertas para el trabajo en equipo, espacios tranquilos para la concentración, así como cabinas telefónicas y salas de reuniones y conferencias de diversos tamaños para favorecer las conversaciones confidenciales.

Una oficina multiespacio es algo más que un cambio de espacio

El diseño del lugar de trabajo se basa siempre en los objetivos de la organización, las necesidades de los distintos grupos de usuarios y los requisitos laborales, así como en una visión de la dirección en que evoluciona el trabajo. La transición de una oficina tradicional a una oficina multifuncional es algo más que un cambio de espacio. Las nuevas soluciones espaciales también implican un cambio en la forma de trabajar. Una buena gestión y unas prácticas que incluyan al personal son fundamentales para lograr un resultado satisfactorio. De hecho, los fracasos más comunes en el paso a una oficina multiespacio suelen deberse a que el cambio se ve como una oportunidad para reducir costes y no para reformar y desarrollar la cultura y las formas de trabajo.

En el mejor de los casos, una oficina multiespacio logra un equilibrio entre las anticuadas puertas cerradas y un espacio abierto excesivamente social. Los empleados conservan las ventajas de una oficina abierta -fácil colaboración e interacción con los compañeros y sensación de comunidad-, pero siguen teniendo espacio para hacer el trabajo que requiere concentración.

La máxima rentabilidad de una oficina multiespacio no sólo se consigue con un espacio abierto, sino con una amplia variedad de espacios de apoyo. Salas POD, puestos de trabajo privados, abierto mobiliario adecuado para el trabajo en equipo y separadores de espacios aclarar el uso del espacio (lea más sobre las ventajas de las salas POD aquíEn este caso, el empleado planifica activamente sus propias tareas laborales, lo que favorece una utilización óptima del tiempo.

En la próxima sección sobre la evolución de los entornos de trabajo, profundizaremos en las distintas formas de la oficina multiespacio.