La necesidad de espacio es la relaci\u00f3n entre la tarea y el entorno. Una misma persona puede, a lo largo de un mismo d\u00eda, redactar un texto que requiera concentraci\u00f3n, participar en una videoconferencia, mantener una conversaci\u00f3n confidencial y intercambiar ideas con un compa\u00f1ero. Ninguna de estas situaciones requiere una sala privada, pero tampoco encajan en el mismo puesto de trabajo abierto.<\/p>\n
Por eso, conviene realizar el an\u00e1lisis a partir de las actividades, no de los productos. Anota primero el trabajo individual, las llamadas, las conversaciones a solas, las reuniones breves, las reuniones m\u00e1s grandes y los encuentros informales. A\u00f1ade en cada caso el nivel de privacidad necesario, la duraci\u00f3n habitual, el n\u00famero de participantes y la hora. De este modo, tambi\u00e9n se podr\u00e1 ver qu\u00e9 situaciones coinciden en el tiempo.<\/p>\n
Es importante definir con precisi\u00f3n las necesidades en materia de control ac\u00fastico. Una superficie que amortig\u00fce el sonido puede mejorar el confort ac\u00fastico de un espacio, pero por s\u00ed sola no garantiza que la conversaci\u00f3n no se oiga en el espacio contiguo. Una conversaci\u00f3n que requiera privacidad requiere una soluci\u00f3n espacial adecuada. Por su parte, la protecci\u00f3n visual responde a una necesidad diferente a la del aislamiento ac\u00fastico.<\/p>\n
Empieza con breves conversaciones con los distintos equipos. Pregunta en qu\u00e9 tareas el puesto de trabajo funciona bien, en qu\u00e9 casos la gente tiene que desplazarse a otro lugar y cu\u00e1ndo no se encuentra un espacio adecuado. Conviene vincular las respuestas a la situaci\u00f3n concreta: \u201d\u00bfD\u00f3nde celebraste tu \u00faltima videoconferencia a dos?\u201d proporciona informaci\u00f3n m\u00e1s \u00fatil que \u201d\u00bfQuieres m\u00e1s salas de reuniones?\u201d.\u201d<\/p>\n
A continuaci\u00f3n, realiza una breve ronda de observaci\u00f3n en diferentes d\u00edas de la semana y a diferentes horas. Anota qu\u00e9 espacios est\u00e1n reservados, cu\u00e1les se utilizan realmente y a cu\u00e1les acuden las personas sin reserva previa. Que la agenda de una sala de reuniones est\u00e9 llena no significa necesariamente que todas las reuniones necesiten una sala grande. Por otro lado, un espacio que parezca libre puede quedar sin utilizar si est\u00e1 situado en un lugar inadecuado o si su uso no est\u00e1 claro.<\/p>\n
El ritmo del teletrabajo influye en el an\u00e1lisis. Adapta los datos a la presencia habitual en el d\u00eda a d\u00eda y comprueba por separado los d\u00edas de mayor actividad. No conviene tomar decisiones definitivas bas\u00e1ndose en un solo viernes tranquilo o en un martes excepcionalmente ajetreado.<\/p>\n
Clasifica las necesidades seg\u00fan si la actividad requiere concentraci\u00f3n, trabajo en equipo, un encuentro informal o privacidad para hablar. El proyecto \u00abINTO the Nordic Silence\u00bb<\/a> describe estas situaciones como zonas que se complementan entre s\u00ed. El modelo ayuda a plantearse si en el entorno laboral falta alguna funci\u00f3n por completo.<\/p>\n Por ejemplo, las numerosas llamadas breves pueden favorecer la f\u00e1cil accesibilidad cabinas telef\u00f3nicas<\/a>. Para un trabajo aut\u00f3nomo de mayor duraci\u00f3n, puede ser necesario otro tipo de espacio de trabajo<\/a>. Una zona de encuentro abierta puede funcionar con sof\u00e1s y mesas, pero una conversaci\u00f3n confidencial con un cliente requiere una evaluaci\u00f3n espec\u00edfica de la privacidad. Un solo tipo de mobiliario no sirve para todas las situaciones.<\/p>\n Por \u00faltimo, dibuja un recorrido sencillo a lo largo del d\u00eda: \u00bfpor d\u00f3nde empieza el empleado, ad\u00f3nde se desplaza durante una llamada y d\u00f3nde se re\u00fane el equipo? Aprovecha para comprobar las rutas de desplazamiento. Si la zona com\u00fan de conversaci\u00f3n se sit\u00faa justo al lado de los puestos de trabajo tranquilos, los usos de las instalaciones pueden entrar en conflicto, aunque ambas zonas funcionen de forma independiente.<\/p>\n No es necesario ponerlo todo en pr\u00e1ctica de una sola vez. Distingue tres niveles en tus observaciones: un problema recurrente, una necesidad puntual y un cambio futuro. Un problema recurrente puede ser que no haya espacio para las videollamadas en las horas punta. Una necesidad puntual puede ser un taller a gran escala que se celebre unas cuantas veces al mes. Un cambio futuro puede estar relacionado con el crecimiento del equipo o con las pr\u00e1cticas de trabajo presencial.<\/p>\n Compara varias opciones de implementaci\u00f3n para cada necesidad. \u00bfSe puede cambiar el uso actual de la sala? \u00bfEs suficiente el mobiliario de un espacio di\u00e1fano? \u00bfSe necesita un espacio que a\u00edsle el sonido? El mobiliario m\u00f3vil puede ayudar a probar diferentes distribuciones, pero sus caracter\u00edsticas ac\u00fasticas y de privacidad deben evaluarse por separado. Opciones de separadores de espacios<\/a> Son adecuadas, por ejemplo, para la percepci\u00f3n de los espacios visuales; no deben considerarse el equivalente a una sala de reuniones cerrada.<\/p>\n Anota tambi\u00e9n los motivos de la decisi\u00f3n. Si la soluci\u00f3n se elige porque las llamadas molestan a quienes trabajan a tu alrededor, eval\u00faa precisamente este aspecto tras la puesta en marcha. La mera existencia del nuevo mobiliario no garantiza que el problema haya desaparecido.<\/p>\n En una oficina peque\u00f1a, un mobiliario muy apretado no tiene por qu\u00e9 significar un uso eficiente del espacio.<\/p>\n Si no queda suficiente espacio para moverse detr\u00e1s de las sillas o si hay que pasar constantemente entre otros puestos de trabajo para llegar a la sala de reuniones, el espacio puede parecer estrecho e inquietante.<\/p>\n A la hora de dise\u00f1ar la maquetaci\u00f3n, conviene comprobar lo siguiente:<\/p>\n Un buen dise\u00f1o de planta no llena cada metro cuadrado libre con muebles, sino que deja espacio tambi\u00e9n para moverse.<\/p>\n El primer error es contar solo los asientos. El segundo es preguntar por las necesidades solo a un equipo. El tercero es tratar todas las reuniones como si fueran iguales. El cuarto es pasar por alto los aspectos relacionados con el uso de las instalaciones: la pol\u00edtica de reservas, el equipamiento, la iluminaci\u00f3n, la ventilaci\u00f3n y la posibilidad de que los usuarios elijan el lugar que m\u00e1s les convenga.<\/p>\n Un buen an\u00e1lisis previa culmina en una descripci\u00f3n concisa de las necesidades, no en una lista de la compra ya preparada. En ella se recogen las situaciones de trabajo, su frecuencia, su simultaneidad, los usuarios y el nivel de privacidad requerido. Solo despu\u00e9s de esto merece la pena comparar las soluciones de distribuci\u00f3n y los productos.<\/p>\n\u00bfC\u00f3mo se clasifican las necesidades por orden de prioridad?<\/h2>\n
Las rutas de desplazamiento tienen una influencia sorprendentemente grande<\/h2>\n
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Los errores m\u00e1s comunes en la elaboraci\u00f3n de mapas<\/h2>\n