Una oficina multifuncional ofrece diversas opciones, pero su uso no siempre resulta evidente. \u00bfEl sof\u00e1 est\u00e1 pensado para descansar o para reunirse? \u00bfSe puede mantener una videollamada en la zona de trabajo abierta? \u00bfSe puede reservar la sala de reuniones para dos personas durante todo el d\u00eda? Cuando las respuestas quedan en el aire, surgen expectativas contradictorias en torno a los mismos espacios.<\/p>\n
El objetivo de las normas de uso no es regular cada uno de los movimientos. Su finalidad es ayudar al usuario a identificar qu\u00e9 espacio es el adecuado para cada tarea y cu\u00e1ndo est\u00e1 perturbando la tranquilidad de los dem\u00e1s. Es recomendable elaborar estas normas junto con los usuarios del espacio y actualizarlas en funci\u00f3n de las observaciones reales.<\/p>\n
El concepto \u00abINTO the Nordic Silence\u00bb<\/a> Ofrece mobiliario para tareas que requieren concentraci\u00f3n, colaboraci\u00f3n, interacci\u00f3n, comunicaci\u00f3n y adaptaci\u00f3n a necesidades cambiantes. Conviene identificar estas mismas funciones en las directrices de tu propia oficina, aunque el espacio no utilice estos t\u00e9rminos.<\/p>\n Empieza por el conflicto m\u00e1s habitual: las conversaciones de los empleados que est\u00e1n concentrados en su trabajo. Establece en qu\u00e9 casos se permite una llamada breve y en cu\u00e1les se debe realizar una videoconferencia m\u00e1s larga. Si para las llamadas hay cabinas telef\u00f3nicas<\/a>, ind\u00edcanos tambi\u00e9n para qu\u00e9 uso est\u00e1n reservadas y si se pueden reservar con antelaci\u00f3n.<\/p>\n La mera existencia de una sala no resuelve el problema de la saturaci\u00f3n. Si las salas est\u00e1n constantemente ocupadas para reuniones largas, puede que no haya sitio para una llamada breve. En ese caso, se necesita o bien unas normas de uso m\u00e1s claras, o bien m\u00e1s capacidad, o bien una mejor distribuci\u00f3n de los espacios de distintos tama\u00f1os. Acordad, por ejemplo, si las reuniones de grupo m\u00e1s largas se celebrar\u00e1n siempre en la sala de reuniones.<\/p>\n En las conversaciones confidenciales, hay que evaluar por separado la privacidad de la conversaci\u00f3n y la protecci\u00f3n visual. Un sof\u00e1 abierto o un mueble que amortig\u00fce el sonido puede dar sensaci\u00f3n de tranquilidad, pero por s\u00ed solo no sustituye a un espacio cerrado en una situaci\u00f3n en la que no se quiere que otros escuchen la conversaci\u00f3n. Las instrucciones deben ser comprensibles sin necesidad de recurrir a terminolog\u00eda ac\u00fastica especializada.<\/p>\n La norma de la zona de silencio se puede expresar de forma sencilla: all\u00ed se realiza trabajo individual, y las conversaciones m\u00e1s largas se trasladan a otro lugar. Decide al mismo tiempo c\u00f3mo se abordar\u00e1 una cuesti\u00f3n que requiera una resoluci\u00f3n r\u00e1pida. \u00bfSe puede pedir a un compa\u00f1ero que se traslade a la zona de conversaci\u00f3n contigua? \u00bfD\u00f3nde se pueden tratar las ideas espont\u00e1neas sin que molesten a los dem\u00e1s?<\/p>\n En una zona de encuentro abierta, la conversaci\u00f3n forma parte del uso previsto del espacio. Sin embargo, puede ser necesario limitar su uso si el espacio se encuentra cerca de los puestos de trabajo. Una breve conversaci\u00f3n entre dos personas y un taller ruidoso afectan al entorno de formas diferentes. Una norma com\u00fan ayuda a elegir lugares distintos para cada uno de ellos.<\/p>\n La percepci\u00f3n f\u00edsica de los espacios respalda esta recomendaci\u00f3n. La orientaci\u00f3n de los asientos, el mobiliario y separadores de espacios<\/a> pueden indicar d\u00f3nde empieza el \u00e1rea de debate. Separador de suelo STORY WALL<\/strong><\/a>\u00a0Puede delimitar el campo de visi\u00f3n y ayudar a identificar la zona, pero la delimitaci\u00f3n visual no debe presentarse como una estructura que a\u00edsle el discurso.<\/p>\n No conviene reservar todos los espacios de la misma manera. Una sala de reuniones grande puede requerir una reserva previa, mientras que un grupo de asientos destinado a conversaciones breves suele funcionar sin necesidad de reserva. Acordad en qu\u00e9 situaciones es necesario reservar, cu\u00e1nto tiempo puede permanecer el espacio a disposici\u00f3n de una sola persona y c\u00f3mo se liberan las reservas no utilizadas.<\/p>\n Las instrucciones tambi\u00e9n deben indicar qu\u00e9 debe hacer el usuario al salir del espacio: si debe apagar los dispositivos, volver a colocar el mobiliario en su sitio y dejar las superficies listas para el siguiente usuario. Estos peque\u00f1os detalles influyen en que al siguiente usuario le resulte f\u00e1cil elegir ese mismo espacio. Opciones de salas de reuniones<\/a> Por eso, a la hora de comparar, conviene tener en cuenta tambi\u00e9n las situaciones de reserva y de uso, y no solo el n\u00famero de personas.<\/p>\n Un espacio polivalente puede adaptarse a varios usos en diferentes momentos. No obstante, hay que dejar por escrito qui\u00e9n puede modificar la disposici\u00f3n, d\u00f3nde se deben volver a colocar los muebles y c\u00f3mo se garantiza que las actividades simult\u00e1neas no molesten a las zonas adyacentes. La versatilidad funciona mejor cuando al usuario le resulta f\u00e1cil realizar el cambio y volver a dejar todo como estaba.<\/p>\n Empieza por redactar un borrador de una p\u00e1gina. Describe para cada \u00e1mbito el objetivo, las tareas adecuadas, el nivel de expresi\u00f3n oral y cualquier salvedad. Muestra las instrucciones a los usuarios y pru\u00e9balas durante unas semanas. Recopila ejemplos de situaciones en las que se haya encontrado f\u00e1cilmente el lugar adecuado o en las que haya quedado poco claro.<\/p>\n Si el mismo problema se repite, averigua la causa antes de a\u00f1adir una nueva restricci\u00f3n. Es posible que los usuarios no conozcan las normas, que el espacio adecuado est\u00e9 demasiado lejos o que haya muy pocos espacios disponibles en las horas punta. Las normas de juego no sustituyen a la capacidad que falta, pero ayudan a utilizar los espacios disponibles de forma adecuada.<\/p>\n Mant\u00e9n las instrucciones definitivas a la vista all\u00ed donde se toman las decisiones: en la sesi\u00f3n de orientaci\u00f3n, en el sistema de reservas y, si es necesario, junto al espacio en cuesti\u00f3n. Cuando cambien los m\u00e9todos de trabajo o el mobiliario, actualiza tambi\u00e9n las instrucciones. De este modo, las normas de funcionamiento de la oficina multifuncional seguir\u00e1n siendo una ayuda en el d\u00eda a d\u00eda y no quedar\u00e1n relegadas a un documento colgado en la pared.<\/p>\nAcuerda los lugares para las llamadas y las videoconferencias<\/h2>\n
Deja claro el l\u00edmite entre la concentraci\u00f3n y el encuentro<\/h2>\n
Adapta la pol\u00edtica de reservas al uso que se le da al espacio<\/h2>\n
Prueba las reglas y modif\u00edcalas en funci\u00f3n de tus observaciones<\/h2>\n