Monitilatoimistot ovat tällä hetkellä Suomen toimistorakentamisen ykkösratkaisu. Se ei ole paranneltu versio avotoimistosta, vaan sen koko toimintalogiikka on erilainen. Hyvin suunniteltu monitilatoimisto tarjoa käyttäjilleen oivan ympäristön vahvistaa organisaation yhteisöllisyyttä, jakaa hiljaista tietoa sen sisällä sekä tarjota laajan valikoiman työpaikkoja tiimityöskentelystä aina keskittyneeseen yksilötyöhön.

Monitilatoimisto pitää suunnitella ihmistä ja hänen työtään varten

Monitilatoimistot tarjoavat nimensä mukaisesti monenlaisia tiloja: avotoimistotyyppistä työtilaa, hiljaisia tiloja keskittymistä varten, puhelinkoppeja ja erikokoisia kokous- ja neuvottelutiloja. Perusidea on, että työntekijä voi itse valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä hänellä on käsillä. Suunnittelun pitää aina lähteä ihmisestä ja hänen työstään.

 

Toimivan monitilatoimiston eri alueet

Avoimen vuorovaikutuksen alue
Avoimen vuorovaikutuksen alue on usein asiakaspalvelutila sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille. Tämä on kaikille avoin julkinen tila, jossa mahdollisuudet kohtaamisiin ja yhteistyöhön ovat hyvät, mutta mahdollisuudet keskittymiseen verrattain huonot. Yhteisten tilojen lisäksi tällä alueella on usein työpisteitä yksityistä asiakaspalvelua varten.

 

Intensiivisen yhteistyön alue
Intensiivisen yhteistyön alueella suoritetaan niitä tehtäviä, joissa toisten ihmisten läheisyydestä on etua ja apua. Tämä alue muodostuu usein erilaisista kokous- ja neuvottelukeskuksista, joissa voidaan keskittyä erityisesti yhteistyöhön häiritsemättä muita ympärillä.

Intensiivisen yksilötyön alue
Intensiivisen yksilötyön alue mahdollistaa eri asteisen keskittymistä vaativan ja yksintehtävän työn. Tälle alueelle on ominaista puhelinkopit, erilaiset vetäytymistilat ja esimerkiksi hiljaiset huoneet sekä työntekoa että levähtämistä varten.

Lyhytaikaisen pistäytymisen alue
Lyhytaikaisen pistäytymisen alue käsittää ne tilat ja paikat, joissa pääsääntöisesti yritykseen tai organisaatioon kuuluvat henkilöt viettävät lyhyitä rupeamia kulkiessaan tiloista toiseen ja siirtyessään tehtävistä toiseen. Näitä tuloja ovat mm. aulat, kahviautomaattien ympäristöt, kopiointihuoneet, toimistotarvikevarastot jne.

 

Monitilatoimiston suunnittelussa kannattaa huomioida:

Selvitä, mitä monitilatoimistolta halutaan
On tärkeää määritellä, mitä monityötoimistolta odotetaan ja miksi monitilatoimistoon siirrytään. Toivotaanko enemmän ihmisten välisiä kohtaamisia ja innovaatioita vai luoda tiloihin joustoa palvelemaan vaihtelevaa määrää henkilöstöä.

Toimivan monitilatoimistosuunnitelman taustalla on aina tarkasti mietityt strategiset tavoitteet.

Ota työntekijät mukaan suunnitteluun
On tärkeää, että työntekijät voivat osallistua työtilojensa suunnitteluun. Jos kaikkia työntekijöitä ei voida ottaa mukaan, otetaan ainakin edustajat kaikista henkilöstöryhmistä, jotka tiloja käyttävät.

Osallistuminen voi tarkoittaa esimerkiksi työpajoja tai kyselyihin vastaamista. Näissä olisi hyvä käydä läpi työntekijöiden tarpeita ja työtapoja nyt ja tulevaisuudessa: Minkälaiset ovat yrityksen työntekijäprofiilit, moniko on jatkuvasti paikalla ja monellako on liikkuva työ? Ketkä tekevät tiivistä yhteistyötä? Ketkä tarvitsevat jatkuvasti hiljaisen työpisteen? Miten paljon tiloja tarvitaan ulkoisille asiakkaille? Millaisia muita aktiviteetteja toimistossa järjestetään?

Tilaa suunnitellessa ja tilankäyttöä pohtiessa kannattaa myös tehdä tilasta mahdollisimman helposti suunnistettavissa oleva, jotta työntekijöiden sekä asiakkaiden on helppo liikkua tiloissa. Huomioitava on myös työntekijöiden työrauha.

Tilojen ergonomia
Ergonomisesti toimivat tilat lisäävät työtehoa sekä työntekijöiden hyvinvointia. Erilaiset kalusteratkaisut, jotka tukevat aktiivista työntekoa ja työasentoja luovat miellyttävän akustisen ääniympäristön.

Yhteiset säännöt tilojen käytöstä
Parhaimmillaan monitilatoimisto tukee yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua. Osa hyvin toimivaa monitilatoimistoa on myös yhdessä määritellyt tilojen käyttöpelisäännöt, jotka lisäävät työrauhaa ja toisten huomioimista.

 

TOP 3 ratkaisut toimivaan monitilatoimistoon

1. Laadukkaat puhelinkopit
Monitilatoimistossa tarvitaan tiloja, joissa puhelinkeskustelut voi hoitaa rauhassa ja muita häiritsemättä. Puhelinkopeissa on kuitenkin laatueroja, ja joillakin työpaikoilla puhelinkopit ovat jääneet käyttämättä huonon äänieristyksen takia.
POD PHONE puhelinkopit kuuluvat laatuluokkaan A standardissa SFS 5904 ”Acoustic classification of spaces in building”. Mikä tärkeämpää, puhelinkoppiemme puheensiirtoarvo (STI) on mitattu normaalilla puheäänellä välille 0.10-0.15. Tämä tarkoittaa, että puheenymmärrys PODin ulkopuolella on heikko. Kun puheensiirto on epäselvää, puheen vaihtelua (yksittäiset tavut, sanat ja lauseet) on vaikea ymmärtää. Tämä takaa tarvittavan yksityisyyden.

2. Säilytystila
Monitilatoimistossakin säilytystila on työntekijälle tärkeä. Paperit, tietokoneet ja muut työtarvikkeet on saatava jonnekin esimerkiksi lounaan ajaksi.
FOCUS on työpiste yksityiseen työskentelyyn. Paitsi, että tämä kätevä pyörillä liikkuva työpiste on ääniystävällinen ja tarjoaa myös visuaalista suojaa, siitä löytyy lukittava tila, jonne työntekijä voi jättää henkilökohtaiset tavaransa poissa ollessaan.  Focuksen ympäröivä kaareva sermi toimii Focuksen sisään ympäriltä heijastuvan puheäänen hyvänä hajottajana.

3. Kohtaamistilat
Monitilatoimiston keskeinen ajatus on tehdä tilaa ihmisten välisille kohtaamisille.
POINT -sohvat ovat eri kokoisia sohvamoduuleita, joita yhdistelemällä voit luoda juuri sellaisen kohtaamistilan, kuin tarpeisiisi parhaiten sopii. Kaikkien sohvapalojemme muotoilussa on huomioitu ergonomia: esimerkiksi istuinkorkeus vastaa tavallista työtuolia, selkänoja on viistosti kallellaan taaksepäin taatakseen parhaan istuma-asennon ja vaikka sohvat ovat pehmeitä istua, ne ovat tarpeeksi jämäköitä, jotta niillä voi istua pidempäänkin ilman kipeitä lihaksia.

+ 1 bonusratkaisu
TOP LIFT säädettävä apupöytä mukautuu juuri sille korkeudelle kuin tarvitset. Nämä pöydät ovat juuri sopivan kokoisia toimiston pieniksi apupöydiksi, mutta toimivat myös väliaikaisina tietokonepöytinä tai yhteistyöpisteinä. Kaikki TOP -pöydät ovat selkeälinjaisia ja siroja, mutta rakenteeltaan kestäviä ja tukevia, eivätkä kaadu isommastakaan tönäisystä.