Monitilatoimisto tarjoaa vaihtoehtoja, mutta niiden k\u00e4ytt\u00f6 ei aina ole itsest\u00e4\u00e4n selv\u00e4\u00e4. Onko sohva tarkoitettu taukoon vai palaveriin? Saako avoimella ty\u00f6alueella pit\u00e4\u00e4 videopuhelun? Voiko kahden hengen neuvottelutilan varata koko p\u00e4iv\u00e4ksi? Kun vastaukset j\u00e4\u00e4v\u00e4t arvailun varaan, samoihin paikkoihin kohdistuu ristiriitaisia odotuksia.<\/p>\n
Pelis\u00e4\u00e4nt\u00f6jen tarkoitus ei ole m\u00e4\u00e4r\u00e4t\u00e4 jokaista liikett\u00e4. Niiden avulla k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4 tunnistaa, mik\u00e4 tila sopii kulloiseenkin teht\u00e4v\u00e4\u00e4n ja milloin h\u00e4n vaikuttaa muiden ty\u00f6rauhaan. K\u00e4yt\u00e4nt\u00f6 kannattaa laatia yhdess\u00e4 tilan k\u00e4ytt\u00e4jien kanssa ja p\u00e4ivitt\u00e4\u00e4 todellisten havaintojen perusteella.<\/p>\n
INTO the Nordic Silence -konsepti<\/a> tarjoaa huonekaluja keskittymisen, yhteisty\u00f6n, kohtaamisen, viestinn\u00e4n ja muuttuviin tarpeisiin mukautuviin ty\u00f6teht\u00e4viin. Samat toiminnot kannattaa tunnistaa oman toimiston ohjeissa, vaikka tila ei k\u00e4ytt\u00e4isi n\u00e4it\u00e4 nimityksi\u00e4.<\/p>\n Aloita tavallisimmasta ristiriidasta: puheesta l\u00e4hell\u00e4 keskittyvi\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4. M\u00e4\u00e4rit\u00e4, miss\u00e4 lyhyt puhelu on sallittu ja miss\u00e4 pidempi videopalaveri on tarkoitus k\u00e4yd\u00e4. Jos puheluille on puhelinkoppeja<\/a>, kerro my\u00f6s, millaiseen k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n ne on varattu ja saako niit\u00e4 varata ennakkoon.<\/p>\n Pelkk\u00e4 kopin olemassaolo ei ratkaise ruuhkaa. Jos kopit ovat jatkuvasti pitki\u00e4 kokouksia varten k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4, lyhyelle puhelulle ei ehk\u00e4 l\u00f6ydy paikkaa. T\u00e4ll\u00f6in tarvitaan joko selke\u00e4mpi k\u00e4ytt\u00f6tapa, lis\u00e4\u00e4 kapasiteettia tai erikokoisten tilojen parempi jako. Sopikaa esimerkiksi, ohjataanko pidempi ryhm\u00e4palaveri aina neuvottelutilaan.<\/p>\n Luottamuksellisissa keskusteluissa arvioi erikseen puheyksityisyys ja n\u00e4k\u00f6suoja. Avoin sohva tai \u00e4\u00e4nt\u00e4 vaimentava kaluste voi tuntua rauhalliselta, mutta se ei yksin korvaa suljettua tilaa tilanteessa, jossa muiden ei tule kuulla puhetta. Ohjeen on oltava ymm\u00e4rrett\u00e4v\u00e4 ilman akustiikan erikoissanastoa.<\/p>\n Hiljaisen alueen s\u00e4\u00e4nn\u00f6n voi ilmaista yksinkertaisesti: siell\u00e4 tehd\u00e4\u00e4n itsen\u00e4ist\u00e4 ty\u00f6t\u00e4, ja pidemm\u00e4t keskustelut siirret\u00e4\u00e4n muualle. P\u00e4\u00e4t\u00e4 samalla, miten nopeasti ratkaistava kysymys k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n. Voiko kollegaa pyyt\u00e4\u00e4 siirtym\u00e4\u00e4n viereiselle keskustelupaikalle? Miss\u00e4 spontaanit ideat saa k\u00e4sitell\u00e4 niin, ett\u00e4 ne eiv\u00e4t keskeyt\u00e4 muita?<\/p>\n Avoimella kohtaamisalueella keskustelu kuuluu k\u00e4ytt\u00f6tarkoitukseen. Senkin k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n voi tarvita rajauksen, jos tila sijaitsee ty\u00f6pisteiden l\u00e4hell\u00e4. Lyhyt kahdenkeskinen keskustelu ja \u00e4\u00e4nek\u00e4s ty\u00f6paja kuormittavat ymp\u00e4rist\u00f6\u00e4 eri tavoin. Yhteinen k\u00e4yt\u00e4nt\u00f6 auttaa valitsemaan niille eri paikat.<\/p>\n Tilojen fyysinen hahmotettavuus tukee ohjetta. Istuinsuunta, kalustus ja tilanjakajat<\/a> voivat n\u00e4ytt\u00e4\u00e4, miss\u00e4 keskustelualue alkaa. STORY WALL -tilanjakaja<\/strong><\/a>\u00a0voi rajata n\u00e4kym\u00e4\u00e4 ja auttaa alueen tunnistamisessa, mutta visuaalista rajausta ei pid\u00e4 esitt\u00e4\u00e4 puhetta erist\u00e4v\u00e4n\u00e4 rakenteena.<\/p>\n Kaikkia paikkoja ei kannata varata samalla tavalla. Suuri neuvotteluhuone voi vaatia kalenterin, kun taas lyhyille keskusteluille tarkoitettu istuinryhm\u00e4 toimii usein ilman varausta. Sopikaa, miss\u00e4 tilanteessa varaus on tarpeen, kuinka kauan tila voi olla yhden henkil\u00f6n k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4 ja miten k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4tt\u00f6m\u00e4t varaukset vapautetaan.<\/p>\n Ohjeista my\u00f6s, mit\u00e4 k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4 tekee tilasta l\u00e4htiess\u00e4\u00e4n: sulkeeko h\u00e4n laitteet, palauttaako kalusteet paikalleen ja j\u00e4tt\u00e4\u00e4k\u00f6 pinnat seuraavalle valmiiksi. N\u00e4m\u00e4 pienet asiat vaikuttavat siihen, onko seuraavan k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4n helppo valita sama tila. Neuvotteluhuoneiden vaihtoehtoja<\/a> vertaillessa kannattaa siksi tarkastella my\u00f6s varaus- ja k\u00e4ytt\u00f6tilanteita, ei vain henkil\u00f6m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4.<\/p>\n Muuntuvalle alueelle voi sopia useampi k\u00e4ytt\u00f6tapa eri aikoina. Kirjatkaa kuitenkin, kuka saa muuttaa j\u00e4rjestyst\u00e4, minne kalusteet palautetaan ja miten varmistetaan, ettei samanaikainen toiminta h\u00e4iritse viereisi\u00e4 alueita. Muunneltavuus toimii parhaiten, kun muutos on k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4lle helppo tehd\u00e4 ja palauttaa.<\/p>\n Kirjoita ensin yhden sivun luonnos. Kuvaa jokaiselle alueelle tarkoitus, sopivat teht\u00e4v\u00e4t, puhumisen taso ja mahdollinen varaus. N\u00e4yt\u00e4 ohje k\u00e4ytt\u00e4jille ja kokeile sit\u00e4 muutama viikko. Ker\u00e4\u00e4 esimerkkej\u00e4 tilanteista, joissa oikea paikka l\u00f6ytyi helposti tai j\u00e4i ep\u00e4selv\u00e4ksi.<\/p>\n Jos sama ongelma toistuu, selvit\u00e4 sen syy ennen uuden kiellon lis\u00e4\u00e4mist\u00e4. K\u00e4ytt\u00e4j\u00e4t eiv\u00e4t ehk\u00e4 tunne ohjetta, sopiva tila on liian kaukana tai tiloja on ruuhka-aikaan liian v\u00e4h\u00e4n. Pelis\u00e4\u00e4nn\u00f6t eiv\u00e4t korvaa puuttuvaa kapasiteettia, mutta ne auttavat k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4\u00e4n olemassa olevia tiloja tarkoituksenmukaisesti.<\/p>\n Pid\u00e4 lopullinen ohje n\u00e4kyvill\u00e4 siell\u00e4, miss\u00e4 valintoja tehd\u00e4\u00e4n: perehdytyksess\u00e4, varausj\u00e4rjestelm\u00e4ss\u00e4 ja tarvittaessa tilan yhteydess\u00e4. Kun ty\u00f6n tavat tai kalustus muuttuvat, p\u00e4ivit\u00e4 my\u00f6s ohje. Silloin monitilatoimiston pelis\u00e4\u00e4nn\u00f6t pysyv\u00e4t arjen apuna eiv\u00e4tk\u00e4 vanhene sein\u00e4lle ripustetuksi dokumentiksi.<\/p>\nSovi puheluiden ja videopalaverien paikat<\/h2>\n
Tee keskittymisen ja kohtaamisen rajasta selv\u00e4<\/h2>\n
Pid\u00e4 varausk\u00e4yt\u00e4nt\u00f6 suhteessa tilan tarkoitukseen<\/h2>\n
Kokeile s\u00e4\u00e4nt\u00f6j\u00e4 ja korjaa niit\u00e4 havaintojen perusteella<\/h2>\n