Un bureau \u00e0 espaces polyvalents offre plusieurs possibilit\u00e9s, mais leur utilisation n\u2019est pas toujours \u00e9vidente. Le canap\u00e9 est-il destin\u00e9 \u00e0 une pause ou \u00e0 une r\u00e9union ? Peut-on passer un appel vid\u00e9o dans un espace de travail ouvert ? Peut-on r\u00e9server une salle de r\u00e9union pour deux personnes pour toute la journ\u00e9e ? Lorsque les r\u00e9ponses restent al\u00e9atoires, ces m\u00eames espaces font l'objet d'attentes contradictoires.<\/p>\n
Les r\u00e8gles de jeu n'ont pas pour but de r\u00e9gir chaque geste. Elles permettent \u00e0 l'utilisateur d'identifier quel espace convient \u00e0 telle ou telle t\u00e2che et de savoir \u00e0 quel moment il perturbe la tranquillit\u00e9 de travail des autres. Il est recommand\u00e9 d'\u00e9laborer ce r\u00e8glement en collaboration avec les utilisateurs des locaux et de le mettre \u00e0 jour en fonction des observations concr\u00e8tes.<\/p>\n
Le concept \u00ab INTO the Nordic Silence \u00bb<\/a> propose du mobilier adapt\u00e9 \u00e0 la concentration, \u00e0 la collaboration, aux rencontres, \u00e0 la communication et \u00e0 des t\u00e2ches qui \u00e9voluent en fonction des besoins. Il est recommand\u00e9 d'identifier ces m\u00eames fonctions dans les consignes de votre bureau, m\u00eame si l'espace n'utilise pas ces termes.<\/p>\n Commencez par le cas de figure le plus courant : les appels t\u00e9l\u00e9phoniques \u00e0 proximit\u00e9 de coll\u00e8gues concentr\u00e9s sur leur travail. D\u00e9terminez o\u00f9 un bref appel t\u00e9l\u00e9phonique est autoris\u00e9 et o\u00f9 il convient d'organiser une visioconf\u00e9rence plus longue. Si les appels sont cabines t\u00e9l\u00e9phoniques<\/a>, pr\u00e9cisez \u00e9galement \u00e0 quoi ils sont destin\u00e9s et s'il est possible de les r\u00e9server \u00e0 l'avance.<\/p>\n La simple existence d'une salle de r\u00e9union ne r\u00e9sout pas le probl\u00e8me de surpopulation. Si les salles sont constamment occup\u00e9es par de longues r\u00e9unions, il se peut qu'il n'y ait pas de place pour un bref entretien t\u00e9l\u00e9phonique. Dans ce cas, il faut soit d\u00e9finir des r\u00e8gles d'utilisation plus claires, soit augmenter la capacit\u00e9, soit mieux r\u00e9partir les espaces de diff\u00e9rentes tailles. Convenez par exemple de toujours diriger les r\u00e9unions de groupe plus longues vers la salle de r\u00e9union.<\/p>\n Dans le cadre de discussions confidentielles, il convient d'\u00e9valuer s\u00e9par\u00e9ment la confidentialit\u00e9 des conversations et la protection visuelle. Un canap\u00e9 ouvert ou un meuble insonorisant peut donner une impression de tranquillit\u00e9, mais cela ne remplace pas \u00e0 lui seul un espace ferm\u00e9 dans une situation o\u00f9 les autres ne doivent pas entendre la conversation. Les consignes doivent \u00eatre compr\u00e9hensibles sans recourir \u00e0 un vocabulaire acoustique sp\u00e9cialis\u00e9.<\/p>\n La r\u00e8gle relative \u00e0 la zone de silence peut s'\u00e9noncer simplement : on y effectue un travail individuel, et les discussions plus longues sont men\u00e9es ailleurs. D\u00e9terminez \u00e9galement \u00e0 quelle vitesse la question \u00e0 r\u00e9gler doit \u00eatre trait\u00e9e. Peut-on demander \u00e0 un coll\u00e8gue de se rendre dans l'espace de discussion voisin ? O\u00f9 peut-on aborder les id\u00e9es spontan\u00e9es sans d\u00e9ranger les autres ?<\/p>\n Dans un espace de rencontre ouvert, les conversations font partie int\u00e9grante de l'usage pr\u00e9vu. Il peut toutefois \u00eatre n\u00e9cessaire de limiter leur volume si l'espace est situ\u00e9 \u00e0 proximit\u00e9 des postes de travail. Une br\u00e8ve conversation \u00e0 deux et un atelier bruyant ont des impacts diff\u00e9rents sur l'environnement. Une pratique commune permet de leur attribuer des emplacements distincts.<\/p>\n La configuration physique des locaux va dans le sens de cette recommandation. L'orientation des si\u00e8ges, le mobilier et s\u00e9parateurs d'espace<\/a> peuvent indiquer o\u00f9 commence la zone de discussion. STORY WALL S\u00e9parateur de sol<\/strong><\/a>\u00a0peut d\u00e9limiter le champ de vision et faciliter l'identification de la zone, mais cette d\u00e9limitation visuelle ne doit pas \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9e comme une structure isolant la parole.<\/p>\n Il n'est pas toujours n\u00e9cessaire de r\u00e9server tous les espaces de la m\u00eame mani\u00e8re. Une grande salle de r\u00e9union peut n\u00e9cessiter une r\u00e9servation, tandis qu'un coin salon destin\u00e9 \u00e0 de br\u00e8ves discussions fonctionne souvent sans r\u00e9servation. Convenez dans quelles circonstances une r\u00e9servation est n\u00e9cessaire, combien de temps un espace peut rester \u00e0 la disposition d'une seule personne et comment les r\u00e9servations inutilis\u00e9es sont lib\u00e9r\u00e9es.<\/p>\n Les consignes doivent \u00e9galement pr\u00e9ciser ce que l'utilisateur doit faire lorsqu'il quitte la salle : \u00e9teindre les appareils, remettre le mobilier \u00e0 sa place et laisser les surfaces pr\u00eates \u00e0 l'emploi pour le prochain utilisateur. Ces petits d\u00e9tails ont une incidence sur la facilit\u00e9 avec laquelle le prochain utilisateur choisira de r\u00e9utiliser ce m\u00eame espace. Options pour les salles de r\u00e9union<\/a> Lors de la comparaison, il convient donc de prendre en compte \u00e9galement les situations de r\u00e9servation et d'utilisation, et pas seulement le nombre de personnes.<\/p>\n Un espace modulable peut se pr\u00eater \u00e0 plusieurs types d\u2019utilisation \u00e0 diff\u00e9rents moments. Pr\u00e9cisez toutefois qui est habilit\u00e9 \u00e0 modifier la disposition, o\u00f9 le mobilier doit \u00eatre remis en place et comment s'assurer que les activit\u00e9s simultan\u00e9es ne perturbent pas les espaces voisins. La modularit\u00e9 fonctionne au mieux lorsque l'utilisateur peut facilement effectuer et annuler les modifications.<\/p>\n Commencez par r\u00e9diger un brouillon d'une page. D\u00e9crivez pour chaque domaine l'objectif, les t\u00e2ches appropri\u00e9es, le niveau d'expression orale et les \u00e9ventuelles r\u00e9serves. Pr\u00e9sentez ce guide aux utilisateurs et testez-le pendant quelques semaines. Recueillez des exemples de situations o\u00f9 l'emplacement correct a \u00e9t\u00e9 facile \u00e0 trouver ou est rest\u00e9 ambigu.<\/p>\n Si le m\u00eame probl\u00e8me se reproduit, identifiez-en la cause avant d'ajouter une nouvelle restriction. Il se peut que les utilisateurs ne connaissent pas les consignes, que l'espace appropri\u00e9 soit trop \u00e9loign\u00e9 ou qu'il y ait trop peu d'espaces disponibles aux heures de pointe. Les r\u00e8gles du jeu ne compensent pas le manque de capacit\u00e9, mais elles contribuent \u00e0 une utilisation appropri\u00e9e des espaces existants.<\/p>\n Veillez \u00e0 ce que le guide d\u00e9finitif soit visible l\u00e0 o\u00f9 les choix sont effectu\u00e9s : lors de la formation initiale, dans le syst\u00e8me de r\u00e9servation et, si n\u00e9cessaire, \u00e0 proximit\u00e9 de l'espace concern\u00e9. Lorsque les m\u00e9thodes de travail ou l'am\u00e9nagement \u00e9voluent, mettez \u00e9galement \u00e0 jour le guide. Ainsi, les r\u00e8gles de fonctionnement d'un bureau multi-espaces resteront utiles au quotidien et ne deviendront pas un document obsol\u00e8te accroch\u00e9 au mur.<\/p>\nConvenez des lieux pour les appels t\u00e9l\u00e9phoniques et les visioconf\u00e9rences<\/h2>\n
D\u00e9finis clairement la fronti\u00e8re entre la concentration et la rencontre<\/h2>\n
Adaptez votre politique de r\u00e9servation \u00e0 l'usage pr\u00e9vu du lieu<\/h2>\n
Testez les r\u00e8gles et modifiez-les en fonction de vos observations<\/h2>\n