La progettazione degli uffici è cambiata notevolmente negli ultimi decenni, passando da una progettazione orientata alla privacy alla creazione di spazi di lavoro che aumentino l'efficienza nell'uso dello spazio. L'evoluzione delle pratiche lavorative e il cambiamento della natura del lavoro hanno attirato l'interesse del senior management per gli uffici multi-tenant, non da ultimo per i potenziali risparmi in termini di affitti e costi di manutenzione.

Dall'ufficio in una stanza all'ufficio in più stanze

Negli anni '80, i blocchi di uffici erano un modo comune di progettare e costruire spazi per uffici.
Alla fine degli anni '80, quando ci si rese conto che le vecchie soluzioni per ufficio non erano più in grado di supportare il modo in cui si lavorava, si passò dagli uffici privati agli spazi open space con schermi alti alle postazioni di lavoro. L'idea alla base era buona: far uscire le persone dalle loro stanze per aumentare la comunità, l'interazione e il confronto. L'economicità dell'open space ha contribuito al cambiamento, in quanto lo spazio aperto è sempre più efficiente rispetto a quello degli uffici.

Negli anni '90, i sieri sono stati abbassati
Negli anni '90 sono state abbassate le barriere tra le postazioni di lavoro, con l'obiettivo di aumentare il senso di comunità che già esisteva. Si voleva più luce naturale, cercando allo stesso tempo di ridurre il disturbo causato dall'illusione creata dai bracci, in cui gli utenti pensavano di essere nella sicurezza della propria stanza e dimenticavano di prestare attenzione agli altri intorno a loro, ad esempio parlando ad alta voce al telefono.

Uffici multisala all'inizio del millennio
All'inizio degli anni 2000 si è notato che negli uffici aperti si svolgevano tipi di lavoro molto diversi nello stesso locale: lavoro telefonico, lavoro di gruppo e lavoro che richiedeva concentrazione. Lavorare nello stesso spazio con profili di lavoro diversi portava a una diminuzione della concentrazione e dell'efficienza lavorativa. Il problema degli uffici aperti è stato risolto passando a un modello di ufficio multispazio, basato sulla consapevolezza che i dipendenti devono disporre di una serie di spazi di supporto adeguati per le diverse attività lavorative.

L'ufficio multispazio è il modo migliore per lavorare

L'idea alla base degli uffici multispazio è geniale nella sua semplicità: riunire il meglio di due estremi in un unico spazio. Gli uffici multispazio, come suggerisce il nome, offrono un'ampia gamma di spazi: aree di lavoro aperte per il lavoro di squadra, spazi tranquilli per la concentrazione, nonché cabine telefoniche e sale riunioni e conferenze di varie dimensioni per sostenere discussioni riservate.

Un ufficio multispazio è più di un semplice cambio di spazio

La progettazione dell'ambiente di lavoro si basa sempre sugli obiettivi dell'organizzazione, sulle esigenze dei diversi gruppi di utenti e sui requisiti lavorativi, oltre che su una visione della direzione in cui il lavoro si sta evolvendo. Il passaggio da un ufficio tradizionale a un ufficio multifunzionale non è solo un cambiamento di spazio. Le nuove soluzioni spaziali comportano anche un cambiamento nel modo di lavorare. Una buona gestione e pratiche di inclusione del personale sono fondamentali per ottenere un risultato di successo. Infatti, gli insuccessi più comuni nel passaggio a un ufficio multispazio sono spesso dovuti al fatto che il cambiamento viene visto come un'opportunità per ridurre i costi piuttosto che come un'opportunità per riformare e sviluppare la cultura e i modi di lavorare.

Al meglio, un ufficio multispazio trova un equilibrio tra le porte chiuse di una volta e un open space eccessivamente sociale. I dipendenti conservano i vantaggi di un ufficio aperto - facilità di collaborazione e interazione con i colleghi e senso di comunità - ma hanno comunque lo spazio per svolgere il lavoro che richiede concentrazione.

La massima efficienza economica di un ufficio multispazio non si ottiene solo con un open space, ma anche con l'inserimento di un'ampia varietà di spazi di supporto. Sale POD, postazioni di lavoro private, aperto arredi adatti al lavoro di squadra e divisori di spazio chiarire l'uso dello spazio (Per saperne di più sui vantaggi delle sale POD, leggete quiIn questo caso, il dipendente pianifica attivamente i propri compiti lavorativi, favorendo un uso ottimale del tempo.

Nella prossima sezione sull'evoluzione degli ambienti di lavoro, approfondiremo le diverse forme di ufficio multispazio.