Il fabbisogno di spazio \u00e8 il rapporto tra l\u2019attivit\u00e0 da svolgere e l\u2019ambiente circostante. Nel corso della stessa giornata, una persona pu\u00f2 scrivere un testo che richiede concentrazione, partecipare a una videoconferenza, avere una conversazione riservata e scambiare idee con un collega. Non tutte queste situazioni richiedono una stanza a s\u00e9 stante, ma non sono nemmeno adatte allo stesso spazio di lavoro aperto.<\/p>\n
Per questo motivo \u00e8 consigliabile effettuare la mappatura in base alle attivit\u00e0, non ai prodotti. Registra innanzitutto il lavoro individuale, le telefonate, le conversazioni a tu per tu, le piccole riunioni, gli incontri pi\u00f9 grandi e gli incontri informali. Aggiungi per ciascuna voce il livello di riservatezza richiesto, la durata tipica, il numero di partecipanti e l\u2019orario. In questo modo sar\u00e0 anche possibile individuare quali situazioni si sovrappongono nel tempo.<\/p>\n
\u00c8 opportuno definire con precisione le esigenze in materia di gestione del suono. Una superficie fonoassorbente pu\u00f2 migliorare il comfort acustico di un ambiente, ma da sola non garantisce che la conversazione non sia udibile dall\u2019esterno. Una conversazione che richiede riservatezza necessita di una soluzione spaziale adeguata. La protezione visiva, d\u2019altra parte, risponde a un\u2019esigenza diversa rispetto all\u2019isolamento acustico.<\/p>\n
Inizia con brevi colloqui con i vari team. Chiedi in quali attivit\u00e0 la postazione di lavoro funziona bene, in quali casi le persone sono costrette a spostarsi altrove e quando non si riesce a trovare uno spazio adeguato. \u00c8 consigliabile collegare le risposte alla situazione concreta: \u201dDove hai tenuto l\u2019ultima videoconferenza a due?\u201d fornisce informazioni pi\u00f9 utili rispetto a \u201dVuoi pi\u00f9 sale riunioni?\u201d.\u201d<\/p>\n
Successivamente, effettua un breve giro di osservazione nei diversi giorni della settimana e in diversi orari. Prendi nota di quali spazi sono riservati, quali sono effettivamente in uso e dove si recano le persone senza prenotazione. Un calendario fitto di riunioni non significa necessariamente che tutte le riunioni richiedano una sala grande. D'altra parte, uno spazio che sembra libero potrebbe rimanere inutilizzato se si trova nel posto sbagliato o se non \u00e8 chiaro come utilizzarlo.<\/p>\n
Il ritmo del lavoro da remoto influisce sull\u2019analisi. Valuta la situazione in base alla presenza tipica della vita quotidiana e verifica separatamente i giorni pi\u00f9 intensi. Non \u00e8 consigliabile prendere decisioni definitive basandosi su un singolo venerd\u00ec tranquillo o su un marted\u00ec eccezionalmente frenetico.<\/p>\n
Raggruppa le esigenze a seconda che l'attivit\u00e0 richieda concentrazione, lavoro di gruppo, incontri informali o privacy per conversare. Il progetto \"INTO the Nordic Silence\"<\/a> descrive queste situazioni come zone che si completano a vicenda. Il modello aiuta a chiedersi se nell\u2019ambiente di lavoro manchi del tutto una determinata funzione.<\/p>\n Ad esempio, le numerose telefonate brevi possono favorire la facile accessibilit\u00e0 cabine telefoniche<\/a>. Per un lavoro autonomo di pi\u00f9 lunga durata potrebbe essere necessario un altro tipo di spazio di lavoro<\/a>. Uno spazio di incontro aperto pu\u00f2 funzionare con divani e tavoli, ma una conversazione riservata con un cliente richiede una valutazione a parte in termini di privacy. Un unico tipo di arredamento non \u00e8 adatto a tutte le situazioni.<\/p>\n Infine, traccia un semplice percorso giornaliero: da dove parte il dipendente, dove si sposta durante una telefonata e dove si riunisce il team? Verifica anche i percorsi di spostamento. Se l\u2019area comune dedicata alle discussioni viene collocata proprio accanto a postazioni di lavoro tranquille, le modalit\u00e0 di utilizzo degli spazi potrebbero entrare in conflitto tra loro, anche se entrambe le aree funzionassero in modo indipendente.<\/p>\n Non \u00e8 necessario attuare tutto in una volta sola. Distingui tre livelli tra le osservazioni: un problema ricorrente, un\u2019esigenza occasionale e un cambiamento futuro. Un problema ricorrente potrebbe essere l\u2019impossibilit\u00e0 di trovare uno spazio per le videochiamate nelle ore di punta. Un\u2019esigenza occasionale pu\u00f2 essere l\u2019organizzazione di un grande workshop un paio di volte al mese. Un cambiamento futuro pu\u00f2 riguardare la crescita del team o le pratiche di lavoro in presenza.<\/p>\n Valuta diverse soluzioni per ogni esigenza. \u00c8 possibile modificare la destinazione d\u2019uso dell\u2019attuale locale? \u00c8 sufficiente l'arredamento di uno spazio aperto? \u00c8 necessario uno spazio insonorizzato? I mobili spostabili possono aiutare a sperimentare diverse disposizioni, ma le loro caratteristiche acustiche e relative alla privacy devono essere valutate separatamente. Opzioni per i divisori di spazio<\/a> sono adatte, ad esempio, alla percezione degli spazi visivi; non vanno considerate l\u2019equivalente di una sala riunioni chiusa.<\/p>\n Annotate anche le motivazioni della decisione. Se la soluzione viene scelta perch\u00e9 le telefonate disturbano chi lavora nelle vicinanze, valuta proprio questo aspetto dopo l\u2019introduzione della misura. La semplice presenza di un nuovo arredo non dimostra ancora che il problema sia stato risolto.<\/p>\n In un piccolo ufficio, un arredamento compatto non significa necessariamente un uso efficiente dello spazio.<\/p>\n Se dietro le sedie non c\u2019\u00e8 spazio sufficiente per muoversi o se per raggiungere la sala riunioni si deve passare continuamente tra le altre postazioni di lavoro, l\u2019ambiente pu\u00f2 sembrare angusto e inquietante.<\/p>\n Quando si progetta il layout, \u00e8 bene verificare:<\/p>\n Una buona progettazione degli spazi non riempie ogni singolo metro quadrato libero con mobili, ma lascia spazio anche per muoversi.<\/p>\n Il primo errore \u00e8 quello di considerare solo i posti a sedere. Il secondo \u00e8 quello di chiedere quali siano le esigenze a un solo team. Il terzo \u00e8 quello di trattare tutte le riunioni allo stesso modo. Il quarto \u00e8 trascurare gli aspetti legati all\u2019utilizzo degli spazi: le procedure di prenotazione, le attrezzature, l\u2019illuminazione, la ventilazione e la possibilit\u00e0 per gli utenti di scegliere il luogo pi\u00f9 adatto.<\/p>\n Una buona analisi si conclude con una descrizione sintetica delle esigenze, non con una lista della spesa gi\u00e0 pronta. In essa emergono le situazioni lavorative, la loro frequenza, la loro concomitanza, gli utenti e il livello di privacy richiesto. Solo dopo \u00e8 opportuno confrontare le soluzioni di layout e i prodotti.<\/p>\nCome si stabilisce l'ordine di priorit\u00e0 delle esigenze?<\/h2>\n
I percorsi sono sorprendentemente determinanti<\/h2>\n
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Gli errori pi\u00f9 comuni nella mappatura<\/h2>\n