L'ufficio multifunzionale offre diverse opzioni, ma il loro utilizzo non \u00e8 sempre intuitivo. Il divano \u00e8 destinato alla pausa o alla riunione? \u00c8 possibile effettuare una videochiamata in un'area di lavoro aperta? \u00c8 possibile prenotare una sala riunioni per due persone per l'intera giornata? Quando le risposte rimangono nell\u2019ambiguit\u00e0, gli stessi spazi diventano oggetto di aspettative contrastanti.<\/p>\n
Lo scopo delle regole di comportamento non \u00e8 quello di stabilire ogni singola mossa. Esse aiutano l\u2019utente a capire quale comportamento sia appropriato per ogni situazione e quando il proprio comportamento possa disturbare la tranquillit\u00e0 lavorativa degli altri. \u00c8 consigliabile elaborare le linee guida insieme agli utenti dello spazio e aggiornarle sulla base delle osservazioni concrete.<\/p>\n
Il concetto \"INTO the Nordic Silence\"<\/a> offre arredi pensati per favorire la concentrazione, la collaborazione, l'interazione, la comunicazione e attivit\u00e0 lavorative che si adattano a esigenze mutevoli. \u00c8 opportuno riconoscere queste stesse funzioni nelle linee guida del proprio ufficio, anche se lo spazio non utilizza queste denominazioni.<\/p>\n Partiamo dal caso pi\u00f9 comune: le telefonate dei dipendenti che lavorano in un ambiente che richiede concentrazione. Stabilisci dove \u00e8 consentita una breve telefonata e dove invece \u00e8 previsto lo svolgimento di una videoconferenza pi\u00f9 lunga. Se per le telefonate \u00e8 cabine telefoniche<\/a>, specifica anche a quale scopo sono destinati e se \u00e8 possibile prenotarli in anticipo.<\/p>\n La semplice presenza di una sala riunioni non risolve il problema del sovraffollamento. Se le sale sono costantemente occupate da riunioni di lunga durata, potrebbe non esserci spazio per una breve telefonata. In tal caso, occorre definire regole d\u2019uso pi\u00f9 chiare, aumentare la capacit\u00e0 o distribuire meglio gli spazi di diverse dimensioni. Concordate, ad esempio, se le riunioni di gruppo pi\u00f9 lunghe debbano essere sempre tenute nella sala riunioni.<\/p>\n Nelle conversazioni riservate, valuta separatamente la riservatezza della conversazione e la protezione visiva. Un divano aperto o un arredo fonoassorbente pu\u00f2 sembrare tranquillo, ma da solo non sostituisce uno spazio chiuso in una situazione in cui gli altri non devono sentire la conversazione. Le istruzioni devono essere comprensibili senza ricorrere a un gergo tecnico in materia di acustica.<\/p>\n La regola della zona silenziosa pu\u00f2 essere espressa in modo semplice: l\u00ec si svolge il lavoro individuale, mentre le discussioni pi\u00f9 lunghe vengono spostate altrove. Decidi allo stesso tempo con quale rapidit\u00e0 affrontare la questione da risolvere. \u00c8 possibile chiedere al collega di spostarsi nell\u2019area di discussione adiacente? Dove \u00e8 possibile discutere le idee spontanee in modo che non disturbino gli altri?<\/p>\n In un\u2019area di incontro aperta, la conversazione fa parte della destinazione d\u2019uso. Anche in questo caso potrebbe essere necessario limitare l\u2019uso se lo spazio si trova vicino alle postazioni di lavoro. Una breve conversazione a due e un workshop rumoroso incidono sull\u2019ambiente in modi diversi. Una prassi comune aiuta a scegliere luoghi diversi per ciascuna di queste attivit\u00e0.<\/p>\n La percezione fisica degli spazi \u00e8 in linea con le linee guida. L\u2019orientamento dei posti a sedere, l\u2019arredamento e divisori di spazio<\/a> possono indicare dove inizia l'area di discussione. Divisorio a pavimento STORY WALL<\/strong><\/a>\u00a0pu\u00f2 delimitare la visuale e aiutare a identificare l\u2019area, ma la delimitazione visiva non deve essere presentata come una struttura che isola il discorso.<\/p>\n Non \u00e8 consigliabile prenotare tutti gli spazi allo stesso modo. Una grande sala riunioni pu\u00f2 richiedere una prenotazione, mentre un gruppo di sedie destinato a brevi colloqui spesso funziona senza prenotazione. Concordate in quali casi \u00e8 necessaria la prenotazione, per quanto tempo uno spazio pu\u00f2 rimanere a disposizione di una sola persona e come vengono liberate le prenotazioni non utilizzate.<\/p>\n Le istruzioni dovrebbero indicare anche cosa deve fare l'utente quando lascia la stanza: se deve spegnere le apparecchiature, rimettere a posto gli arredi e lasciare le superfici pronte per l'utente successivo. Questi piccoli dettagli influiscono sulla facilit\u00e0 con cui il prossimo utente potr\u00e0 scegliere lo stesso spazio. Opzioni per le sale riunioni<\/a> Nel fare un confronto, \u00e8 quindi opportuno considerare anche le situazioni di prenotazione e di utilizzo, non solo il numero di persone.<\/p>\n A un\u2019area versatile possono essere assegnati diversi modi di utilizzo in momenti diversi. \u00c8 tuttavia necessario stabilire chi \u00e8 autorizzato a modificare la disposizione, dove devono essere riposti gli arredi e come garantire che le attivit\u00e0 simultanee non disturbino le aree adiacenti. La versatilit\u00e0 funziona al meglio quando la modifica \u00e8 facile da effettuare e da ripristinare per l\u2019utente.<\/p>\n Per prima cosa, scrivi una bozza di una pagina. Descrivi per ciascuna area lo scopo, le attivit\u00e0 adatte, il livello di conversazione e eventuali avvertenze. Mostra le istruzioni agli utenti e provale per qualche settimana. Raccogli esempi di situazioni in cui \u00e8 stato facile individuare il posto giusto o in cui invece non era chiaro dove andare.<\/p>\n Se lo stesso problema si ripete, individuarne la causa prima di aggiungere un nuovo divieto. Gli utenti potrebbero non essere a conoscenza delle istruzioni, lo spazio adeguato potrebbe essere troppo lontano oppure gli spazi disponibili potrebbero essere insufficienti nelle ore di punta. Le regole del gioco non sostituiscono la capacit\u00e0 mancante, ma aiutano a utilizzare gli spazi esistenti in modo appropriato.<\/p>\n Tieni le linee guida definitive ben visibili nei luoghi in cui si effettuano le scelte: durante l\u2019orientamento, nel sistema di prenotazione e, se necessario, nei pressi degli spazi. Quando cambiano le modalit\u00e0 di lavoro o l\u2019arredamento, aggiorna anche le linee guida. In questo modo, le regole di funzionamento dell\u2019ufficio multifunzionale continueranno a essere d\u2019aiuto nella quotidianit\u00e0 e non diventeranno un documento obsoleto appeso alla parete.<\/p>\nConcorda i luoghi in cui si terranno le telefonate e le videoconferenze<\/h2>\n
Chiarisci il confine tra concentrazione e incontro<\/h2>\n
Adegua le condizioni di prenotazione alla destinazione d'uso della struttura<\/h2>\n
Metti alla prova le regole e modificale sulla base delle tue osservazioni<\/h2>\n