Ett kontor med flera olika utrymmen erbjuder olika alternativ, men det \u00e4r inte alltid sj\u00e4lvklart hur man ska anv\u00e4nda dem. \u00c4r soffan avsedd f\u00f6r en paus eller ett m\u00f6te? F\u00e5r man h\u00e5lla videosamtal i det \u00f6ppna arbetsomr\u00e5det? Kan man boka ett m\u00f6tesrum f\u00f6r tv\u00e5 personer f\u00f6r hela dagen? N\u00e4r svaren l\u00e4mnas \u00e5t gissningar uppst\u00e5r motstridiga f\u00f6rv\u00e4ntningar p\u00e5 samma platser.<\/p>\n
Syftet med spelreglerna \u00e4r inte att styra varje enskild handling. De hj\u00e4lper anv\u00e4ndaren att avg\u00f6ra vilket tillst\u00e5nd som passar den aktuella uppgiften och n\u00e4r hen st\u00f6r andras arbetsro. Det \u00e4r l\u00e4mpligt att utarbeta riktlinjerna tillsammans med lokalens anv\u00e4ndare och uppdatera dem utifr\u00e5n faktiska iakttagelser.<\/p>\n
Konceptet \u201dINTO the Nordic Silence\u201d<\/a> erbjuder m\u00f6bler f\u00f6r koncentration, samarbete, m\u00f6ten, kommunikation och arbetsuppgifter som anpassas efter f\u00f6r\u00e4nderliga behov. Det \u00e4r v\u00e4rt att identifiera samma funktioner i riktlinjerna f\u00f6r det egna kontoret, \u00e4ven om utrymmet inte anv\u00e4nder just dessa ben\u00e4mningar.<\/p>\n B\u00f6rja med den vanligaste k\u00e4llan till st\u00f6rningar: samtal i n\u00e4rheten av medarbetare som f\u00f6rs\u00f6ker koncentrera sig. Fastst\u00e4ll var korta telefonsamtal \u00e4r till\u00e5tna och var l\u00e4ngre videom\u00f6ten ska h\u00e5llas. Om det finns utrymme f\u00f6r telefonsamtal telefonkiosker<\/a>, ber\u00e4tta ocks\u00e5 vad de \u00e4r avsedda f\u00f6r och om man kan boka dem i f\u00f6rv\u00e4g.<\/p>\n Enbart det faktum att m\u00f6tesrummen finns l\u00f6ser inte problemet med tr\u00e4ngsel. Om m\u00f6tesrummen st\u00e4ndigt \u00e4r upptagna av l\u00e5nga m\u00f6ten kanske det inte finns n\u00e5gon plats f\u00f6r ett kort telefonsamtal. I s\u00e5dana fall beh\u00f6vs antingen tydligare anv\u00e4ndningsregler, \u00f6kad kapacitet eller en b\u00e4ttre f\u00f6rdelning av utrymmen i olika storlekar. Kom till exempel \u00f6verens om att l\u00e4ngre gruppm\u00f6ten alltid ska h\u00e5llas i f\u00f6rhandlingsrummet.<\/p>\n I konfidentiella samtal b\u00f6r man s\u00e4rskilt beakta talets integritet och insynsskyddet. En \u00f6ppen soffa eller ljudd\u00e4mpande m\u00f6bler kan k\u00e4nnas lugnande, men det ers\u00e4tter inte i sig ett slutet utrymme i situationer d\u00e4r andra inte ska kunna h\u00f6ra samtalet. Anvisningarna ska vara l\u00e4ttf\u00f6rst\u00e5eliga utan specialtermer inom akustik.<\/p>\n Regeln f\u00f6r den tysta zonen kan uttryckas enkelt: d\u00e4r utf\u00f6r man sj\u00e4lvst\u00e4ndigt arbete, och l\u00e4ngre samtal flyttas n\u00e5gon annanstans. Best\u00e4m samtidigt hur snabbt fr\u00e5gan ska hanteras. Kan man be kollegan att flytta sig till en n\u00e4rliggande samtalsplats? Var kan spontana id\u00e9er diskuteras utan att st\u00f6ra andra?<\/p>\n I ett \u00f6ppet m\u00f6tesomr\u00e5de ing\u00e5r samtal i anv\u00e4ndningssyftet. \u00c4ven d\u00e4r kan det beh\u00f6vas vissa begr\u00e4nsningar om utrymmet ligger n\u00e4ra arbetsplatserna. Ett kort samtal mellan tv\u00e5 personer och en h\u00f6gljudd workshop belastar omgivningen p\u00e5 olika s\u00e4tt. En gemensam praxis underl\u00e4ttar valet av olika platser f\u00f6r dessa aktiviteter.<\/p>\n Lokalernas fysiska utformning st\u00f6der riktlinjen. Sittplatsernas placering, m\u00f6bleringen och rumsdelare<\/a> kan visa var diskussionsomr\u00e5det b\u00f6rjar. STORY WALL golvdelare<\/strong><\/a>\u00a0kan avgr\u00e4nsa synf\u00e4ltet och underl\u00e4tta identifieringen av omr\u00e5det, men den visuella avgr\u00e4nsningen b\u00f6r inte framst\u00e4llas som en struktur som isolerar talet.<\/p>\n Det \u00e4r inte alltid l\u00e4mpligt att boka alla utrymmen p\u00e5 samma s\u00e4tt. Ett stort m\u00f6tesrum kan kr\u00e4va att man bokar i kalendern, medan en sittgrupp avsedd f\u00f6r korta samtal ofta kan anv\u00e4ndas utan bokning. Kom \u00f6verens om i vilka situationer en bokning \u00e4r n\u00f6dv\u00e4ndig, hur l\u00e4nge en person f\u00e5r anv\u00e4nda utrymmet och hur outnyttjade bokningar frig\u00f6rs.<\/p>\n Anvisningarna ska \u00e4ven ange vad anv\u00e4ndaren ska g\u00f6ra n\u00e4r hen l\u00e4mnar utrymmet: st\u00e4nger hen av utrustningen, st\u00e4ller tillbaka m\u00f6blerna p\u00e5 plats och l\u00e4mnar ytorna i ordning f\u00f6r n\u00e4sta anv\u00e4ndare. Dessa sm\u00e5 detaljer p\u00e5verkar huruvida det \u00e4r enkelt f\u00f6r n\u00e4sta anv\u00e4ndare att v\u00e4lja samma utrymme. Alternativ f\u00f6r f\u00f6rhandlingsrum<\/a> N\u00e4r man j\u00e4mf\u00f6r b\u00f6r man d\u00e4rf\u00f6r \u00e4ven beakta boknings- och anv\u00e4ndningssituationer, inte bara antalet personer.<\/p>\n Ett omr\u00e5de som kan anv\u00e4ndas p\u00e5 olika s\u00e4tt kan ha flera olika anv\u00e4ndningss\u00e4tt vid olika tidpunkter. Notera dock vem som f\u00e5r \u00e4ndra ordningen, vart m\u00f6blerna ska st\u00e4llas tillbaka och hur man s\u00e4kerst\u00e4ller att samtidig aktivitet inte st\u00f6r angr\u00e4nsande omr\u00e5den. Flexibiliteten fungerar b\u00e4st n\u00e4r det \u00e4r enkelt f\u00f6r anv\u00e4ndaren att g\u00f6ra och \u00e5terst\u00e4lla f\u00f6r\u00e4ndringen.<\/p>\n Skriv f\u00f6rst ett utkast p\u00e5 en sida. Beskriv f\u00f6r varje omr\u00e5de syftet, l\u00e4mpliga uppgifter, samtalsniv\u00e5 och eventuella f\u00f6rbeh\u00e5ll. Visa anvisningarna f\u00f6r anv\u00e4ndarna och testa dem under n\u00e5gra veckor. Samla in exempel p\u00e5 situationer d\u00e4r r\u00e4tt plats var l\u00e4tt att hitta eller d\u00e4r det var oklart var den fanns.<\/p>\n Om samma problem upprepas, ta reda p\u00e5 orsaken innan du inf\u00f6r ett nytt f\u00f6rbud. Anv\u00e4ndarna kanske inte k\u00e4nner till anvisningarna, det l\u00e4mpliga utrymmet ligger f\u00f6r l\u00e5ngt bort eller s\u00e5 finns det f\u00f6r f\u00e5 utrymmen under rusningstid. Spelreglerna ers\u00e4tter inte bristande kapacitet, men de bidrar till att de befintliga utrymmena anv\u00e4nds p\u00e5 ett \u00e4ndam\u00e5lsenligt s\u00e4tt.<\/p>\n Se till att de slutgiltiga riktlinjerna finns synliga d\u00e4r valen fattas: vid introduktionen, i bokningssystemet och vid behov i anslutning till utrymmet. N\u00e4r arbetsmetoderna eller inredningen f\u00f6r\u00e4ndras ska du \u00e4ven uppdatera anvisningarna. P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt f\u00f6rblir reglerna f\u00f6r det multifunktionella kontoret en hj\u00e4lp i vardagen och blir inte ett f\u00f6r\u00e5ldrat dokument som h\u00e4nger p\u00e5 v\u00e4ggen.<\/p>\nBest\u00e4m platser f\u00f6r telefonsamtal och videom\u00f6ten<\/h2>\n
G\u00f6r en tydlig gr\u00e4ns mellan koncentration och m\u00f6te<\/h2>\n
Anpassa bokningsreglerna efter lokalens \u00e4ndam\u00e5l<\/h2>\n
Testa reglerna och justera dem utifr\u00e5n dina iakttagelser<\/h2>\n