¿Para qué sirven los espacios de encuentro en la oficina?
No toda la colaboración requiere reuniones. Los compañeros pueden aclarar un detalle, presentar un borrador o ponerse al día en unos pocos minutos. Si la única opción es una gran sala de reuniones, la conversación cotidiana se ve relegada a un entorno desproporcionadamente formal. Por otro lado, si la conversación tiene lugar entre los puestos de trabajo, puede molestar a los demás.
La función de un espacio de encuentro es ofrecer un entorno adecuado. Puede contar con asientos para dos o más personas, una superficie de apoyo para un ordenador portátil y espacio para una breve parada. No requiere un cierre total. En cambio, los temas confidenciales, las videoconferencias prolongadas y el trabajo en grupo que genere mucho ruido requieren una valoración específica y, a menudo, un espacio diferente.
Antes de empezar a diseñar, conviene definir quiénes son los usuarios y en qué situaciones se utilizará el espacio. ¿Está destinado este espacio a que el personal plantee preguntas rápidas, a esperar a un visitante o al trabajo en equipo de un grupo reducido? Aunque en el plano puedan parecer iguales, cada uno de estos usos requiere una ubicación y un mobiliario diferentes.
Elige un lugar de encuentro a lo largo del recorrido, pero que no obstaculice el paso.
A menudo, el lugar más adecuado se encuentra cerca de zonas de actividad que generan conversación: junto a la zona de café, el área de proyectos o la entrada. Sin embargo, la proximidad no significa que el sofá deba estar justo en el umbral de la puerta o detrás de los puestos de trabajo. Deja un paso libre y la posibilidad de detenerse, de modo que los transeúntes no tengan que pasar entre las personas que conversan.
Analiza el entorno también desde el punto de vista del usuario. ¿Se ve bien el lugar? ¿Resulta natural sentarse allí sin que la conversación parezca una actuación pública? ¿Dónde están los lugares más cercanos que requieren concentración? Si la zona de encuentro y la zona de trabajo tranquila están muy cerca una de otra, puede ser necesario establecer una distancia, una orientación o una delimitación espacial entre ellas.
No conviene sacar conclusiones sobre la propagación del sonido basándose únicamente en el plano. Las superficies blandas y el mobiliario que amortigua el sonido pueden influir en el confort acústico del espacio, pero un espacio diáfano no se convierte por sí solo en una sala que aísle el habla. La delimitación visual ayuda a identificar el uso de la zona; por sí sola, no garantiza la privacidad de la conversación.
Ten en cuenta la situación, no solo el aspecto exterior
Para una breve conversación entre dos personas, pueden bastar dos asientos cómodos y una mesita. Para revisar borradores, se necesita espacio para trabajar o una superficie de presentación. En el trabajo en equipo de un grupo reducido, la orientación de los asientos, el contacto visual y la posibilidad de utilizar dispositivos son más importantes que la cantidad de mobiliario.
Soluciones de asientos POINT pueden constituir un espacio abierto de encuentro. Mesas y puestos de trabajo lo complementan cuando en el debate se abordan los materiales. Se puede establecer un límite espacial, por ejemplo, Con el separador de espacios STORY WALL, cuando se necesite un espacio delimitado y protección visual. Si el contenido de la conversación requiere verdadera privacidad, opta mejor por un espacio cerrado sala de consulta.
Evita los dos extremos. Un espacio con muy poco mobiliario se convierte en un simple lugar de paso. Un espacio demasiado grande y bien equipado acaba acaparando las reuniones largas, con lo que ya no queda sitio para encuentros rápidos. El mobiliario debería indicar al usuario para qué tipo de actividad se ha concebido el espacio.
¿Cómo se integra la zona de encuentro en los espacios tranquilos?
En el concepto «INTO the Nordic Silence» Social Zone complementa las zonas de concentración, colaboración y comunicación privada. Esta idea resulta útil incluso cuando en la oficina no se crean zonas separadas con límites visibles: cada actividad debe tener, no obstante, un lugar identificable.
En la práctica, puedes esbozar en el plano las posibles rutas de la conversación. Si una persona viene de la cafetería y se queda a intercambiar ideas con un compañero, ¿dónde se sentará? Si un visitante está esperando una reunión, ¿le resultará cómodo ese mismo lugar? Si la respuesta es afirmativa, comprueba que no haya documentos de trabajo internos ni conversaciones confidenciales a la vista de todos.
En algunos locales basta con un pequeño espacio abierto para reunirse. En otras, además, se necesitan salas o espacios tipo «POD», ya que las conversaciones se alargan o los temas que se tratan requieren privacidad. Es importante tener esto en cuenta antes de intentar resolver todas las necesidades de colaboración con un solo conjunto de sofás.
Pruébalo y ajústalo según tu uso
El mobiliario adaptable permite probar diferentes distribuciones. Observa durante unas semanas si se producen en la zona los encuentros breves previstos, si el mobiliario obstaculiza el paso y si las conversaciones se propagan a los puestos de trabajo vecinos. Pregunta tanto a los usuarios como a quienes trabajan en las zonas cercanas qué es lo que funciona.
Soluciona un problema cada vez. Si una zona queda vacía, la causa puede ser su ubicación apartada, un uso poco claro o la falta de mobiliario. Si el espacio está constantemente ocupado para reuniones largas, distingue entre las reuniones breves y la colaboración propiamente dicha. De este modo, el lugar de encuentro facilitará el día a día de la oficina sin que asuma el papel de otros espacios.
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