Miksi luottamuksellinen keskustelu toimistossa kannattaa huomioida jo suunnittelussa?
Monitilatoimistossa tapahtuu samaan aikaan paljon. Yksi työntekijä osallistuu videopalaveriin, toinen keskustelee kollegan kanssa ja kolmas yrittää keskittyä vaativaan tehtävään.
Useimmat keskustelut eivät vaadi erityistä suojaa. Osa kuitenkin vaatii.
Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi esihenkilön ja työntekijän väliset keskustelut, rekrytointihaastattelut, henkilöstöasiat, asiakastiedot, talousasiat ja juridiset neuvottelut.
Jos sopivaa tilaa ei ole, yksityinen keskustelu saattaa päätyä tavalliseen neuvotteluhuoneeseen, käytävälle tai jopa avoimen työtilan laidalle. Käyttäjän näkökulmasta ratkaisu ei ole hyvä.
Siksi yksityisyyden tarve kannattaa tunnistaa jo ennen kuin ongelma näkyy arjessa.
Puheyksityisyys ei ole sama asia kuin hyvä toimiston akustiikka
Toimiston akustiikka voi olla yleisesti hyvä, vaikka yksittäinen keskustelu kuuluisi silti liian selvästi viereiselle työpisteelle.
Tämä johtuu siitä, että akustinen mukavuus, absorptio, ääneneristys ja puheyksityisyys tarkoittavat eri asioita.
Äänen absorptio vähentää äänen heijastumista pinnoista. Se voi tehdä tilasta rauhallisemman kuuloisen ja vähentää jälkikaiuntaa.
Ääneneristys kuvaa sitä, kuinka paljon ääntä siirtyy rakenteen läpi toiseen tilaan.
Puheyksityisyys liittyy siihen, ymmärtääkö ulkopuolinen henkilö keskustelun sisältöä.
Hyvä absorptio ei siis vielä takaa yksityistä keskustelua. Siksi suljetun työtilan ja avoimen akustoivan kalusteen käyttötarkoitukset kannattaa erottaa toisistaan.
Entä visuaalinen yksityisyys?
Yksityisyys ei aina tarkoita ääntä.
Joskus ongelma on se, että työntekijän työskentelypiste on jatkuvasti kaikkien näkyvillä tai ympärillä tapahtuva liike häiritsee keskittymistä.
Korkea kaluste, verho tai tilanjakaja voi auttaa vähentämään näköärsykkeitä ja luoda suojaisamman työpisteen.
Tämä on visuaalista yksityisyyttä.
Se ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita puheyksityisyyttä. Avoin tilanjakaja ei sulje keskustelua sisäänsä samalla tavalla kuin suljettu tila.
Milloin äänieristetty työtila on tarpeen?
Jos keskustelun sisältö on luottamuksellinen, suljettu äänieristetty työtila tai neuvottelutila voi olla tarkoituksenmukainen ratkaisu.
Yhden henkilön puhelu tai videopalaveri tarvitsee yleensä erilaisen tilan kuin kahden tai neljän henkilön keskustelu.
Puhelinkopit tarjoavat yhden henkilön käyttöön suljetun paikan puheluita ja videopalavereita varten.
Suuremmissa keskusteluissa tarvitaan luonnollisesti enemmän tilaa, mutta pelkkä henkilöluku ei ratkaise kaikkea. Kalustus, tekniikka ja kokouksen luonne vaikuttavat tilantarpeeseen.
Puhelinkoppi toimistoon ei ole yleisratkaisu
Puhelinkoppi toimistoon on erittäin käyttökelpoinen silloin, kun yksittäinen työntekijä tarvitsee vetäytymispaikan puhelua tai videokokousta varten.
Se voi myös vähentää avoimessa työtilassa käytävien pitkien puheluiden määrää.
Puhelinkoppi ei kuitenkaan ole korvike kahden henkilön keskustelutilalle tai neuvotteluhuoneelle.
Samalla tavoin akustinen tilanjakaja ei ole korvike suljetulle tilalle silloin, kun keskustelun luottamuksellisuus on tärkeä vaatimus.
Hyvä työympäristö rakentuu tavallisesti useista erikokoisista tiloista.
Myös sijainnilla on merkitystä
Hyväkään suljettu työtila ei välttämättä tunnu käyttäjästä yksityiseltä, jos se on sijoitettu keskelle vilkkainta aluetta.
Esimerkiksi henkilöstökeskusteluihin käytettävä tila voi tuntua epämukavalta, jos odottaminen tapahtuu suuren taukotilan tai pääkulkuväylän vieressä.
Siksi suunnittelussa kannattaa miettiä tilan sijaintia yhtä tarkasti kuin itse tuotetta.
Missä käyttäjä odottaa? Kuka näkee tilaan? Onko vieressä työpisteitä? Kuljetaanko tilan ohi jatkuvasti?
Nämä ovat pieniä kysymyksiä pohjakuvassa, mutta käyttäjäkokemuksen kannalta ne voivat olla ratkaisevia.
Luottamuksellisia keskusteluja varten tarvitaan erilaisia tiloja
Yksi neuvotteluhuone ei yleensä ratkaise kaikkia tilanteita.
Toimivassa kokonaisuudessa voi olla yhden henkilön puhelinkoppeja, kahden hengen keskustelutiloja sekä suurempia neuvotteluhuoneita.
Näin suuri kokoushuone ei ole jatkuvasti varattuna yksittäisiä puheluita varten, ja pieniä yksityisiä keskusteluja varten löytyy sopiva tila läheltä työpisteitä.
Tilojen määrä kannattaa perustaa todelliseen käyttöön. Jos yhden henkilön puheluita on paljon, niitä varten tarvitaan enemmän pieniä tiloja. Jos taas henkilöstö- tai asiakaskeskusteluja käydään jatkuvasti kahdestaan, kahden hengen tilojen tarve korostuu.
Tavallinen virhe on ratkaista yksityisyys liian myöhään
Yksityisyyden puute huomataan usein vasta käytön aikana.
Silloin neuvotteluhuoneet ovat jatkuvasti varattuja, työntekijät etsivät vapaita nurkkia ja arkaluonteisia keskusteluja käydään paikoissa, joita ei ole siihen suunniteltu.
Tämän voi välttää kartoittamalla tarpeet jo suunnitteluvaiheessa.
Kuinka moni käy luottamuksellisia keskusteluja? Kuinka usein niitä on? Tarvitaanko videotekniikkaa? Riittääkö yhden henkilön tila vai tarvitaanko kahden tai useamman hengen ratkaisuja?
Näillä kysymyksillä pääsee jo pitkälle.
Suunnittele tilavalikoima käyttötarpeen mukaan
Toimiston ei tarvitse olla kaikkialta hiljainen. Tärkeämpää on, että erilaisille tilanteille löytyy oikea paikka.
Avoimessa työympäristössä voi olla yhteisiä alueita, keskittymispaikkoja, puhelinkoppeja ja neuvottelutiloja rinnakkain.
Kun tilavalikoima vastaa todellista käyttöä, työntekijän ei tarvitse miettiä joka kerta uudelleen, missä tietty keskustelu voidaan käydä.
Tutustu akustisiin työtilaratkaisuihin tai ota yhteyttä, jos haluat vertailla eri kokoisia vaihtoehtoja osana työympäristön suunnittelua.
