A cosa servono i punti di incontro in ufficio?
Non tutte le forme di collaborazione richiedono una riunione. I colleghi possono verificare un dettaglio, presentare una bozza o scambiarsi qualche parola in pochi minuti. Se l’unica alternativa è una grande sala riunioni, una conversazione informale finisce per svolgersi in un ambiente sproporzionatamente formale. Se invece la conversazione si svolge tra le postazioni di lavoro, può disturbare gli altri.
Il compito di un punto di incontro è quello di offrire una soluzione intermedia adeguata. Può disporre di posti a sedere per due o più persone, un piano d’appoggio per un computer portatile e spazio per una breve sosta. Non richiede una chiusura completa. D'altra parte, argomenti riservati, lunghe videoconferenze e lavori di gruppo che generano rumori forti richiedono una valutazione a parte e spesso uno spazio diverso.
Prima di procedere alla progettazione, è opportuno definire gli utenti e le situazioni. L'area è destinata alle domande veloci del personale, all'attesa di un ospite o al lavoro di gruppo di un piccolo gruppo? Queste situazioni possono sembrare simili sulla planimetria, ma richiedono una disposizione e un arredamento diversi.
Posiziona il punto di incontro lungo il percorso, senza ostruire il passaggio
Spesso il posto ideale si trova vicino a punti di ritrovo che stimolano la conversazione: nei pressi della zona caffè, dell’area progetti o dell’ingresso. La vicinanza, tuttavia, non significa che il divano debba trovarsi proprio sulla soglia o dietro le postazioni di lavoro. Lascia uno spazio libero per il passaggio e la possibilità di fermarsi, in modo che i passanti non debbano attraversare lo spazio in cui si sta conversando.
Considera l’ambiente anche dal punto di vista dell’utente. Il luogo è facilmente visibile? È naturale sedersi lì senza che la conversazione sembri un’esibizione pubblica? Dove si trovano i luoghi più vicini che richiedono concentrazione? Se l’area di incontro e la zona di lavoro tranquilla sono vicine, potrebbe essere necessario creare una distanza, un orientamento o una delimitazione spaziale tra di esse.
Non è opportuno trarre conclusioni sulla propagazione del suono basandosi esclusivamente sulla planimetria. Le superfici morbide e gli arredi fonoassorbenti possono influire sul comfort acustico dell’ambiente, ma uno spazio aperto non si trasforma in una stanza che isola il parlato. La delimitazione visiva aiuta a comprendere la destinazione d’uso dell’area; di per sé, però, non garantisce la riservatezza della conversazione.
In base alla situazione, non solo all’aspetto esteriore
Per una breve conversazione a due possono bastare due comode sedie e un tavolino. Per esaminare le bozze è necessario uno spazio di lavoro o una superficie su cui appoggiare i documenti. Nel lavoro di un piccolo team, l’orientamento delle sedie, il contatto visivo e la possibilità di utilizzare le attrezzature sono fattori più determinanti rispetto al numero di elementi d’arredo.
Soluzioni di sedute POINT possono costituire uno spazio di incontro aperto. Tavoli e postazioni di lavoro lo integrano quando nella discussione si analizzano i materiali. È possibile tracciare un confine spaziale, ad esempio Con il divisorio STORY WALL, quando occorre definire un’area e garantire la privacy visiva. Se il contenuto della conversazione richiede una vera e propria riservatezza, valuta invece uno spazio chiuso sala di consultazione.
Evita i due estremi. Uno spazio troppo spoglio rischia di diventare solo un luogo di passaggio. Uno spazio troppo ampio e ben attrezzato finisce per ospitare riunioni di lunga durata, senza lasciare spazio per incontri veloci. L’arredamento dovrebbe comunicare all’utente a quale tipo di attività è destinato lo spazio.
Come si integra l'area di incontro negli spazi silenziosi?
Nel concetto "INTO the Nordic Silence" La Social Zone integra le aree dedicate alla concentrazione, alla collaborazione e alla comunicazione privata. L’idea è utile anche quando nell’ufficio non vengono create zone separate con confini ben definiti: ogni attività deve comunque avere uno spazio ben identificabile.
In pratica, puoi tracciare sul foglio i possibili percorsi della conversazione. Se una persona torna dalla caffetteria e si ferma a scambiare due chiacchiere con un collega, dove si siede? Se un ospite sta aspettando un incontro, quel posto è adatto anche a lui? Se la risposta è sì, assicurati che nessun documento di lavoro interno o conversazione riservata rimanga in bella vista.
In alcuni spazi è sufficiente un piccolo punto di incontro aperto. In altri, invece, servono anche stanze o spazi POD, poiché le discussioni si protraggono o gli argomenti trattati richiedono riservatezza. È bene rendersene conto prima di cercare di risolvere tutte le esigenze di collaborazione con un unico gruppo di divani.
Provalo e perfezionalo in base all'uso
L’arredamento modulabile consente di sperimentare diverse disposizioni. Osserva per alcune settimane se nell’area si creano gli incontri brevi previsti, se l’arredamento ostacola il passaggio e se le conversazioni si propagano alle postazioni di lavoro vicine. Chiedi sia agli utenti che a chi lavora nelle zone limitrofe cosa funziona meglio.
Risolvi un problema alla volta. Se un’area rimane vuota, la causa potrebbe essere la posizione isolata, una destinazione d’uso poco chiara o la mancanza di arredi. Se l’area è costantemente occupata da lunghe riunioni, distingue tra incontri brevi e collaborazione vera e propria. In questo modo, lo spazio dedicato agli incontri supporta la routine quotidiana dell’ufficio senza assumere il ruolo degli altri spazi.
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