固定された壁のない会議室は、どのような場合に機能するのでしょうか？
すべての会議に専用の会議室が必要というわけではありません。 短いチームミーティング、プロジェクトの進捗確認、ブレインストーミング、資料の共同確認などは、周囲のワークステーションから明確に区切られたオープンスペースで実施できる場合が多い。.
このような打ち合わせスペースは、1日の業務やプロジェクトに応じて同じスペースをさまざまな用途に活用するマルチスペースオフィスに特に適しています。 オープンな空間でありながら区画が明確なこのエリアは、午前中はチームミーティングに、その後はプロジェクト作業に、そして午後は自由なディスカッションの場として活用できます。.
オープンな協議の場は、次のような場合に有効な選択肢となります：
- 会話の内容は機密扱いではありません
- 会議はたいてい短い
- 参加者が少ない
- その空間を、親しみやすいものにしたい
- その施設の用途を変更できる必要がある
- 恒久的な建設工事は避けたい。.
しかし、オープンなレイアウトは、閉ざされた会議室と同じではありません。空間を整理し、視覚的な妨げを減らすのには役立つかもしれませんが、会話のプライバシーを保証するものではありません。.
恒久的な構造物がない場合でも、協議区域を区画することができる
オープンな協議スペースは、例えば家具、カーペット、照明、音響による空間仕切りなどを用いて形成することができます。その目的は、そのスペースの用途を、利用者だけでなく、周囲で働く人々にも明確にすることです。.
ストーリーウォール・フロアディバイダー は、移動可能でモジュール式の音響パーティションであり、ワークステーション、プロジェクトエリア、会議スペースの区切りとして使用できます。キャスター付きの要素を組み合わせてさまざまな構成にアレンジでき、高さの高い STORY WALL HIGH - 間仕切り 開放的な環境において、通常よりも高い視覚的プライバシーを確保します。.
ただし、「STORY WALL」という間仕切りは、開放的な空間を防音室に変えるものではありません。 これは、空間を区切り、直接的な視線を遮り、音の拡散を抑えるのに役立ちますが、周囲で作業している人は依然として会話の内容を聞き取ることができます。 そのため、オープンな会議エリアは、通常の共同作業には最適ですが、機密事項の取り扱いには適していません。.
間仕切りの周辺には、ディスプレイやホワイトボード、その他のプレゼンテーション用パネルなど、業務を支援する要素を追加することができます。これにより、このオープンなスペースは、プロジェクト作業やワークショップの場としても機能します。.
密閉型のPOD会議室は、どのような場合に必要となるのでしょうか？
閉鎖型の会議室は、オープンな空間が提供するプライバシー保護では不十分な場合に必要となります。 このような状況としては、例えば、社員との面談、顧客との打ち合わせ、ビデオ会議、および周囲の騒音や動きが集中を妨げるような長時間の会議などが挙げられます。.
完成したPOD会議スペースは、建物に従来の固定式の会議室を設ける必要なく、オフィス内に独立した閉鎖的な空間を形成します。INTO Conceptの 音響に配慮したオフィス・会議室のラインナップ 1人用のワークスペースから、複数のユーザーが利用できる会議室まで、さまざまな選択肢があります。また、スペースのニーズの変化に応じて配置を変更できる、可動式のソリューションもラインナップに含まれています。.
個室型のPOD会議室は、特に次のような場合に適しています：
- この会話の内容は、より一層のプライバシーを必要とする
- 会議では音声およびビデオ通話を利用します
- 周囲の騒音が聴き取りを妨げてはならない
- 会議はいつもより長く続く
- 参加者は、自分だけのスペースを明確に確保する必要がある
- オフィスには、小規模な会議室が十分にない。.
つまり、オープンな協議スペースと閉鎖型のPODスペースは、互いに直接置き換え可能なものではありません。これらは、それぞれ異なる職場環境のニーズに応えるものです。.
まず、会議室の使用目的を明確にしましょう
会議室の設計は、製品の選定ではなく、その用途から始めるのが望ましい。まず、その空間で何を行うのか、何人が利用するのか、そして業務にどの程度のプライバシーが必要なのかを決定する必要がある。.
短い状況確認の打ち合わせには、多くの場合、開放的で簡単に利用できるスペースがあれば十分です。長時間予約できる必要はなく、そのスペースの備品は、短い話し合いに適したものであることが望ましいです。.
長時間の企画会議では、会場に対する要件もより厳しくなります。参加者には、十分な広さのテーブル、快適な椅子、適切な照明、機器用の電源、そして場合によっては遠隔参加者用のディスプレイが必要となります。.
一方、機密性の高い会話には、閉ざされた空間が必要です。会話の内容を周囲に漏らしたくない場合、視覚的な仕切りだけでは不十分です。.
計画の基礎として、少なくとも以下の点を明確にしておくことが望ましい：
- 通常の参加者数
- 会議の平均所要時間
- 会議の機密性
- オンライン会議の回数
- 必要なディスプレイおよびカメラ技術
- 電化の必要性
- 施設の予約方法
- バリアフリーな移動
- その土地のその他の利用の可能性。.
オフィスの音響環境は、オープンな会議スペースの機能性に影響を与える
開放型の協議スペースでは、必然的に周囲に会話の声が漏れてしまいます。そのため、その配置は、集中力を要する作業スペースや、その他の騒音が発生する業務との関係を考慮して計画する必要があります。.
このエリアは、静かな作業ゾーンの真ん中や、個々のワークステーションのすぐ隣に配置するのは避けたほうがよい。 パーティションによって直接的な視界は遮られるものの、絶え間ない会話は、近くで作業している人の邪魔になる可能性があります。.
オフィスの音響環境は、多くの要素から成り立っています。天井や壁の吸音面、カーペット、家具、間仕切り、空間の形状、そして各機能エリア間の距離などが相まって、音の伝わり方に影響を与えます。.
動線にも配慮する必要があります。協議エリアは、参加者が通路を塞いでしまったり、絶え間ない人の往来によって話し合いが中断されたりするような場所に設置してはいけません。.
オープンな会議室とクローズドな会議室は、互いに補完し合うことができる
機能的なマルチスペースオフィスは、通常、1つのタイプの会議室だけに依存しているわけではありません。状況に応じて、さまざまな選択肢が必要となります。.
オープンな協議スペースは、自発的な協力や短い会話の場として機能します。これにより、別途部屋を予約することなく、気軽に集まることができるようになります。.
個室型のPOD会議室は、音やプライバシー、集中力に対する要求が高い状況において、より静かな環境を提供します。 INTO ConceptのPOD製品ラインナップには、電話ブースから複数人用の会議室まで幅広いソリューションが含まれており、さまざまなタイプのスペースを同じワークスペースに統合することが可能になります。.
バランスの取れた構成には、例えば次のようなものが含まれる可能性があります：
- オープンなプロジェクト領域
- 1つまたは複数の電話ボックス
- 1人用の防音ワークスペース
- 2～4人用の小さなPOD会議室
- 広々とした固定式の会議室。.
各スペースが明確な用途に応じて利用されるようになれば、広い会議室が個別のビデオ会議で埋まったり、オープンなスペースがプライバシーを必要とする話し合いに使われたりすることはなくなるでしょう。.
柔軟性があることで、将来の変化に備えることができる
職場環境のニーズは、組織の変化に伴い変化します。従業員数、チーム構成、ハイブリッドワークの慣行、オフィスの利用率は、数年後には、スペースを計画した時点とは異なっている可能性があります。.
可動式のパーティションやモジュラー式のPODスペースは、完全に固定された間取りよりも、将来に向けてより多くの選択肢を残してくれます。 STORY WALLのパーティションは新しいエリア分けに組み込むことができ、可動式のPODモデルはオフィスのニーズの変化に応じて配置を変更することができます。.
「柔軟性」とは、空間を絶えず再配置しなければならないという意味ではありません。その価値は、大規模な建設プロジェクトを行わなくても変更を加えられるという点に表れています。.
交渉室の設計において、これらのミスを避けるようにしましょう
最もよくある間違いの一つは、外観や床面積の広さだけを基準にソリューションを選んでしまうことです。 視覚的に魅力的な会議スペースであっても、その用途、設置場所、あるいは音響環境が適切でなければ、本来の役割を果たすことはできません。.
もう一つの誤解は、間仕切りが開放的な空間を個室に変えるものだと考えることです。間仕切りと密閉された音響空間は、それぞれ異なるニーズに応えるものです。.
3つ目の間違いは、すべての会議室を、想定される最大人数に合わせて設計してしまうことです。ほとんどの会議が2～3人で行われるのであれば、1つの大きな会議室だけでは、日常的なスペースのニーズを満たすことはできません。.
4つ目の間違いは、技術的な要素を忘れてしまうことです。ビデオ会議室の機能性には、ディスプレイの位置、カメラのアングル、照明、電気設備、そして背景の視覚的な落ち着きが影響します。.
適切な会議室の選び方
日常的なチームミーティング、ブレインストーミング、プロジェクト作業などを行うために、アクセスしやすく、柔軟に活用できるスペースが必要な場合は、オープンなミーティングスペースをお選びください。.
会話において、より高い防音性、集中力、あるいはプライバシーが必要な場合は、密閉型のPOD会議室をお選びください。.
多くの場合、どちらか一方だけを選ぶことが最善の解決策とは限りません。開放的な共同作業スペースと個室の会議室が組み合わさることで、多目的な職場環境が形成され、利用者はその業務に適した場所を選ぶことができます。.
したがって、固定の壁のない会議スペースとは、2つの異なる形態を指す可能性があります。すなわち、開放的に区切られたコラボレーションエリア、あるいは完成済みの密閉型PODスペースです。 スペースや製品を選ぶ前に、用途、参加者数、音響環境、および変更の必要性を明確に定義することで、最適な解決策が見つかります。.
短い打ち合わせやプロジェクト作業、あるいは自由な形での協働を行う場を設けることが目的であれば、必ずしも専用の部屋は必要ではありません。 オープンオフィスでは、建物の壁構造を変更することなく、家具や音響的な間仕切りを用いて、専用の打ち合わせエリアを設けることができます。.
このようなソリューションは、チームやプロジェクト、人員数に応じて作業エリアの用途が変化する可能性があるマルチスペースオフィスに特に適しています。 オープンな打ち合わせスペースは、後から拡張したり、縮小したり、別の場所に移したりすることが可能です。.
この解決策は、例えば次のような場合にうまく機能します：
- 短いチームミーティングで
- プロジェクトチームの活動において
- アイデア出しやワークショップの場面で
- カジュアルな出会いにおいて
- 資料や計画の共同検討において。.
しかし、明確に区切られたスペースであっても、密閉された会議室とは異なります。そこでは会話のプライバシーが確保されないため、周囲に内容が漏れてはならない会話には使用すべきではありません。.
