作業スペースは、作業内容に合わせてサイズを決めるのがよい
小さなオフィスの設計は、たいてい「このスペースには何台のデスクが収まるか？」という問いから始まります。
もっと有益な質問は、オフィスでは1日のうちにどのような業務が行われているか、ということです。.
スペースの要件は、例えば以下の4つの機能を通じて整理することができます：
- 通常の個人作業
- 集中力を要する仕事
- 電話やビデオ会議
- 協力やちょっとした打ち合わせ。.
これらすべてに個別の部屋を設ける必要はありません。その代わりに、どの機能が同じスペースを共有できるか、またどの機能が明らかに異なる環境を必要とするかを把握しておくことが重要です。.
小規模オフィスのワークスペースは、明確なゾーン分けによってその利点が活かされる
ゾーニングは、小さなオフィスでも効果的に機能します。1つのオープンな空間の中に、大掛かりな間仕切りを施すことなく、さまざまな用途に応じたエリアを設けることができます。.
比較的静かなワークスペースは、人の往来が激しい通路から離れた場所に配置するのが良いでしょう。コラボレーションエリアは、入口や共有の家具、あるいは人の動きが多いその他の機能の近くにあるとよいでしょう。.
通話やビデオ会議の際、会話の音が周囲の迷惑になる場合や、会話のプライバシーが必要な場合は、専用のスペースを確保することができます。 その場合、オフィス内に電話ブースを設置したり、その他の防音対策が施された作業スペースを用意したりすることが、妥当な選択肢となります。.
オープンスペースの中でも、視覚的にエリアを区切ることは可能です。. ストーリーウォール・フロアディバイダー 例えば、プロジェクトエリアやコラボレーションスペースを、固定の壁を使わずに他のスペースから区切るのに役立ちます。.
すべてを同じワークステーションで行う必要はない
1つのワークステーションで1日の業務のあらゆる場面に対応する必要がなくなれば、小規模オフィスの効率は向上します。.
通常のデスクを主な作業場所として利用することもできますが、ビデオ会議は電話ボックスで、チームでの話し合いは共有プロジェクトエリアで行うように切り替えることも可能です。 こうすることで、各ワークステーションの周りに同じ機能を備える必要がなくなります。.
同時に、ソリューションの規模を適切に設定することも重要です。1人用の電話ブースは、通常、短い通話やオンライン会議に適していますが、複数人での話し合いには、より広い会議室やPODルームが必要となります。.
狭いスペースでは、柔軟性が重要だ
スペースが限られている場合、同じエリアの利用目的が1日のうちに変わることもあります。.
午前中は個人作業に、午後は小規模なプロジェクト会議に、そして夜には気軽な話し合いの場としてこのスペースを活用できます。そのため、すべての活動が固定された枠組みに基づいている必要はありません。.
「柔軟性」とは、例えば次のようなことを指す場合があります：
- 可動式の間仕切り
- 簡単に配置換えができる家具
- 多目的の作業・ミーティングスペース
- 明確でありながら、さりげないゾーン分け。.
とはいえ、すべてを移動させる必要はありません。例えば、電話ボックスや防音仕切りのある作業スペースなどは、アクセスが容易でありながら、その往来が静かな作業スペースの妨げにならない場所に、恒久的に設置するのが望ましいでしょう。.
移動ルートは、意外なほど大きな役割を果たす
小さなオフィスでは、家具をぎっしりと配置しても、必ずしもスペースを効率的に活用できているとは限らない。.
椅子の後ろに十分な移動スペースが確保されていない場合や、会議場所へ移動する際に他のデスクの間を何度も通り抜けなければならない場合、その空間は狭く、落ち着かない印象を与える可能性があります。.
レイアウトを計画する際は、以下の点を確認することをお勧めします：
- オフィスへのアクセス方法
- 公衆電話ボックスや会議室へはどうやって行くのか
- 主要な動線は、静かなワークスペースと交差していますか
- 家具の周囲に十分な移動スペースは確保されるでしょうか
- よく使う機能には簡単にアクセスできますか。.
優れた間取りは、空きスペースをすべて家具で埋め尽くすのではなく、移動のためのスペースも確保するものです。.
オープンなワークスペースでは不十分な場合とは？
オフィスが小さいからといって、すべての仕事を同じオープンな空間で行う必要があるわけではありません。.
1日のうちに、電話や長時間のビデオ会議、あるいは他人に聞かれてはいけない会話が多い場合は、より遮音性の高い選択肢が必要になります。 目隠しは視覚的なプライバシーを高めることはできますが、防音効果や会話のプライバシーは確保できません。.
一方で、大きな会議室は、利用頻度が低いのであれば、貴重な床面積を割く価値は必ずしもありません。解決策は、オフィスが「あるべき姿」という仮定ではなく、実際の利用状況に基づいて決定されるべきです。.
家具を詰め込みすぎないようにしてください
小規模オフィスでよく見られる間違いの一つは、効率性を家具の大きさだけで判断してしまうことです。.
小さなデスクはスペースを節約できるかもしれませんが、電話対応、集中作業、共同作業をどのように行うかという問題を解決するものではありません。すべてのスペースをデスクで埋め尽くしてしまうと、他の業務形態のための選択肢が事実上残らなくなってしまいます。.
より実用的なアプローチは、まず最も重要な作業状況を特定し、その後に、それぞれにどれだけのスペースが必要かを決定することです。.
変更を行う前に、使用状況を把握してください
新しいレイアウトを計画する前に、現在の状況を数日間、あるいは数週間ほど観察しておくことをお勧めします。.
例えば、次のような点に注意してください：
- 同時に使用されているワークステーションはいくつありますか
- ビデオ会議はどこで行われますか
- 電話の待ち行列は発生するのでしょうか
- どの地域が利用されにくくなるか
- 人々が集まって話し合う場所。.
こうした観察結果から、新しいワークスペースに本当に必要なものが明らかになることがよくあります。一部のデスクが常に空いている一方で、電話ブースがいつも埋まっているような場合、デスクを増やしただけでは問題は解決しません。.
小さなオフィスには、あらゆるものが必要というわけではない――必要なのは適切なスペースだけだ
小規模なオフィスだからといって、大規模なマルチスペースオフィスのあらゆるソリューションを真似る必要はありません。.
多くの場合、いくつかの主要なニーズを把握しておけば十分です。具体的には、通常のワークステーション、より静かな場所、電話やビデオ会議を行うスペース、そして小規模なコラボレーションスペースなどです。.
これらの機能を実際の利用状況に合わせて調整すれば、限られた面積を、空間がぎゅうぎゅうに埋め尽くされたような印象を与えることなく、目的に合わせて有効に活用することができる。.
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