Inriktningen på kontorsdesign har förändrats avsevärt under de senaste decennierna, från att ha varit inriktad på privatlivet till att skapa arbetsutrymmen som ökar effektiviteten i användningen av utrymmet. Utvecklingen av arbetsmetoder och arbetets föränderliga karaktär har väckt intresse hos ledningen för kontor med flera hyresgäster, inte minst på grund av de potentiella kostnadsbesparingarna i form av kontorshyror och underhållskostnader.

Från ett rumskontor till ett kontor med flera rum

På 1980-talet var kontorshus ett vanligt sätt att utforma och bygga kontorslokaler
I slutet av 1980-talet, när man insåg att de gamla kontorslösningarna inte längre passade för det sätt som arbetet utfördes på, övergick man från privata kontor till öppna kontorslandskap med höga skärmar vid arbetsstationerna. Tanken bakom var god: att få ut människor från sina rum för att öka gemenskapen, interaktionen och samspelet. Kostnadseffektiviteten i de öppna kontorslandskapen bidrog till förändringen, eftersom öppna kontorslandskap alltid är mer yteffektiva än kontorslandskap.

På 90-talet sänktes serumet
På 90-talet sänktes barriärerna mellan arbetsstationerna i syfte att öka den känsla av gemenskap som redan fanns. Man ville ha mer naturligt ljus, samtidigt som man försökte minska störningarna från den illusion som bommarna skapade, där användarna trodde att de befann sig i säkerhet i sitt eget rum och glömde bort att uppmärksamma andra i sin omgivning, till exempel genom att prata högt i telefon.

Flerrumskontor i början av millenniet
I början av 2000-talet uppmärksammades att man i öppna kontorslandskap utförde mycket olika typer av arbete i samma lokaler: telefonarbete, teamarbete och koncentrationskrävande arbete. Att arbeta i samma utrymme med olika arbetsprofiler ledde till minskad koncentration och arbetseffektivitet. Problemet med de öppna kontoren löstes genom att man övergick till en kontorsmodell med flera utrymmen, som bygger på insikten att medarbetarna måste ha tillgång till en rad lämpliga stödutrymmen för olika arbetsuppgifter.

Kontor med flera utrymmen är rätt sätt att arbeta

Idén bakom multi space-kontor är genial i sin enkelhet: att ta det bästa från två ytterligheter i ett och samma utrymme. Multi-space-kontor, som namnet antyder, erbjuder ett brett utbud av utrymmen: öppna arbetsytor för teamarbete, tysta utrymmen för koncentration, samt telefonhytter och mötes- och konferensrum i olika storlekar för konfidentiella diskussioner.

Ett kontor med flera utrymmen är mer än bara en förändring av utrymmet

Utformningen av en arbetsplats baseras alltid på organisationens mål, olika användargruppers behov och arbetskrav samt en vision om i vilken riktning arbetet utvecklas. Övergången från ett traditionellt kontor till ett multifunktionellt kontor är mer än bara en förändring av utrymmet. Nya utrymmeslösningar innebär också en förändring av hur arbetet utförs. God ledning och metoder som inkluderar personalen är nyckeln till ett lyckat resultat. De vanligaste misslyckandena med att flytta till ett multifunktionellt kontor beror ofta på att förändringen ses som en möjlighet att minska kostnaderna snarare än en möjlighet att reformera och utveckla arbetskulturen och arbetssätten.

När det är som bäst är ett kontor med flera utrymmen en balans mellan gammaldags stängda dörrar och ett överdrivet socialt öppet utrymme. Medarbetarna behåller fördelarna med ett öppet kontor - enkelt samarbete och interaktion med kollegor och en känsla av gemenskap - men har fortfarande utrymme för att utföra det arbete som kräver koncentration.

Den maximala kostnadseffektiviteten i ett kontor med flera utrymmen skapas inte bara genom att ha ett öppet utrymme, utan också genom att ta in en mängd olika stödutrymmen. POD-rum, privata arbetsstationer, öppen möbler som är lämpliga för teamarbete och rumsavdelare klargöra användningen av utrymme (läs mer om fördelarna med POD-rum härI det här fallet planerar medarbetaren aktivt sina egna arbetsuppgifter, vilket uppmuntrar till optimal tidsanvändning.

I nästa avsnitt om utvecklingen av arbetsmiljöer kommer vi att gå djupare in på de olika formerna av kontor med flera utrymmen.