Wie viele Telefonzellen werden im Büro in verschiedenen Situationen benötigt?
Es gibt keinen einheitlichen Richtwert, der für alle Büros gleichermaßen geeignet ist. Zwei Organisationen mit jeweils 50 Mitarbeitern können völlig unterschiedliche Anforderungen haben, je nachdem, inwieweit die Arbeit Kundengespräche, Vorstellungsgespräche und Online-Besprechungen umfasst.
Bei der Ermittlung der angemessenen Anzahl ist nicht die Gesamtzahl der Mitarbeiter ausschlaggebend, sondern die Anzahl der Nutzer im Büro an den verkehrsreichsten Tagen der Woche. Wenn in einem Unternehmen 100 Mitarbeiter beschäftigt sind, im Büro jedoch in der Regel 35 bis 50 Nutzer anwesend sind, wird die Kapazität der Telefonzellen in erster Linie für diese Nutzergruppe ausgelegt.
Bei der Einschätzung müssen jedoch auch Spitzenauslastungen berücksichtigt werden. Wenn der Großteil der Teams an denselben Tagen ins Büro kommt und zu denselben Uhrzeiten an gemeinsamen Online-Besprechungen teilnimmt, kann die durchschnittliche Anwesenheitszahl zu einer zu geringen Kapazität führen.
Die Anzahl der Telefonzellen sollte daher nicht nach einem einheitlichen Schema festgelegt werden. Ein besserer Ansatz ist es, die Anwesenheit, die Art der Arbeit und die tatsächliche Nutzung der Räumlichkeiten gemeinsam zu betrachten.
Beginnen Sie mit der Anzahl der gleichzeitigen Benutzer
Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wie viele Personen das Büro gleichzeitig nutzen. Der Betrachtungszeitraum sollte normale Arbeitswochen umfassen und die Tage der Woche berücksichtigen, an denen das Büro am stärksten frequentiert wird.
Als Nächstes wird abgeschätzt, wie großer Teil der anwesenden Mitarbeiter im Laufe des Tages einen abgeschlossenen Raum benötigt. In den Bereichen Vertrieb, Kundenservice, Personalbeschaffung und Beratung können täglich zahlreiche Telefonate anfallen. In anderen Aufgabenbereichen beschränkt sich der Bedarf möglicherweise auf gelegentliche Videokonferenzen.
Erhebe zumindest folgende Daten:
- Anzahl der Nutzer am geschäftigsten Arbeitstag
- Anzahl der täglichen Anrufe
- übliche Dauer von Telefonaten und Online-Besprechungen
- Anteil vertraulicher Gespräche
- Uhrzeiten der Nutzungsspitzen
- sonstige verfügbare Besprechungs- und Arbeitsräume.
Schon eine kurze Beobachtung kann Aufschluss darüber geben, ob das größte Problem in der Gesamtzahl der Räume liegt oder darin, dass sich die Nachfrage beispielsweise auf die Besprechungszeiten am Vormittag konzentriert.
Die Gesprächsdauer wirkt sich auf die Kapazität aus
Zehn kurze Telefonate und eine zehnstündige Videokonferenz belasten die Telefonzellen auf ganz unterschiedliche Weise.
Die kompakte, schallisolierte Telefonzelle eignet sich am besten für kurze Telefonate und Online-Besprechungen. Wird sie ständig für einstündige Besprechungen genutzt, müssen andere Nutzer warten oder sich einen anderen Raum suchen.
Für längere Online-Besprechungen kann es sinnvoll sein, im Büro zusätzlich Folgendes bereitzustellen: schallisolierter Arbeitsbereich für eine Person. POD 1 ist für die Arbeit einer einzelnen Person vorgesehen und geht in seiner Zweckbestimmung über die einer Telefonzelle hinaus. Es lohnt sich daher, das Konzept als Ganzes zu betrachten. Nicht alle Telefonate, konzentrierte Arbeit und Gespräche unter vier Augen müssen in denselben Raumtyp geleitet werden.
Trenne die Telefonzelle, den Arbeitsbereich und den Besprechungsraum voneinander
Eine Telefonzelle im Büro ist in der Regel für einen Nutzer und eine relativ kurze Nutzungsdauer vorgesehen. Ein Einzelarbeitsplatz eignet sich für längere Aufgaben, bei denen ein Schreibtisch und eine ergonomische Arbeitshaltung erforderlich sind. Ein kleiner Besprechungsraum eignet sich für Gespräche zwischen zwei oder mehr Personen.
Wenn diese Nutzungszwecke miteinander vermischt werden, kann die Auslastung der Telefonzellen hoch erscheinen, obwohl das eigentliche Problem der Mangel an anderen Arten von Räumlichkeiten ist.
Beispielsweise sollten für ein Gespräch zwischen zwei Personen nicht zwei separate Telefonzellen reserviert werden. Ebenso benötigt eine Person für einen gewöhnlichen Videoanruf keinen Besprechungsraum für sechs Personen.
Die Akustikprodukte von INTO Concept Arbeits- und Besprechungsräume umfassen Einzelgesprächsräume, Arbeitsbereiche und Besprechungsräume für mehrere Personen. Die Kombination verschiedener Raumgrößen trägt dazu bei, die Nachfrage zweckmäßiger zu verteilen.
Behalten Sie die Auslastung im Auge, aber streben Sie keine ständige Auslastung an
Eine Auslastung der Telefonzellen von nahezu 100 Prozent ist kein erstrebenswertes Ziel. Wenn eine Telefonzelle ständig belegt ist, kann sich der Nutzer nicht darauf verlassen, dass er einen Platz für ein spontanes Telefonat findet.
Eine gute Kapazität beinhaltet ein gewisses Maß an Flexibilität. Es sollte auch ohne lange Voranmeldung Platz verfügbar sein, insbesondere wenn ein Anruf unerwartet eingeht.
Die Nutzung lässt sich mithilfe des Reservierungssystems, von Auslastungssensoren, Mitarbeiterbefragungen oder durch einfache Beobachtung verfolgen. Wesentliche Fragen sind:
- Wie oft sind alle Telefonzellen gleichzeitig belegt?
- Entsteht vor den Türen eine Wartezeit?
- Werden Anrufe in die Flure oder an die Arbeitsplätze weitergeleitet?
- Werden große Besprechungsräume für Telefonate einer einzelnen Person reserviert?
- Wie lang sind die Nutzungszeiträume?
- ob einige Personen die Kabinen als große Arbeitsräume nutzen.
Wenn die Nutzung ständig überlastet ist, kann die Kapazität erhöht oder das Raumangebot vielfältiger gestaltet werden. Sind die Kabinen leer, kann das Problem eher mit dem Standort, dem Nutzungskomfort oder unklaren Abläufen zusammenhängen als mit der Anzahl.
Die Anordnung der Telefonzellen wirkt sich auf die benötigte Anzahl aus
Die Platzierung der Telefonzellen beeinflusst, wie effizient die verfügbare Kapazität den Mitarbeitern zugutekommt. Drei schlecht platzierte Telefonzellen können in der Praxis weniger gut funktionieren als zwei richtig platzierte.
Die Telefonzellen sollten sich in ausreichender Nähe zu den Teams befinden, die sie am häufigsten nutzen. Befinden sich alle Telefonzellen am anderen Ende des Büros, führen die Mitarbeiter kurze Telefonate möglicherweise an ihren eigenen Arbeitsplätzen, obwohl grundsätzlich eine freie Telefonzelle zur Verfügung stünde.
In einem großen Großraumbüro funktioniert eine dezentrale Anordnung oft besser als eine einzige zentral gelegene Gruppe von Telefonzellen. Telefonkabinen sollten jedoch nicht direkt neben den ruhigsten Konzentrationsbereichen aufgestellt werden, da das Betreten und Verlassen der Kabinen zu mehr Bewegung und Störungen führen kann.
Eine praktische Methode zur vorläufigen Dimensionierung
Die ungefähre Anzahl der Telefonzellen lässt sich anhand von fünf Schritten schätzen:
- Ermitteln Sie die Anzahl der Nutzer des Büros am geschäftigsten Tag der Woche.
- Schätzen Sie, wie viele Nutzer im Laufe eines Tages Telefonate führen oder an Videokonferenzen teilnehmen.
- Analysieren Sie die durchschnittliche Dauer der Anrufe und die Spitzenzeiten der Nachfrage.
- Listen Sie die übrigen verfügbaren Einzelarbeitsplätze und kleinen Besprechungsräume auf.
- Verfolgen Sie die tatsächliche Nutzung und passen Sie die Menge auf der Grundlage der Beobachtungen an.
In einem Büro mit beispielsweise 40 Mitarbeitern kann eine einzige Telefonzelle schnell zu einem Engpass werden, wenn mehrere Mitarbeiter an langen Fernbesprechungen teilnehmen. Werden Anrufe nur gelegentlich geführt und gibt es im Büro mehrere kleine Besprechungsräume, kann der Bedarf geringer ausfallen.
Die Dimensionierung sollte auch auf Teamebene betrachtet werden. Ein Team, das viele Kundengespräche führt, benötigt oft mehr Kapazität als ein Team gleicher Größe, dessen Arbeit nur wenige Anrufe umfasst.
Vermeiden Sie eine Über- und Unterdimensionierung von Telefonzellen
Eine Unterdimensionierung macht sich schnell in Warteschlangen, Anrufen an den Arbeitsplätzen und einer zweckentfremdeten Nutzung der Besprechungsräume bemerkbar. Eine Überdimensionierung hingegen bindet Fläche an Räume, die nicht aktiv genutzt werden.
Die beste Lösung besteht nicht unbedingt darin, möglichst viele Telefonzellen einzurichten, sondern in einer ausgewogenen Kombination verschiedener Räume. Einzelkabinen, schallisolierte Arbeitsbereiche und kleine Besprechungsräume können den Nutzern gemeinsam einen besseren Service bieten als eine große Anzahl von Kabinen eines einzigen Typs.
Die Anzahl der Telefonzellen sollte ebenfalls neu bewertet werden, wenn die Mitarbeiterzahl steigt, sich die Praktiken im Bereich des hybriden Arbeitens ändern oder die Raumaufteilung im Büro neu gestaltet wird.
Die geeignete Menge richtet sich nach dem tatsächlichen Verbrauch
Auf die Frage “Wie viele Telefonzellen werden im Büro benötigt?” gibt es keine allgemeingültige Antwort. Die geeignete Anzahl lässt sich ermitteln, indem man die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer, die Art der Arbeit, die Dauer der Nutzungsphasen, die Zeiten mit hohem Bedarf und das sonstige Raumangebot berücksichtigt.
Eine vorläufige Einschätzung sollte vor der Anschaffung vorgenommen werden, doch die endgültige Dimensionierung lässt sich erst auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung präzisieren. Durch die Nachverfolgung lässt sich feststellen, ob zusätzliche Telefonzellen oder beispielsweise mehr Einzelarbeitsplätze und kleine Besprechungsräume benötigt werden.
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