Kuinka monta puhelinkoppia toimistoon tarvitaan eri tilanteissa?
Yhtä kaikille toimistoille sopivaa suhdelukua ei ole. Kahdessa 50 henkilön organisaatiossa voi olla täysin erilainen tarve riippuen siitä, kuinka paljon työ sisältää asiakaspuheluita, rekrytointikeskusteluja ja etäpalavereita.
Sopivaa määrää arvioitaessa tärkein luku ei ole koko henkilöstö, vaan toimiston käyttäjämäärä viikon vilkkaimpina päivinä. Jos yrityksessä työskentelee 100 henkilöä mutta toimistolla on tavallisesti 35–50 käyttäjää, puhelinkoppien kapasiteetti suunnitellaan ensisijaisesti tälle käyttäjäjoukolle.
Arviossa on kuitenkin huomioitava myös käyttöpiikit. Jos suurin osa tiimeistä tulee toimistolle samoina päivinä ja osallistuu yhteisiin verkkopalavereihin samoihin kellonaikoihin, keskimääräinen läsnäololuku voi johtaa liian pieneen kapasiteettiin.
Puhelinkoppien määrää ei siksi kannata ratkaista yhdellä kaavalla. Parempi lähtökohta on tarkastella läsnäoloa, työn luonnetta ja tilojen todellista käyttöä yhdessä.
Aloita samanaikaisesta käyttäjämäärästä
Ensimmäinen vaihe on selvittää, kuinka monta henkilöä käyttää toimistoa yhtä aikaa. Tarkastelujakson tulisi kattaa tavalliset työviikot ja huomioida viikon suosituimmat toimistopäivät.
Seuraavaksi arvioidaan, kuinka suuri osa läsnä olevista työntekijöistä tarvitsee päivän aikana suljettua tilaa. Myynti-, asiakaspalvelu-, rekrytointi- ja konsultointityössä puheluita voi olla useita päivässä. Toisissa tehtävissä tarve voi rajoittua satunnaisiin videopalavereihin.
Kartoita ainakin:
- käyttäjämäärä vilkkaimpana toimistopäivänä
- päivittäisten puheluiden määrä
- puheluiden ja etäpalaverien tavallinen kesto
- luottamuksellisten keskustelujen osuus
- käyttöpiikkien kellonajat
- muut käytettävissä olevat neuvottelu- ja työtilat.
Jo lyhyt seuranta voi paljastaa, onko suurin ongelma koppien kokonaismäärä vai kysynnän keskittyminen esimerkiksi aamupäivän kokoustunteihin.
Puhelun kesto vaikuttaa kapasiteettiin
Kymmenen lyhyttä puhelua ja kymmenen tunnin mittaista videopalaveria kuormittavat puhelinkoppeja hyvin eri tavalla.
Kompakti äänieristetty puhelinkoppi toimii parhaiten lyhyissä puheluissa ja etätapaamisissa. Jos sitä käytetään jatkuvasti tunnin mittaisiin palavereihin, muut käyttäjät joutuvat odottamaan tai etsimään vaihtoehtoisen tilan.
Pidempiä verkkotapaamisia varten toimistossa voi olla tarkoituksenmukaista tarjota myös yhden henkilön äänieristetty työtila. POD 1 on tarkoitettu yhden henkilön työskentelyyn, ja sen käyttötarkoitus on puhelinkoppia laajempi. koimaa kannattaa siis tarkastella kokonaisuutena. Kaikkia puheluita, keskittymistyötä ja kahdenkeskisiä keskusteluja ei tarvitse ohjata samaan tilatyyppiin.
Erota puhelinkoppi, työtila ja neuvottelutila toisistaan
Puhelinkoppi toimistoon on yleensä tarkoitettu yhdelle käyttäjälle ja suhteellisen lyhyeen käyttöön. Yhden henkilön työtila sopii pidempiin tehtäviin, joissa tarvitaan työpöytää ja ergonomista työasentoa. Pieni neuvottelutila palvelee kahden tai useamman henkilön keskusteluja.
Jos nämä käyttötarkoitukset sekoittuvat, puhelinkoppien käyttöaste voi näyttää korkealta, vaikka todellinen ongelma on muunlaisten tilojen puute.
Esimerkiksi kahden henkilön keskustelun ei pitäisi varata kahta erillistä puhelinkoppia. Vastaavasti yksi henkilö ei tarvitse kuuden hengen neuvotteluhuonetta tavalliseen videopuheluun.
INTO Conceptin akustiset työ- ja neuvottelutilat sisältävät yhden henkilön puhelinkoppeja, työtiloja ja useamman käyttäjän neuvottelutiloja. Erilaisten tilakokojen yhdistelmä auttaa jakamaan kysyntää tarkoituksenmukaisemmin.
Seuraa käyttöastetta, mutta älä tavoittele jatkuvaa täyttöä
Puhelinkoppien lähes sataprosenttinen käyttöaste ei ole tavoiteltava tilanne. Jos koppi on aina varattu, käyttäjä ei voi luottaa löytävänsä tilaa spontaaniin puheluun.
Hyvä kapasiteetti sisältää jonkin verran joustoa. Tilaa pitäisi löytyä myös ilman pitkää ennakkovarausta, erityisesti silloin, kun puhelu alkaa yllättäen.
Käyttöä voidaan seurata varausjärjestelmän, käyttöastetunnistimien, henkilöstökyselyjen tai yksinkertaisen havainnoinnin avulla. Olennaisia kysymyksiä ovat:
- kuinka usein kaikki puhelinkopit ovat yhtä aikaa käytössä
- syntyykö ovien ulkopuolelle odotusta
- siirtyvätkö puhelut käytäville tai työpisteille
- varataanko suuria neuvotteluhuoneita yhden henkilön puheluihin
- kuinka pitkiä käyttöjaksot ovat
- käyttävätkö muutamat henkilöt koppeja pitkinä työhuoneina.
Jos käyttö on jatkuvasti ruuhkautunutta, kapasiteettia voidaan lisätä tai tilavalikoimaa monipuolistaa. Jos kopit ovat tyhjiä, ongelma voi liittyä määrän sijasta sijaintiin, käyttömukavuuteen tai epäselviin käytäntöihin.
Puhelinkoppien sijoittelu vaikuttaa tarvittavaan määrään
Puhelinkoppien sijoittelu vaikuttaa siihen, kuinka tehokkaasti käytettävissä oleva kapasiteetti palvelee työntekijöitä. Kolme huonosti sijoitettua puhelinkoppia voi toimia käytännössä heikommin kuin kaksi oikein sijoitettua.
Puhelinkoppien tulisi sijaita riittävän lähellä niitä tiimejä, jotka käyttävät niitä eniten. Jos kaikki kopit ovat toimiston toisessa päässä, työntekijät saattavat käydä lyhyet puhelut omilla työpisteillään, vaikka vapaa puhelinkoppi olisi periaatteessa saatavilla.
Suuressa monitilatoimistossa hajautettu sijoittelu toimii usein paremmin kuin yksi keskitetty koppiryhmä. Puhelinkoppeja ei kuitenkaan kannata sijoittaa aivan hiljaisimpien keskittymisalueiden yhteyteen, sillä sisään- ja uloskulku voi lisätä liikettä ja häiriöitä.
Käytännöllinen tapa tehdä alustava mitoitus
Puhelinkoppien alustavaa määrää voi arvioida viiden vaiheen avulla:
- Selvitä toimiston käyttäjämäärä viikon vilkkaimpana päivänä.
- Arvioi, kuinka moni käyttäjä käy päivän aikana puheluita tai videopalavereita.
- Tarkastele puheluiden tavallista kestoa ja kysynnän ruuhka-aikoja.
- Listaa muut käytettävissä olevat yhden henkilön työtilat ja pienet neuvottelutilat.
- Seuraa todellista käyttöä ja tarkenna määrää havaintojen perusteella.
Esimerkiksi 40 käyttäjän toimistossa yksi puhelinkoppi voi muodostua nopeasti pullonkaulaksi, jos useat työntekijät osallistuvat pitkiin etäpalavereihin. Jos puheluita käydään vain satunnaisesti ja toimistossa on useita pieniä neuvottelutiloja, tarvittava määrä voi olla pienempi.
Mitoitusta kannattaa tarkastella myös tiimeittäin. Paljon asiakaspuheluita käyvä ryhmä tarvitsee usein enemmän kapasiteettia kuin samankokoinen tiimi, jonka työ sisältää vain vähän puheluita.
Vältä puhelinkoppien ylimitoitus ja alimitoitus
Alimitoitus näkyy nopeasti jonoina, työpisteillä käytävinä puheluina ja neuvotteluhuoneiden epätarkoituksenmukaisena käyttönä. Ylimitoitus puolestaan sitoo lattia-alaa tiloihin, jotka eivät ole aktiivisessa käytössä.
Paras ratkaisu ei välttämättä ole mahdollisimman monta puhelinkoppia, vaan oikein suhteutettu yhdistelmä eri tiloja. Yhden henkilön puhelinkopit, äänieristetyt työtilat ja pienet neuvottelutilat voivat yhdessä palvella käyttäjiä paremmin kuin suuri määrä yhtä koppimallia.
Puhelinkoppien määrää tulee myös arvioida uudelleen, kun henkilöstö kasvaa, hybridityön käytännöt muuttuvat tai toimiston aluejakoa uudistetaan.
Sopiva määrä perustuu todelliseen käyttöön
Kysymykseen “kuinka monta puhelinkoppia toimistoon tarvitaan” ei ole yhtä yleispätevää vastausta. Sopiva määrä löytyy tarkastelemalla samanaikaista käyttäjämäärää, työn luonnetta, käyttöjaksojen pituutta, kysynnän ajankohtia ja muuta tilatarjontaa.
Alustava arvio kannattaa tehdä ennen hankintaa, mutta lopullinen mitoitus tarkentuu vasta todellisen käytön perusteella. Seuranta auttaa tunnistamaan, tarvitaanko lisää puhelinkoppeja vai esimerkiksi enemmän yhden henkilön työtiloja ja pieniä neuvottelutiloja.
Tutustu POD PHONE- ja POD PHONE SMALL -puhelinkoppiin.
