Milloin neuvottelutila ilman kiinteitä seiniä toimii?
Kiinteää neuvotteluhuonetta ei tarvita jokaiseen kokoukseen. Lyhyet tiimipalaverit, projektikatsaukset, ideointi ja materiaalien yhteinen tarkastelu voidaan usein järjestää avoimessa tilassa, kun alue erotetaan selkeästi ympäröivistä työpisteistä.
Tällainen neuvottelualue sopii erityisesti monitilatoimistoon, jossa samoja neliöitä käytetään eri tavoin työpäivän ja projektien mukaan. Avoimesti rajattua aluetta voidaan hyödyntää aamulla tiimipalaveriin, myöhemmin projektityöhön ja iltapäivällä vapaamuotoiseen keskusteluun.
Avoin neuvottelualue on toimiva vaihtoehto, kun:
- keskustelut eivät ole luottamuksellisia
- kokoukset ovat yleensä lyhyitä
- osallistujia on vähän
- tila halutaan pitää helposti lähestyttävänä
- tilan käyttötarkoitusta pitää voida muuttaa
- pysyviä rakennustöitä halutaan välttää.
Avoin ratkaisu ei kuitenkaan ole sama asia kuin suljettu neuvotteluhuone. Se voi auttaa jäsentämään tilaa ja vähentämään visuaalisia häiriöitä, mutta se ei takaa puheyksityisyyttä.
Avoin neuvottelualue voidaan rajata ilman pysyviä rakenteita
Avoimen neuvottelualueen voi muodostaa esimerkiksi kalusteilla, matoilla, valaistuksella ja akustisilla tilanjakajilla. Tavoitteena on tehdä alueen käyttötarkoitus selväksi sekä käyttäjille että ympärillä työskenteleville.
STORY WALL -tilanjakaja on siirrettävä ja modulaarinen akustinen tilanjakaja, jota voidaan käyttää työpisteiden, projektialueiden ja neuvottelupaikkojen rajaamiseen. Pyörillä liikkuvia elementtejä voidaan yhdistellä eri kokonaisuuksiksi, ja korkeampi STORY WALL HIGH -tilanjakaja tarjoaa tavallista enemmän visuaalista suojaa avoimessa ympäristössä.
STORY WALL -tilanjakaja ei kuitenkaan muuta avointa aluetta äänieristetyksi huoneeksi. Se auttaa jakamaan tilaa, vähentämään suoraa näköyhteyttä ja vaikuttamaan äänen leviämiseen, mutta ympärillä työskentelevät voivat edelleen kuulla keskustelua. Siksi avoin neuvottelualue soveltuu parhaiten tavalliseen yhteistyöhön, ei luottamuksellisten asioiden käsittelyyn.
Tilanjakajan yhteyteen voidaan lisätä työskentelyä tukevia elementtejä, kuten näyttö, valkotaulu tai muita esityspintoja. Näin avoin alue toimii myös projektityön ja työpajojen alustana.
Milloin tarvitaan suljettu POD-neuvottelutila?
Suljettu neuvottelutila on perusteltu silloin, kun avoimen alueen tarjoama suoja ei riitä. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi henkilöstökeskustelut, asiakastapaamiset, videoneuvottelut ja pidemmät palaverit, joissa ympäristön ääni tai liike häiritsee keskittymistä.
Valmis POD-neuvottelutila muodostaa toimistoon erillisen suljetun tilan ilman, että rakennukseen tarvitsee tehdä perinteistä kiinteää neuvotteluhuonetta. INTO Conceptin akustisten työ- ja neuvottelutilojen valikoimassa on vaihtoehtoja yhden henkilön työtiloista useamman käyttäjän kokoustiloihin. Mallistossa on myös siirrettäviä ratkaisuja, joiden sijaintia voidaan muuttaa tilatarpeiden kehittyessä.
Suljettu POD-neuvottelutila sopii erityisesti, kun:
- keskustelun sisältö vaatii enemmän yksityisyyttä
- kokouksessa käytetään ääntä ja videoyhteyttä
- ympäristön häly ei saa vaikeuttaa kuulemista
- palaverit kestävät tavallista pidempään
- osallistujat tarvitsevat selkeästi oman tilan
- toimistossa ei ole riittävästi pieniä neuvotteluhuoneita.
Avoin neuvottelualue ja suljettu POD-tila eivät siis ole suoraan toistensa korvaajia. Ne ratkaisevat erilaisia työympäristön tarpeita.
Määrittele neuvottelutilan käyttötarkoitus ensin
Neuvottelutilan suunnittelu kannattaa aloittaa toiminnasta, ei tuotteen valinnasta. Ensin on päätettävä, mitä tilassa tehdään, kuinka monta ihmistä sitä käyttää ja millaista yksityisyyttä työ edellyttää.
Lyhyisiin tilannepalavereihin riittää usein avoin, nopeasti saavutettava alue. Sen ei tarvitse olla varattavissa pitkäksi aikaa, ja sen kalusteiden kannattaa tukea lyhyitä keskusteluja.
Pidempi suunnittelupalaveri asettaa tilalle enemmän vaatimuksia. Osallistujat tarvitsevat riittävän suuren pöydän, mukavat istuimet, hyvän valaistuksen, sähköä laitteille ja mahdollisesti näytön etäosallistujia varten.
Luottamukselliset keskustelut puolestaan vaativat suljetun tilan. Pelkkä visuaalinen rajaus ei riitä, jos puheen ei haluta kuuluvan ympäristöön.
Suunnittelun pohjaksi kannattaa määritellä ainakin:
- tavallinen osallistujamäärä
- kokousten keskimääräinen kesto
- kokousten luottamuksellisuus
- etäpalaverien määrä
- tarvittava näyttö- ja kameratekniikka
- sähköistyksen tarve
- tilan varaustapa
- esteetön kulku
- tilan mahdollinen muu käyttö.
Toimiston akustiikka vaikuttaa avoimen neuvottelualueen toimivuuteen
Avoin neuvottelualue tuottaa väistämättä puheääntä ympäristöön. Siksi sen sijainti pitää suunnitella suhteessa keskittymistä vaativiin työpisteisiin ja muihin ääntä tuottaviin toimintoihin.
Aluetta ei kannata sijoittaa keskelle hiljaista työskentelyvyöhykettä tai aivan yksittäisten työpisteiden viereen. Vaikka tilanjakajat vähentäisivät suoraa näköyhteyttä, jatkuva keskustelu voi silti häiritä lähellä työskenteleviä.
Toimiston akustiikka muodostuu monesta osasta. Katon ja seinien absorboivat pinnat, matot, kalusteet, tilanjakajat, tilan muoto ja toimintojen väliset etäisyydet vaikuttavat yhdessä siihen, miten ääni käyttäytyy.
Myös kulkureitit on huomioitava. Neuvottelualuetta ei pidä sijoittaa paikkaan, jossa osallistujat tukkivat käytävän tai jossa jatkuva läpikulku keskeyttää keskustelun.
Avoin ja suljettu neuvottelutila voivat täydentää toisiaan
Toimiva monitilatoimisto ei yleensä perustu vain yhteen neuvottelutilatyyppiin. Eri tilanteisiin tarvitaan erilaisia vaihtoehtoja.
Avoin neuvottelualue tukee spontaania yhteistyötä ja lyhyitä keskusteluja. Se madaltaa kynnystä kokoontua nopeasti ilman erillistä huonevarausta.
Suljettu POD-neuvottelutila tarjoaa rauhallisemman vaihtoehdon tilanteisiin, joissa äänen, yksityisyyden tai keskittymisen vaatimukset ovat suuremmat. INTO Conceptin POD-valikoima sisältää ratkaisuja puhelinkopeista useamman henkilön kokoustiloihin, mikä mahdollistaa erilaisten tilojen yhdistämisen samaan työympäristöön.
Tasapainoinen kokonaisuus voi sisältää esimerkiksi:
- avoimen projektialueen
- yhden tai useamman puhelinkopin
- yhden henkilön äänieristetyn työtilan
- pienen kahden tai neljän henkilön POD-neuvottelutilan
- suuren kiinteän neuvotteluhuoneen.
Kun eri tilat palvelevat selkeitä käyttötarkoituksia, suuret neuvotteluhuoneet eivät täyty yksittäisistä videopalavereista eikä avoimia alueita käytetä keskusteluihin, jotka edellyttävät yksityisyyttä.
Muunneltavuus auttaa varautumaan tuleviin muutoksiin
Työympäristöjen tarpeet muuttuvat organisaation mukana. Henkilöstömäärä, tiimirakenne, hybridityön käytännöt ja toimiston käyttöaste voivat olla muutaman vuoden kuluttua erilaisia kuin tilaa suunniteltaessa.
Siirrettävät tilanjakajat ja modulaariset POD-tilat jättävät enemmän vaihtoehtoja tulevaisuuteen kuin täysin kiinteä tilajako. STORY WALL tilanjakaja voidaan ottaa osaksi uutta aluejakoa, ja siirrettäviä POD-malleja voidaan sijoittaa uudelleen toimiston tarpeiden muuttuessa.
Muunneltavuus ei tarkoita, että tilaa pitäisi järjestellä jatkuvasti uudelleen. Sen arvo näkyy siinä, että muutoksia voidaan tehdä ilman mittavaa rakennusprojektia.
Vältä nämä virheet neuvottelutilan suunnittelussa
Yksi yleisimmistä virheistä on valita ratkaisu pelkän ulkonäön tai vapaan lattiatilan perusteella. Visuaalisesti miellyttävä neuvottelualue ei toimi, jos sen käyttötarkoitus, sijainti tai akustinen ympäristö on väärä.
Toinen virhe on olettaa, että tilanjakaja tekee avoimesta alueesta yksityisen huoneen. Tilanjakaja ja suljettu akustinen tila palvelevat eri tarpeita.
Kolmas virhe on mitoittaa kaikki neuvottelutilat suurimman mahdollisen käyttäjämäärän mukaan. Jos useimmat kokoukset pidetään kahden tai kolmen henkilön kesken, yksi suuri neuvotteluhuone ei ratkaise arjen tilatarpeita.
Neljäs virhe on unohtaa teknologia. Videoneuvottelutilan toimivuuteen vaikuttavat näytön sijainti, kamerakulma, valaistus, sähköistys ja taustan visuaalinen rauhallisuus.
Näin valitset sopivan neuvottelutilan
Valitse avoin neuvottelualue, kun tarvitset helposti saavutettavan ja muunneltavan paikan tavallisille tiimipalavereille, ideoinnille ja projektityölle.
Valitse suljettu POD-neuvottelutila, kun keskustelu vaatii enemmän akustista suojaa, keskittymistä tai yksityisyyttä.
Usein paras ratkaisu ei ole valita vain toista. Avoimet yhteistyöalueet ja suljetut neuvottelutilat muodostavat yhdessä monipuolisen työympäristön, jossa käyttäjä voi valita tehtävään sopivan paikan.
Neuvottelutila ilman kiinteitä seiniä voi siten tarkoittaa kahta erilaista kokonaisuutta: avoimesti rajattua yhteistyöaluetta tai valmista suljettua POD-tilaa. Oikea ratkaisu löytyy, kun käyttötarkoitus, osallistujamäärä, akustiikka ja muutostarpeet määritellään ennen tilan tai tuotteen valintaa.
Kiinteää huonetta ei välttämättä tarvita, kun tavoitteena on luoda paikka lyhyille palavereille, projektityölle tai vapaamuotoiselle yhteistyölle. Avoimeen toimistoon voidaan rajata oma neuvottelualue kalusteilla ja akustisilla tilanjakajilla ilman, että rakennuksen seinärakenteita muutetaan.
Tällainen ratkaisu sopii erityisesti monitilatoimistoon, jossa työskentelyalueiden käyttötarkoitukset voivat muuttua tiimien, projektien ja henkilöstömäärän mukana. Avoin neuvottelualue voidaan myöhemmin laajentaa, pienentää tai siirtää toiseen kohtaan.
Ratkaisu toimii hyvin esimerkiksi:
- lyhyissä tiimipalavereissa
- projektiryhmien työskentelyssä
- ideointi- ja työpajatilanteissa
- epämuodollisissa kohtaamisissa
- materiaalien tai suunnitelmien yhteisessä tarkastelussa.
Avoimesti rajattu alue ei kuitenkaan vastaa suljettua neuvotteluhuonetta. Se ei tarjoa samanlaista puheyksityisyyttä, eikä sitä pidä käyttää keskusteluihin, joiden sisältö ei saa kantautua ympäristöön.
