Quando è efficace una sala riunioni senza pareti fisse?
Non è necessario disporre di una sala riunioni fissa per ogni incontro. Le brevi riunioni di gruppo, le revisioni dei progetti, la generazione di idee e la revisione congiunta dei materiali possono spesso essere organizzate in uno spazio aperto, purché l'area sia chiaramente separata dalle postazioni di lavoro circostanti.
Uno spazio di incontro di questo tipo è particolarmente adatto a un ufficio multifunzionale, in cui gli stessi metri quadrati vengono utilizzati in modi diversi a seconda della giornata lavorativa e dei progetti. L'area, delimitata in modo aperto, può essere utilizzata al mattino per le riunioni di gruppo, più tardi per il lavoro sui progetti e nel pomeriggio per discussioni informali.
L'area di negoziazione aperta rappresenta una valida alternativa quando:
- le conversazioni non sono riservate
- le riunioni sono di solito brevi
- i partecipanti sono pochi
- si desidera che lo spazio rimanga facilmente accessibile
- deve essere possibile modificare la destinazione d'uso dell'immobile
- Si vuole evitare di effettuare lavori edili permanenti.
Una soluzione aperta, tuttavia, non equivale a una sala riunioni chiusa. Può aiutare a strutturare lo spazio e a ridurre le distrazioni visive, ma non garantisce la riservatezza delle conversazioni.
L'area di negoziazione aperta può essere delimitata senza strutture permanenti
È possibile delimitare un’area di consultazione aperta, ad esempio, utilizzando arredi, tappeti, illuminazione e divisori acustici. L’obiettivo è rendere chiara la destinazione d’uso dell’area sia agli utenti che a chi lavora nelle vicinanze.
Divisorio a pavimento STORY WALL è un divisorio acustico mobile e modulare, utilizzabile per delimitare postazioni di lavoro, aree di progetto e spazi di riunione. Gli elementi dotati di ruote possono essere combinati in diverse configurazioni, e quelli più alti Divisorio STORY WALL HIGH offre una protezione visiva maggiore del solito in un ambiente aperto.
Il divisorio STORY WALL, tuttavia, non trasforma l’area aperta in una stanza insonorizzata. Aiuta a suddividere lo spazio, a ridurre la visibilità diretta e a limitare la propagazione del suono, ma chi lavora nelle vicinanze può comunque sentire la conversazione. Pertanto, l’area di riunione aperta è più adatta alla collaborazione ordinaria che alla discussione di questioni riservate.
Accanto al divisorio è possibile aggiungere elementi che favoriscono il lavoro, come uno schermo, una lavagna bianca o altre superfici di presentazione. In questo modo, l’area aperta funge anche da piattaforma per progetti e workshop.
Quando è necessaria una sala riunioni POD chiusa?
Una sala riunioni chiusa è giustificata quando la protezione offerta da uno spazio aperto non è sufficiente. Tra queste situazioni figurano, ad esempio, i colloqui con il personale, gli incontri con i clienti, le videoconferenze e le riunioni più lunghe, in cui i rumori o i movimenti dell’ambiente circostante disturbano la concentrazione.
La sala riunioni POD già pronta crea uno spazio separato e chiuso all’interno dell’ufficio, senza che sia necessario realizzare una tradizionale sala riunioni fissa nell’edificio. INTO Concept nella gamma di spazi di lavoro e sale riunioni insonorizzati Sono disponibili diverse opzioni, dagli spazi di lavoro individuali alle sale riunioni per più utenti. La gamma comprende anche soluzioni mobili, la cui collocazione può essere modificata in base all’evoluzione delle esigenze di spazio.
La sala riunioni POD a porte chiuse è particolarmente indicata quando:
- il contenuto della conversazione richiede maggiore riservatezza
- Durante la riunione si utilizzeranno l'audio e il collegamento video
- i rumori ambientali non devono ostacolare l'ascolto
- le riunioni durano più a lungo del solito
- I partecipanti hanno chiaramente bisogno di uno spazio tutto loro
- In ufficio non ci sono abbastanza sale riunioni di piccole dimensioni.
Lo spazio di colloquio aperto e la sala POD chiusa non sono quindi direttamente intercambiabili. Rispondono a esigenze diverse dell’ambiente di lavoro.
Definisci innanzitutto lo scopo della sala riunioni
Quando si progetta una sala riunioni, è meglio partire dall’attività che vi si svolgerà, piuttosto che dalla scelta del prodotto. Innanzitutto occorre decidere quale attività verrà svolta nella sala, quante persone la utilizzeranno e quale livello di privacy richiede il lavoro.
Per brevi riunioni di aggiornamento è spesso sufficiente uno spazio aperto e facilmente accessibile. Non è necessario che sia prenotabile per lunghi periodi e l’arredamento dovrebbe favorire le discussioni brevi.
Una riunione di progettazione più lunga comporta maggiori esigenze in termini di spazio. I partecipanti hanno bisogno di un tavolo sufficientemente grande, sedie comode, una buona illuminazione, prese di corrente per i dispositivi ed eventualmente uno schermo per i partecipanti a distanza.
Le conversazioni riservate, invece, richiedono uno spazio chiuso. Una semplice delimitazione visiva non è sufficiente se non si vuole che la conversazione sia udibile dall’ambiente circostante.
Come base per la progettazione è opportuno definire almeno:
- numero abituale di partecipanti
- durata media delle riunioni
- riservatezza delle riunioni
- numero di riunioni a distanza
- la tecnologia necessaria per schermi e telecamere
- necessità di elettrificazione
- modalità di prenotazione della struttura
- accessibilità
- eventuali altri utilizzi dell'immobile.
L'acustica dell'ufficio influisce sulla funzionalità dell'area riunioni aperta
Un’area di colloquio aperta genera inevitabilmente rumore nell’ambiente circostante. Per questo motivo, la sua collocazione deve essere pianificata tenendo conto delle postazioni di lavoro che richiedono concentrazione e delle altre attività che generano rumore.
Non è consigliabile collocare quest'area al centro di una zona di lavoro silenziosa o proprio accanto alle singole postazioni di lavoro. Sebbene i divisori riducano il contatto visivo diretto, una conversazione continua può comunque disturbare chi lavora nelle vicinanze.
L'acustica di un ufficio è determinata da molteplici fattori. Le superfici fonoassorbenti del soffitto e delle pareti, i tappeti, gli arredi, i divisori, la forma dello spazio e le distanze tra le diverse aree operative influiscono complessivamente sul comportamento del suono.
Occorre tenere conto anche dei percorsi di passaggio. L’area dedicata alle trattative non deve essere collocata in un punto in cui i partecipanti ostruiscano il corridoio o in cui il continuo viavai interrompa la discussione.
Una sala riunioni aperta e una chiusa possono completarsi a vicenda
Un ufficio multifunzionale efficiente non si basa solitamente su un unico tipo di sala riunioni. Per le diverse situazioni occorrono diverse opzioni.
Uno spazio di incontro aperto favorisce la collaborazione spontanea e le brevi conversazioni. Rende più facile riunirsi rapidamente senza dover prenotare una sala a parte.
La sala riunioni POD chiusa offre un’alternativa più tranquilla per le situazioni in cui le esigenze in termini di acustica, privacy o concentrazione sono maggiori. La gamma POD di INTO Concept comprende soluzioni che vanno dalle cabine telefoniche alle sale riunioni per più persone, consentendo di integrare diversi tipi di spazi all’interno dello stesso ambiente di lavoro.
Un insieme equilibrato può comprendere, ad esempio:
- area di progetto aperta
- una o più cabine telefoniche
- uno spazio di lavoro insonorizzato per una sola persona
- una piccola sala riunioni POD per due o quattro persone
- una grande sala riunioni fissa.
Quando i diversi spazi sono destinati a scopi ben definiti, le grandi sale riunioni non vengono occupate da singole videoconferenze e gli spazi aperti non vengono utilizzati per discussioni che richiedono riservatezza.
La flessibilità aiuta a prepararsi ai cambiamenti futuri
Le esigenze degli ambienti di lavoro cambiano di pari passo con l’evoluzione dell’organizzazione. Il numero dei dipendenti, la struttura dei team, le pratiche di lavoro ibrido e il tasso di utilizzo degli uffici potrebbero, tra qualche anno, essere diversi rispetto a quanto previsto in fase di progettazione degli spazi.
I divisori mobili e gli spazi POD modulari offrono più opzioni per il futuro rispetto a una suddivisione degli spazi completamente fissa. Il divisorio STORY WALL può essere integrato nella nuova suddivisione degli spazi, mentre i modelli POD mobili possono essere riposizionati man mano che le esigenze dell’ufficio cambiano.
La versatilità non significa che lo spazio debba essere continuamente riorganizzato. Il suo valore sta nel fatto che è possibile apportare modifiche senza dover ricorrere a grandi progetti edilizi.
Evita questi errori nella progettazione della sala riunioni
Uno degli errori più comuni è quello di scegliere una soluzione basandosi esclusivamente sull’aspetto estetico o sullo spazio libero a disposizione. Una sala riunioni visivamente gradevole non funziona se la sua destinazione d’uso, la sua ubicazione o l’ambiente acustico non sono adeguati.
Un altro errore è pensare che un divisorio trasformi uno spazio aperto in una stanza privata. Il divisorio e uno spazio acustico chiuso rispondono a esigenze diverse.
Il terzo errore consiste nel progettare tutte le sale riunioni in base al numero massimo di partecipanti. Se la maggior parte delle riunioni si svolge tra due o tre persone, una sola grande sala riunioni non è sufficiente a soddisfare le esigenze quotidiane in termini di spazio.
Il quarto errore è trascurare la tecnologia. La funzionalità di una sala videoconferenze dipende dalla posizione dello schermo, dall’angolazione della telecamera, dall’illuminazione, dall’impianto elettrico e dalla tranquillità visiva dello sfondo.
Ecco come scegliere la sala riunioni più adatta
Scegli uno spazio di incontro aperto quando hai bisogno di un luogo facilmente accessibile e flessibile per le normali riunioni di gruppo, le sessioni di brainstorming e il lavoro sui progetti.
Scegli la sala riunioni POD chiusa quando la conversazione richiede maggiore isolamento acustico, concentrazione o privacy.
Spesso la soluzione migliore non è limitarsi a scegliere l'una o l'altra opzione. Gli spazi di collaborazione aperti e le sale riunioni chiuse creano insieme un ambiente di lavoro versatile, in cui l'utente può scegliere il posto più adatto al proprio compito.
Uno spazio per riunioni senza pareti fisse può quindi indicare due soluzioni diverse: un’area di collaborazione delimitata in modo aperto oppure uno spazio POD già pronto e chiuso. La soluzione giusta si trova definendo la destinazione d’uso, il numero di partecipanti, l’acustica e le esigenze di modifica prima di scegliere lo spazio o il prodotto.
Non è necessariamente necessario disporre di una stanza fissa quando l’obiettivo è creare uno spazio per brevi riunioni, lavori di progetto o collaborazione informale. In un ufficio open space è possibile delimitare una zona dedicata alle riunioni utilizzando arredi e divisori acustici, senza dover modificare la struttura delle pareti dell’edificio.
Una soluzione di questo tipo è particolarmente adatta agli uffici multifunzionali, in cui la destinazione d’uso delle aree di lavoro può variare a seconda dei team, dei progetti e del numero di dipendenti. L’area riunioni aperta può essere successivamente ampliata, ridotta o spostata in un’altra posizione.
La soluzione funziona bene, ad esempio:
- nelle brevi riunioni di gruppo
- nel lavoro dei gruppi di progetto
- in contesti di brainstorming e workshop
- in contesti informali
- nell'esame congiunto dei materiali o dei progetti.
Tuttavia, uno spazio delimitato in modo evidente non equivale a una sala riunioni chiusa. Non garantisce la stessa riservatezza nelle conversazioni e non dovrebbe essere utilizzato per discussioni il cui contenuto non deve trapelare all’esterno.
