Quante cabine telefoniche servono in ufficio nelle diverse situazioni?
Non esiste un rapporto numerico valido per tutte le agenzie. Due organizzazioni da 50 persone ciascuna possono avere esigenze completamente diverse a seconda della quantità di chiamate ai clienti, colloqui di selezione e riunioni a distanza che il lavoro comporta.
Nel valutare il numero adeguato, il dato più importante non è l'organico complessivo, bensì il numero di utenti presenti in ufficio nei giorni di maggiore affluenza della settimana. Se l’azienda conta 100 dipendenti ma in ufficio sono solitamente presenti 35–50 utenti, la capacità delle cabine telefoniche va progettata innanzitutto in funzione di questo gruppo di utenti.
Nella valutazione occorre tuttavia tenere conto anche dei picchi di utilizzo. Se la maggior parte dei team si reca in ufficio negli stessi giorni e partecipa a riunioni online comuni negli stessi orari, il numero medio di presenze potrebbe portare a una capacità insufficiente.
Non è quindi opportuno stabilire il numero delle cabine telefoniche applicando un unico criterio. È preferibile partire da un'analisi congiunta della presenza, della natura del lavoro e dell'effettivo utilizzo degli spazi.
Inizia dal numero di utenti simultanei
Il primo passo consiste nel determinare quante persone utilizzano l'ufficio contemporaneamente. Il periodo di riferimento dovrebbe coprire le normali settimane lavorative e tenere conto dei giorni della settimana in cui l'ufficio è più frequentato.
Successivamente si valuta quale percentuale dei dipendenti presenti abbia bisogno di uno spazio chiuso durante la giornata. Nei settori delle vendite, dell’assistenza clienti, del reclutamento e della consulenza, le telefonate possono essere numerose ogni giorno. In altre mansioni, invece, l’esigenza può limitarsi a videoconferenze occasionali.
Individua almeno:
- numero di utenti nel giorno lavorativo di maggiore affluenza
- numero di chiamate giornaliere
- durata media delle telefonate e delle riunioni a distanza
- percentuale delle discussioni riservate
- gli orari dei picchi di utilizzo
- altri spazi disponibili per riunioni e lavoro.
Anche un breve monitoraggio può rivelare se il problema principale sia il numero complessivo delle sale o la concentrazione della domanda, ad esempio, nelle ore di riunione della mattinata.
La durata della chiamata influisce sulla capacità
Dieci brevi telefonate e dieci ore di videoconferenze gravano sulle cabine telefoniche in modo molto diverso.
Una cabina telefonica compatta e insonorizzata è ideale per brevi chiamate e riunioni a distanza. Se viene utilizzata ininterrottamente per riunioni della durata di un’ora, gli altri utenti saranno costretti ad aspettare o a cercare uno spazio alternativo.
Per le riunioni online più lunghe, in ufficio potrebbe essere opportuno offrire anche spazio di lavoro insonorizzato per una persona. Il POD 1 è destinato al lavoro individuale e la sua finalità d’uso va oltre quella di una semplice cabina telefonica. È quindi opportuno considerare il Koimaa nel suo insieme. Non è necessario che tutte le telefonate, il lavoro che richiede concentrazione e le conversazioni a tu per tu si svolgano nello stesso tipo di spazio.
Distinguere la cabina telefonica, lo spazio di lavoro e la sala riunioni l'uno dall'altro
Una cabina telefonica in ufficio è solitamente destinata a un solo utente e a un utilizzo relativamente breve. Uno spazio di lavoro individuale è adatto a compiti più lunghi che richiedono una scrivania e una postura ergonomica. Una piccola sala riunioni è adatta alle discussioni tra due o più persone.
Se questi utilizzi si confondono, il tasso di utilizzo delle cabine telefoniche può sembrare elevato, anche se il vero problema è la mancanza di spazi di altro tipo.
Ad esempio, una conversazione tra due persone non dovrebbe richiedere due cabine telefoniche separate. Allo stesso modo, una persona non ha bisogno di una sala riunioni da sei posti per una normale videochiamata.
I prodotti acustici di INTO Concept spazi di lavoro e di riunione comprendono cabine telefoniche monoposto, spazi di lavoro e sale riunioni per più utenti. La combinazione di spazi di diverse dimensioni consente di distribuire la domanda in modo più adeguato.
Tieni d'occhio il tasso di utilizzo, ma non puntare a un riempimento costante
Un tasso di occupazione delle cabine telefoniche pari quasi al 100% non è una situazione auspicabile. Se la cabina è sempre occupata, l'utente non può contare sulla disponibilità di uno spazio per effettuare una chiamata improvvisata.
Una buona capacità prevede un certo margine di flessibilità. Dovrebbe esserci disponibilità anche senza una prenotazione anticipata, soprattutto quando la chiamata arriva all’improvviso.
È possibile monitorare l'utilizzo tramite il sistema di prenotazione, i sensori di occupazione, i sondaggi tra il personale o una semplice osservazione. Le domande fondamentali sono:
- Con quale frequenza capita che tutte le cabine telefoniche siano occupate contemporaneamente?
- Si crea un'attesa fuori dalle porte?
- Le chiamate vengono trasferite nei corridoi o alle postazioni di lavoro?
- Si riservano sale riunioni di grandi dimensioni per le telefonate di una sola persona?
- quanto durano i periodi di utilizzo
- Se alcune persone utilizzano le cabine come uffici a tempo pieno.
Se l'utilizzo è costantemente sovraccarico, è possibile aumentare la capacità o diversificare l'offerta di spazi. Se gli spazi sono vuoti, il problema potrebbe essere legato non tanto alla quantità quanto alla posizione, alla comodità d'uso o a procedure poco chiare.
La disposizione delle cabine telefoniche influisce sul numero necessario
La disposizione delle cabine telefoniche influisce sull'efficacia con cui la capacità disponibile soddisfa le esigenze dei dipendenti. Tre cabine telefoniche posizionate male possono, in pratica, funzionare peggio di due posizionate correttamente.
Le cabine telefoniche dovrebbero trovarsi sufficientemente vicine ai team che ne fanno maggiormente uso. Se tutte le cabine si trovano dall'altra parte dell'ufficio, i dipendenti potrebbero effettuare brevi chiamate dalle proprie postazioni di lavoro, anche se in teoria sarebbe disponibile una cabina libera.
In un grande ufficio multifunzionale, una disposizione decentralizzata spesso funziona meglio rispetto a un unico gruppo centralizzato di cabine telefoniche. Tuttavia, non è consigliabile collocare le cabine telefoniche proprio accanto alle aree di concentrazione più silenziose, poiché l’entrata e l’uscita possono aumentare il movimento e i disturbi.
Un metodo pratico per effettuare un calcolo preliminare delle dimensioni
È possibile stimare il numero approssimativo delle cabine telefoniche seguendo cinque fasi:
- Verifica il numero di utenti presenti in ufficio nel giorno più trafficato della settimana.
- Stima quanti utenti effettuano chiamate o partecipano a videoconferenze nel corso della giornata.
- Analizza la durata media delle chiamate e le fasce orarie di picco della domanda.
- Elenca gli altri spazi di lavoro individuali e le piccole sale riunioni disponibili.
- Monitora l'utilizzo effettivo e affina la quantità sulla base delle osservazioni.
Ad esempio, in un ufficio con 40 utenti, una sola cabina telefonica può diventare rapidamente un collo di bottiglia se diversi dipendenti partecipano a lunghe riunioni a distanza. Se le chiamate avvengono solo sporadicamente e l’ufficio dispone di diverse piccole sale riunioni, il numero necessario potrebbe essere inferiore.
È opportuno valutare la capacità anche a livello di singoli team. Un gruppo che gestisce un numero elevato di chiamate con i clienti spesso necessita di una capacità maggiore rispetto a un team di dimensioni simili il cui lavoro preveda solo poche chiamate.
Evita di sovradimensionare o sottodimensionare le cabine telefoniche
Il sottodimensionamento si manifesta rapidamente sotto forma di code, chiamate in corso nelle postazioni di lavoro e uso improprio delle sale riunioni. Il sovradimensionamento, invece, occupa spazio in locali che non sono attivamente utilizzati.
La soluzione migliore non è necessariamente disporre del maggior numero possibile di cabine telefoniche, bensì una combinazione ben bilanciata di spazi diversi. Cabine telefoniche individuali, postazioni di lavoro insonorizzate e piccole sale riunioni possono, insieme, soddisfare meglio le esigenze degli utenti rispetto a un gran numero di cabine dello stesso modello.
Il numero delle cabine telefoniche dovrà essere rivalutato anche in caso di aumento del personale, di modifiche alle modalità di lavoro ibrido o di riorganizzazione degli spazi dell'ufficio.
La quantità adeguata dipende dall'uso effettivo
Alla domanda “quante cabine telefoniche servono in un ufficio” non esiste una risposta valida in tutti i casi. Il numero adeguato si determina tenendo conto del numero di utenti simultanei, della natura del lavoro, della durata dei periodi di utilizzo, dei picchi di domanda e degli altri spazi disponibili.
È opportuno effettuare una valutazione preliminare prima dell'acquisto, ma il dimensionamento definitivo verrà definito solo sulla base dell'utilizzo effettivo. Il monitoraggio aiuta a capire se servono più cabine telefoniche o, ad esempio, più postazioni di lavoro individuali e piccole sale riunioni.
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