Warum braucht man Regeln für ein Großraumbüro?
Ein Großraumbüro bietet verschiedene Möglichkeiten, doch deren Nutzung ist nicht immer selbstverständlich. Ist das Sofa für eine Pause oder für Besprechungen gedacht? Darf man im offenen Arbeitsbereich ein Videogespräch führen? Kann man den Besprechungsraum für zwei Personen für den ganzen Tag reservieren? Wenn die Antworten im Unklaren bleiben, entstehen widersprüchliche Erwartungen an dieselben Orte.
Die Spielregeln sollen nicht jeden einzelnen Schritt vorschreiben. Sie helfen dem Nutzer zu erkennen, welcher Raum für die jeweilige Aufgabe geeignet ist und wann er die Arbeitsruhe anderer stört. Die Richtlinien sollten gemeinsam mit den Nutzern des Raums erstellt und auf der Grundlage tatsächlicher Beobachtungen aktualisiert werden.
Das Konzept „INTO the Nordic Silence“ bietet Möbel für Konzentration, Zusammenarbeit, Begegnung, Kommunikation und Arbeitsaufgaben, die sich an wechselnde Bedürfnisse anpassen. Es empfiehlt sich, dieselben Funktionen in den Richtlinien für das eigene Büro zu identifizieren, auch wenn diese Bezeichnungen dort nicht verwendet werden.
Vereinbare Termine für Telefonate und Videokonferenzen
Beginnen Sie mit dem häufigsten Konflikt: Telefonate in der Nähe von konzentrierten Mitarbeitern. Legen Sie fest, wo kurze Telefonate erlaubt sind und wo längere Videokonferenzen stattfinden sollen. Wenn für Telefonate Telefonzellen, geben Sie bitte auch an, für welchen Zweck sie vorgesehen sind und ob man sie im Voraus reservieren kann.
Die bloße Existenz eines Besprechungsraums löst das Problem der Überbelegung nicht. Wenn die Räume ständig für lange Besprechungen belegt sind, findet man für ein kurzes Telefonat möglicherweise keinen Platz. In diesem Fall sind entweder klarere Nutzungsregeln, mehr Kapazität oder eine bessere Aufteilung der Räume unterschiedlicher Größe erforderlich. Vereinbaren Sie beispielsweise, dass längere Gruppengespräche immer in den Besprechungsraum verlegt werden.
Bei vertraulichen Gesprächen sollten die Sprachprivatsphäre und der Sichtschutz gesondert bewertet werden. Ein offenes Sofa oder schalldämpfendes Mobiliar mag zwar eine ruhige Atmosphäre schaffen, ersetzt jedoch allein keinen abgeschlossenen Raum in Situationen, in denen andere das Gespräch nicht hören dürfen. Die Anleitung muss auch ohne Fachbegriffe aus dem Bereich der Akustik verständlich sein.
Mache die Grenze zwischen Konzentration und Begegnung deutlich
Die Regel für den Ruhebereich lässt sich einfach formulieren: Dort wird selbstständig gearbeitet, und längere Gespräche werden an einen anderen Ort verlegt. Entscheiden Sie gleichzeitig, wie schnell eine zu klärende Frage behandelt werden soll. Kann man einen Kollegen bitten, sich an den benachbarten Gesprächsplatz zu begeben? Wo können spontane Ideen so besprochen werden, dass sie andere nicht stören?
In einem offenen Begegnungsbereich gehört das Gespräch zum Verwendungszweck dazu. Auch hier kann eine Abgrenzung erforderlich sein, wenn sich der Bereich in der Nähe von Arbeitsplätzen befindet. Ein kurzes Gespräch unter vier Augen und ein lauter Workshop belasten die Umgebung auf unterschiedliche Weise. Eine gemeinsame Praxis hilft dabei, für beide unterschiedliche Orte auszuwählen.
Die räumliche Übersichtlichkeit der Räumlichkeiten unterstützt die Anleitung. Die Sitzausrichtung, die Einrichtung und Raumtrenner können anzeigen, wo der Diskussionsbereich beginnt. STORY WALL Bodenteiler kann den Blick einschränken und bei der Erkennung des Bereichs helfen, doch die visuelle Abgrenzung sollte nicht als eine Struktur dargestellt werden, die die Sprache isoliert.
Passen Sie die Buchungsbedingungen an den Verwendungszweck der Unterkunft an
Es ist nicht sinnvoll, alle Räume auf die gleiche Weise zu reservieren. Für einen großen Besprechungsraum ist möglicherweise eine Kalenderreservierung erforderlich, während eine Sitzgruppe für kurze Gespräche oft ohne Reservierung genutzt werden kann. Legen Sie fest, in welchen Fällen eine Reservierung erforderlich ist, wie lange ein Raum von einer Person genutzt werden darf und wie nicht genutzte Reservierungen freigegeben werden.
In den Anweisungen sollte auch festgelegt werden, was der Nutzer beim Verlassen des Raums tun soll: ob er die Geräte ausschaltet, die Möbel wieder an ihren Platz zurückstellt und die Oberflächen für den nächsten Nutzer bereit hält. Diese kleinen Dinge beeinflussen, ob es für den nächsten Nutzer einfach ist, denselben Raum zu wählen. Optionen für Besprechungsräume Beim Vergleich sollte man daher nicht nur die Anzahl der Personen berücksichtigen, sondern auch die Buchungs- und Nutzungssituationen.
Für einen flexibel nutzbaren Bereich können zu unterschiedlichen Zeiten mehrere Nutzungsarten in Frage kommen. Halten Sie jedoch fest, wer die Anordnung ändern darf, wohin die Möbel zurückgestellt werden und wie sichergestellt wird, dass gleichzeitige Aktivitäten die angrenzenden Bereiche nicht stören. Die Flexibilität funktioniert am besten, wenn die Änderung für den Nutzer einfach vorzunehmen und rückgängig zu machen ist.
Probiere die Regeln aus und passe sie anhand deiner Beobachtungen an
Schreiben Sie zunächst einen einseitigen Entwurf. Beschreiben Sie für jeden Bereich den Zweck, die geeigneten Aufgaben, das Sprachniveau und eventuelle Einschränkungen. Zeigen Sie den Anwendern die Anleitung und testen Sie sie einige Wochen lang. Sammeln Sie Beispiele für Situationen, in denen der richtige Ort leicht zu finden war oder unklar blieb.
Sollte dasselbe Problem erneut auftreten, klären Sie zunächst die Ursache, bevor Sie eine neue Sperre hinzufügen. Möglicherweise kennen die Nutzer die Anleitung nicht, der geeignete Raum ist zu weit entfernt oder es stehen zu den Stoßzeiten zu wenige Räume zur Verfügung. Die Spielregeln ersetzen zwar keine fehlenden Kapazitäten, tragen aber dazu bei, die vorhandenen Räume zweckmäßig zu nutzen.
Halten Sie die endgültige Anleitung dort sichtbar, wo Entscheidungen getroffen werden: bei der Einweisung, im Reservierungssystem und gegebenenfalls in den Räumlichkeiten. Wenn sich die Arbeitsweisen oder die Einrichtung ändern, aktualisieren Sie auch die Anleitung. So bleiben die Regeln für das Multifunktionsbüro eine Hilfe im Alltag und veralten nicht als Dokument, das an der Wand hängt.
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