Welchem Zweck dienen die Treffpunkte im Büro?
Nicht jede Zusammenarbeit erfordert eine Besprechung. Kollegen können in wenigen Minuten ein Detail klären, einen Entwurf vorstellen oder sich kurz austauschen. Wenn die einzige Alternative ein großer Besprechungsraum ist, findet das alltägliche Gespräch in einem unverhältnismäßig formellen Umfeld statt. Findet das Gespräch hingegen zwischen den Arbeitsplätzen statt, kann es andere stören.
Die Aufgabe eines Treffpunkts besteht darin, eine geeignete Zwischenlösung zu bieten. Er kann Sitzgelegenheiten für zwei oder mehr Personen, eine Ablagefläche für einen Laptop und Platz für einen kurzen Aufenthalt bieten. Eine vollständige Abschirmung ist dabei nicht erforderlich. Vertrauliche Themen, lange Videokonferenzen und laute Gruppenarbeit erfordern hingegen eine eigene Bewertung und oft einen separaten Raum.
Vor der Planung sollten die Nutzer und die Nutzungssituationen festgelegt werden. Ist der Bereich für kurze Fragen des Personals, zum Warten auf Besucher oder für die gemeinsame Arbeit einer kleinen Gruppe gedacht? Diese Zwecke mögen auf dem Grundriss gleich aussehen, erfordern jedoch unterschiedliche Standorte und eine unterschiedliche Ausstattung.
Wählen Sie einen Treffpunkt entlang der Route, der den Weg nicht versperrt.
Ein passender Ort findet sich oft in der Nähe von Bereichen, die zu Gesprächen anregen: in der Nähe der Kaffeeküche, des Projektbereichs oder des Eingangs. Nähe bedeutet jedoch nicht, dass das Sofa direkt in der Türöffnung oder hinter den Arbeitsplätzen stehen sollte. Achten Sie auf einen freien Durchgang und die Möglichkeit, kurz stehen zu bleiben, damit Passanten nicht zwischen den Gesprächsteilnehmern hindurchgehen müssen.
Betrachten Sie die Umgebung auch aus der Perspektive des Nutzers. Ist der Ort gut sichtbar? Lässt es sich dort ungezwungen hinsetzen, ohne dass sich das Gespräch wie eine öffentliche Darbietung anfühlt? Wo befinden sich die nächstgelegenen Orte, an denen man sich konzentrieren muss? Wenn der Begegnungsbereich und der ruhige Arbeitsbereich nahe beieinander liegen, kann zwischen ihnen ein Abstand, eine Ausrichtung oder eine räumliche Abgrenzung erforderlich sein.
Man sollte die Schallausbreitung nicht allein anhand eines Grundrisses beurteilen. Weiche Oberflächen und schalldämpfende Einrichtungsgegenstände können zwar den akustischen Komfort eines Raums beeinflussen, doch ein offener Bereich wird dadurch nicht zu einem Raum, in dem Gespräche abgeschirmt sind. Eine visuelle Abgrenzung hilft dabei, die Nutzungsbestimmung des Bereichs zu erkennen; sie garantiert jedoch nicht per se die Privatsphäre bei Gesprächen.
Beurteile die Situation anhand der Umstände, nicht nur anhand des äußeren Erscheinungsbildes
Für ein kurzes Gespräch zu zweit reichen zwei bequeme Stühle und ein kleiner Tisch aus. Zum Durchgehen von Entwürfen benötigt man eine Arbeitsfläche oder eine Präsentationsfläche. Bei der Arbeit in einem kleinen Team sind die Ausrichtung der Sitzgelegenheiten, der Blickkontakt und die Möglichkeit, Geräte zu nutzen, entscheidender als die Anzahl der Möbelstücke.
POINT-Sitzlösungen können einen offenen Begegnungsraum bilden. Tische und Arbeitsplätze ergänzen diese, wenn in der Diskussion Materialien behandelt werden. Eine räumliche Abgrenzung lässt sich beispielsweise konstruieren Mit dem Raumteiler „STORY WALL“, wenn ein überschaubarer Bereich und Sichtschutz erforderlich sind. Wenn der Inhalt des Gesprächs echte Vertraulichkeit erfordert, sollten Sie stattdessen einen geschlossenen Raum in Betracht ziehen Beratungsraum.
Vermeiden Sie beide Extreme. Ein zu spärlich ausgestatteter Bereich wird zum reinen Durchgangsbereich. Ein zu großer und zu gut ausgestatteter Bereich zieht lange Besprechungen an, sodass kein Platz mehr für kurze Treffen bleibt. Die Einrichtung sollte dem Nutzer vermitteln, für welche Art von Aktivitäten der Raum vorgesehen ist.
Wie lässt sich der Begegnungsbereich in ruhige Räume integrieren?
Im Rahmen des Konzepts „INTO the Nordic Silence“ Die „Social Zone“ ergänzt die Bereiche für Konzentration, Zusammenarbeit und private Kommunikation. Dieses Konzept ist auch dann sinnvoll, wenn im Büro keine separaten Zonen mit sichtbaren Abgrenzungen eingerichtet werden: Jede Tätigkeit sollte dennoch einen erkennbaren Platz haben.
In der Praxis können Sie die wahrscheinlichen Verläufe des Gesprächs auf dem Grundriss einzeichnen. Wenn jemand aus dem Café kommt und sich mit einem Kollegen austauschen möchte, wo setzt er sich hin? Wenn ein Gast auf einen Termin wartet, ist derselbe Platz auch für ihn geeignet? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, stellen Sie sicher, dass interne Arbeitsunterlagen oder vertrauliche Gespräche nicht offen sichtbar liegen.
In manchen Räumlichkeiten reicht ein kleiner, offener Treffpunkt aus. In anderen werden zusätzlich Räume oder POD-Bereiche benötigt, da sich die Gespräche in die Länge ziehen oder die behandelten Themen Privatsphäre erfordern. Dies sollte man erkennen, bevor man versucht, alle Anforderungen an die Zusammenarbeit mit einer einzigen Sitzgruppe zu lösen.
Probieren Sie es aus und passen Sie es entsprechend Ihrer Nutzung an
Durch die flexible Einrichtung lassen sich verschiedene Anordnungen ausprobieren. Beobachten Sie einige Wochen lang, ob es in diesem Bereich zu den beabsichtigten kurzen Begegnungen kommt, ob die Einrichtung den Durchgang behindert und ob Gespräche auf benachbarte Arbeitsplätze übergreifen. Fragen Sie sowohl die Nutzer als auch die Mitarbeiter in der Umgebung, was gut funktioniert.
Beheben Sie jeweils nur ein Problem nach dem anderen. Wenn ein Bereich ungenutzt bleibt, kann dies an seiner abgelegenen Lage, einem unklaren Verwendungszweck oder fehlender Ausstattung liegen. Wenn der Bereich ständig für lange Besprechungen belegt ist, sollten kurze Treffen und die eigentliche Zusammenarbeit voneinander getrennt werden. Auf diese Weise unterstützt der Treffpunkt den Büroalltag, ohne die Rolle anderer Räume zu übernehmen.
Besuchen Sie Zur Produktfamilie „INTO the Nordic Silence“ und überlegen Sie, wo sich offene Treffpunkte in Ihrem eigenen Arbeitsumfeld eignen.
