À quoi servent les espaces de rencontre au bureau ?
Toutes les formes de collaboration ne nécessitent pas forcément une réunion. Les collègues peuvent vérifier un détail, présenter un projet ou échanger quelques mots en quelques minutes. Si la seule option disponible est une grande salle de réunion, les discussions quotidiennes se retrouvent dans un cadre disproportionnellement formel. À l'inverse, si la conversation a lieu au milieu des postes de travail, elle risque de déranger les autres.
Le rôle d'un lieu de rencontre est d'offrir un espace intermédiaire adapté. Il peut comporter des sièges pour deux personnes ou plus, une table pour poser un ordinateur portable et de la place pour faire une petite pause. Il n'est pas nécessaire de le fermer complètement. En revanche, les sujets confidentiels, les longues visioconférences et le travail en groupe bruyant nécessitent une évaluation au cas par cas et, souvent, un espace distinct.
Avant de se lancer dans la conception, il est conseillé de définir les utilisateurs et les situations. Cet espace est-il destiné aux questions rapides du personnel, à l'accueil de visiteurs ou au travail en groupe restreint ? Sur un plan, ces différentes utilisations peuvent sembler identiques, mais elles nécessitent un emplacement et un aménagement différents.
Choisissez un lieu de rendez-vous situé le long du parcours, sans obstruer le passage
On trouve souvent un emplacement naturel à proximité d’un lieu d’activité qui suscite des discussions : près d’un coin café, d’un espace de projet ou de l’entrée. Cette proximité ne signifie toutefois pas que le canapé doive être placé directement dans l'embrasure de la porte ou derrière les postes de travail. Prévoyez un passage dégagé et la possibilité de s'arrêter, afin que les passants ne traversent pas au milieu des personnes qui discutent.
Considérez également l'environnement du point de vue de l'utilisateur. L'endroit est-il facilement repérable ? Est-il naturel de s'y asseoir sans que la conversation donne l'impression d'être une représentation publique ? Où se trouvent les endroits les plus proches qui exigent de la concentration ? Si l’espace de rencontre et l’espace de travail calme sont proches l’un de l’autre, il peut être nécessaire de prévoir une distance, une orientation ou une délimitation spatiale entre les deux.
Il ne faut pas se fier uniquement au plan pour évaluer la propagation du son. Les surfaces souples et le mobilier insonorisant peuvent influencer le confort acoustique d'un espace, mais un espace ouvert ne devient pas pour autant une pièce isolée sur le plan acoustique. Une délimitation visuelle aide à cerner la fonction d'un espace ; elle ne garantit pas en soi la confidentialité des conversations.
En fonction de l'état du mobilier, et non pas uniquement de son apparence
Pour une brève conversation en tête-à-tête, deux sièges confortables et une petite table peuvent suffire. Pour passer en revue des ébauches, il faut un espace de travail ou une surface de présentation. Dans le cadre du travail en petite équipe, l'orientation des sièges, le contact visuel et la possibilité d'utiliser des appareils sont plus déterminants que le nombre de meubles.
Solutions d'assise POINT peuvent former un espace de rencontre ouvert. Tables et postes de travail viennent le compléter lorsque la discussion porte sur des données. On peut par exemple établir une délimitation spatiale Avec le séparateur d'espace STORY WALL, lorsqu'il est nécessaire de délimiter un espace et d'assurer une protection visuelle. Si le contenu de la conversation exige une réelle confidentialité, envisage plutôt un espace fermé salle de consultation.
Évitez les deux extrêmes. Un espace trop peu meublé ne servira que de lieu de passage. Un espace trop grand et trop bien équipé finira par attirer des réunions qui s'éternisent, ce qui ne laissera plus de place pour les rencontres rapides. L'ameublement devrait indiquer à l'utilisateur à quel type d'activité l'espace est destiné.
Comment intégrer un espace de rencontre dans des locaux calmes ?
Dans le cadre du concept « INTO the Nordic Silence » La « Social Zone » vient compléter les espaces dédiés à la concentration, à la collaboration et à la communication privée. Ce concept s'avère également utile lorsque le bureau ne comporte pas de zones distinctes délimitées de manière visible : chaque activité doit néanmoins disposer d'un emplacement identifiable.
Concrètement, vous pouvez esquisser sur le plan les parcours probables de la conversation. Si une personne revient de la cafétéria et s'arrête pour échanger quelques idées avec un collègue, où va-t-elle s'installer ? Si un visiteur attend un rendez-vous, cet emplacement lui convient-il également ? Si la réponse est oui, vérifiez qu’aucun document de travail interne ni aucune conversation confidentielle ne reste à la vue de tous.
Dans certains locaux, un petit espace de rencontre ouvert suffit. Dans d’autres, il faut en outre prévoir des salles ou des espaces « POD », car les discussions s’éternisent ou les sujets abordés exigent de l’intimité. Il est important d’en tenir compte avant d’essayer de répondre à tous les besoins de collaboration avec un seul ensemble de canapés.
Essayez-le et affinez-le en fonction de votre utilisation
Un aménagement modulable permet d'expérimenter différents agencements. Observez pendant quelques semaines si des rencontres brèves, telles que prévues, se produisent dans cet espace, si l'aménagement gêne la circulation et si les conversations se propagent jusqu'aux postes de travail voisins. Demandez aussi bien aux utilisateurs qu'aux personnes travaillant à proximité ce qui fonctionne bien.
Corrigez un problème à la fois. Si un espace reste inoccupé, cela peut être dû à son emplacement éloigné, à une utilisation peu claire ou à un manque de mobilier. Si cet espace est constamment réservé à de longues réunions, faites la distinction entre les brèves rencontres et la collaboration proprement dite. Ainsi, ce lieu de rencontre facilitera le quotidien au bureau sans pour autant prendre le pas sur les autres espaces.
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