¿Cuándo funciona una sala de reuniones sin paredes fijas?
No es necesario disponer de una sala de reuniones fija para cada reunión. Las reuniones breves de equipo, las revisiones de proyectos, la generación de ideas y el análisis conjunto de materiales suelen poder organizarse en un espacio abierto, siempre que la zona esté claramente separada de los puestos de trabajo circundantes.
Este tipo de zona de reuniones resulta especialmente adecuada para una oficina multifuncional, en la que el mismo espacio se utiliza de diferentes maneras en función de la jornada laboral y de los proyectos. Esta zona, delimitada de forma abierta, puede utilizarse por la mañana para reuniones de equipo, más tarde para el trabajo en proyectos y por la tarde para conversaciones informales.
El espacio de negociación abierto es una opción viable cuando:
- las conversaciones no son confidenciales
- Las reuniones suelen ser breves
- hay pocos participantes
- Se quiere que el espacio sea de fácil acceso
- Debe ser posible cambiar el uso previsto del inmueble
- Se quiere evitar las obras de construcción permanentes.
Sin embargo, una solución abierta no es lo mismo que una sala de reuniones cerrada. Puede ayudar a estructurar el espacio y a reducir las distracciones visuales, pero no garantiza la privacidad de las conversaciones.
La zona de negociación abierta puede delimitarse sin estructuras fijas
Una zona de reunión abierta puede delimitarse, por ejemplo, mediante mobiliario, alfombras, iluminación y separadores acústicos. El objetivo es dejar claro el uso de la zona tanto para los usuarios como para quienes trabajan en los alrededores.
Separador de suelo STORY WALL Es un separador acústico móvil y modular que se puede utilizar para delimitar puestos de trabajo, zonas de proyecto y espacios de reunión. Los elementos, que se desplazan sobre ruedas, se pueden combinar para formar diferentes configuraciones, y los más altos Separador de espacios STORY WALL HIGH ofrece una mayor protección visual de lo habitual en un entorno abierto.
Sin embargo, el separador de espacios STORY WALL no convierte una zona abierta en una sala insonorizada. Ayuda a dividir el espacio, a reducir el contacto visual directo y a limitar la propagación del sonido, pero quienes trabajan en los alrededores siguen pudiendo oír la conversación. Por eso, la zona de reuniones abierta es más adecuada para la colaboración habitual que para tratar asuntos confidenciales.
En el separador de espacios se pueden añadir elementos que faciliten el trabajo, como una pantalla, una pizarra blanca u otras superficies de presentación. De este modo, el espacio abierto también sirve de plataforma para el trabajo en proyectos y los talleres.
¿Cuándo se necesita una sala de reuniones POD cerrada?
Una sala de reuniones cerrada está justificada cuando la protección que ofrece un espacio abierto no es suficiente. Entre estas situaciones se incluyen, por ejemplo, las entrevistas con el personal, las reuniones con clientes, las videoconferencias y las reuniones más largas, en las que el ruido o el movimiento del entorno dificultan la concentración.
La sala de reuniones POD ya montada crea un espacio cerrado independiente dentro de la oficina, sin necesidad de construir una sala de reuniones fija tradicional en el edificio. INTO Concept en la gama de espacios de trabajo y salas de reuniones con aislamiento acústico Hay opciones que van desde espacios de trabajo individuales hasta salas de reuniones para varios usuarios. La gama también incluye soluciones móviles cuya ubicación se puede modificar a medida que cambian las necesidades de espacio.
La sala de reuniones POD cerrada resulta especialmente adecuada cuando:
- El contenido de la conversación requiere más privacidad
- En la reunión se utilizará la conexión de audio y vídeo
- El ruido ambiental no debe dificultar la audición
- las reuniones duran más de lo habitual
- Los participantes necesitan disponer claramente de su propio espacio
- En la oficina no hay suficientes salas de reuniones pequeñas.
Por lo tanto, la zona de reuniones abierta y la sala POD cerrada no son alternativas directas entre sí. Ambas responden a diferentes necesidades del entorno de trabajo.
Define primero el uso previsto de la sala de reuniones
A la hora de diseñar una sala de reuniones, conviene partir de la actividad que se va a desarrollar en ella, y no de la elección del producto. En primer lugar, hay que decidir qué se va a hacer en la sala, cuántas personas la van a utilizar y qué nivel de privacidad requiere el trabajo.
Para las reuniones breves suele bastar con un espacio abierto y de fácil acceso. No es necesario que se pueda reservar durante mucho tiempo, y es recomendable que el mobiliario sea adecuado para conversaciones breves.
Una reunión de planificación más larga plantea mayores exigencias al espacio. Los participantes necesitan una mesa lo suficientemente grande, asientos cómodos, buena iluminación, toma de corriente para los dispositivos y, posiblemente, una pantalla para los participantes remotos.
Las conversaciones confidenciales, por su parte, requieren un espacio cerrado. Una simple separación visual no es suficiente si no se quiere que la conversación se oiga en el entorno.
Como base para la planificación, conviene definir, como mínimo:
- número habitual de participantes
- duración media de las reuniones
- la confidencialidad de las reuniones
- número de reuniones a distancia
- la tecnología necesaria en materia de pantallas y cámaras
- la necesidad de electrificación
- modo de reserva de la plaza
- acceso sin barreras
- otro posible uso del espacio.
La acústica de la oficina influye en el funcionamiento de la zona de reuniones abierta
Una zona de reunión abierta genera inevitablemente ruido de conversaciones en el entorno. Por eso, su ubicación debe planificarse teniendo en cuenta los puestos de trabajo que requieren concentración y otras actividades que generen ruido.
No es recomendable situar esta zona en medio de una zona de trabajo tranquila ni justo al lado de puestos de trabajo individuales. Aunque los separadores de espacio reduzcan el contacto visual directo, las conversaciones continuas pueden seguir molestando a quienes trabajan cerca.
La acústica de una oficina depende de muchos factores. Las superficies absorbentes del techo y las paredes, las alfombras, el mobiliario, los separadores de espacios, la forma del espacio y las distancias entre las distintas zonas influyen conjuntamente en el comportamiento del sonido.
También hay que tener en cuenta las vías de paso. La zona de negociación no debe situarse en un lugar en el que los participantes bloqueen el pasillo o en el que el tránsito constante interrumpa la conversación.
Las salas de reuniones abiertas y cerradas pueden complementarse entre sí
Una oficina multifuncional eficaz no suele basarse únicamente en un único tipo de sala de reuniones. Se necesitan diferentes opciones para cada situación.
La zona de reunión abierta fomenta la colaboración espontánea y las conversaciones breves. Facilita que la gente se reúna rápidamente sin necesidad de reservar una sala por separado.
La sala de reuniones POD cerrada ofrece una alternativa más tranquila para aquellas situaciones en las que las exigencias en cuanto al sonido, la privacidad o la concentración son mayores. La gama POD de INTO Concept incluye soluciones que van desde cabinas telefónicas hasta salas de reuniones para varias personas, lo que permite combinar diferentes tipos de espacios en un mismo entorno de trabajo.
Un conjunto equilibrado puede incluir, por ejemplo:
- área de proyectos abierta
- una o varias cabinas telefónicas
- un espacio de trabajo insonorizado para una sola persona
- una pequeña sala de reuniones POD para dos o cuatro personas
- una gran sala de reuniones fija.
Cuando los distintos espacios están destinados a fines específicos, las grandes salas de reuniones no se llenan con videoconferencias individuales, ni los espacios abiertos se utilizan para conversaciones que requieren privacidad.
La flexibilidad ayuda a prepararse para los cambios futuros
Las necesidades de los entornos de trabajo cambian al mismo tiempo que la organización. El número de empleados, la estructura de los equipos, las prácticas de trabajo híbrido y el índice de ocupación de las oficinas pueden ser diferentes dentro de unos años de lo que se había previsto al diseñar el espacio.
Los separadores de espacios móviles y los espacios modulares POD ofrecen más opciones de cara al futuro que una distribución del espacio totalmente fija. El separador de espacios STORY WALL puede integrarse en una nueva distribución del espacio, y los módulos POD móviles pueden reubicarse a medida que cambien las necesidades de la oficina.
La versatilidad no significa que haya que reorganizar el espacio constantemente. Su valor radica en que se pueden realizar cambios sin necesidad de un proyecto de obra de gran envergadura.
Evita estos errores al diseñar la sala de negociaciones
Uno de los errores más comunes es elegir una solución basándose únicamente en su aspecto o en el espacio libre del suelo. Una zona de reuniones visualmente agradable no funcionará si su finalidad, su ubicación o su entorno acústico no son los adecuados.
Otro error es dar por sentado que un separador de espacios convierte una zona abierta en una habitación privada. El separador de espacios y un espacio acústico cerrado responden a necesidades diferentes.
El tercer error es diseñar todas las salas de reuniones en función del mayor número posible de usuarios. Si la mayoría de las reuniones se celebran entre dos o tres personas, una sola sala de reuniones grande no resuelve las necesidades espaciales del día a día.
El cuarto error es pasar por alto la tecnología. La funcionalidad de una sala de videoconferencias depende de la ubicación de la pantalla, el ángulo de la cámara, la iluminación, la instalación eléctrica y la tranquilidad visual del fondo.
Cómo elegir la sala de reuniones adecuada
Elige una zona de reunión abierta cuando necesites un espacio de fácil acceso y adaptable para las reuniones habituales de equipo, las sesiones de brainstorming y el trabajo en proyectos.
Elige una sala de reuniones POD cerrada cuando la conversación requiera mayor aislamiento acústico, concentración o privacidad.
A menudo, la mejor solución no es limitarse a elegir una u otra opción. Las zonas de colaboración abiertas y las salas de reuniones cerradas conforman, en conjunto, un entorno de trabajo versátil en el que el usuario puede elegir el lugar más adecuado para cada tarea.
Por lo tanto, una sala de reuniones sin paredes fijas puede referirse a dos conceptos distintos: un espacio de colaboración abierto y delimitado o un espacio POD cerrado ya preparado. La solución adecuada se encuentra cuando se definen el uso previsto, el número de participantes, la acústica y las necesidades de adaptación antes de elegir el espacio o el producto.
No es necesario disponer de una sala fija cuando el objetivo es crear un espacio para reuniones breves, trabajo en proyectos o colaboración informal. En una oficina diáfana se puede delimitar una zona de reuniones con mobiliario y separadores acústicos sin necesidad de modificar las estructuras de las paredes del edificio.
Esta solución resulta especialmente adecuada para oficinas multifuncionales, en las que el uso de las zonas de trabajo puede variar en función de los equipos, los proyectos y el número de empleados. La zona de reuniones abierta se puede ampliar, reducir o trasladar a otro lugar más adelante.
Esta solución funciona bien, por ejemplo:
- en las breves reuniones de equipo
- en el trabajo de los grupos de proyecto
- en sesiones de generación de ideas y talleres
- en encuentros informales
- en el análisis conjunto de los materiales o los planos.
Sin embargo, un espacio delimitado de forma abierta no equivale a una sala de reuniones cerrada. No ofrece el mismo nivel de privacidad en las conversaciones, por lo que no debe utilizarse para conversaciones cuyo contenido no deba filtrarse al entorno.
