Es recomendable dimensionar el espacio de trabajo en función de la tarea que se vaya a realizar
El diseño de una oficina pequeña suele empezar con una pregunta: ¿cuántos escritorios caben en el espacio?
Una pregunta más útil es qué tipo de tareas se realizan en la oficina a lo largo del día.
Las necesidades de espacio pueden clasificarse, por ejemplo, en cuatro funciones:
- trabajo individual habitual
- trabajo que requiere concentración
- llamadas y videoconferencias
- la colaboración y las pequeñas reuniones.
No es necesario construir una sala específica para cada una de ellas. En cambio, conviene identificar qué actividades pueden compartir el mismo espacio y cuáles requieren condiciones claramente diferentes.
Descubre las diferentes soluciones para espacios de trabajo.
El espacio de trabajo de una oficina pequeña se beneficia de una distribución clara en zonas
La división en zonas también funciona bien en una oficina pequeña. Dentro de una misma estancia diáfana se pueden crear zonas destinadas a diferentes usos sin necesidad de una división física muy marcada.
Es recomendable situar los puestos de trabajo más tranquilos lejos de las zonas de paso más transitadas. La zona de colaboración puede estar más cerca de la entrada, del mobiliario común o de otras actividades en las que haya más movimiento.
Se puede reservar un espacio independiente para llamadas y videoconferencias si el ruido de la conversación molesta al resto del entorno o si se necesita privacidad para hablar. En ese caso, una cabina telefónica en la oficina u otro espacio de trabajo insonorizado puede ser una opción adecuada.
Dentro de un espacio diáfano, las distintas zonas también se pueden delimitar visualmente. Separador de suelo STORY WALL Puede ayudar a diferenciar, por ejemplo, la zona de proyectos o el punto de colaboración del resto del espacio sin necesidad de una pared fija.
No hace falta hacer todo en el mismo puesto de trabajo
La eficiencia de una oficina pequeña mejora cuando un puesto de trabajo no tiene que adaptarse a todas las situaciones que se dan a lo largo de la jornada laboral.
Un escritorio normal puede servir como lugar de trabajo principal, pero una videoconferencia se puede trasladar a una cabina telefónica y la conversación del equipo, a un espacio compartido del proyecto. De este modo, no es necesario dotar a cada puesto de trabajo de las mismas prestaciones.
Al mismo tiempo, es importante dimensionar adecuadamente las soluciones. Una cabina telefónica individual suele ser adecuada para llamadas breves o reuniones en línea, pero para conversaciones en las que participan varias personas se necesita una sala de reuniones más amplia o una sala POD.
Visite en las cabinas telefónicas y a las salas de reuniones.
La versatilidad es una ventaja en un espacio reducido
Cuando el espacio es reducido, el uso que se le da a una misma zona puede cambiar a lo largo del día.
Por la mañana, el espacio puede servir para el trabajo individual; por la tarde, para una pequeña reunión de proyecto; y más tarde, para una charla informal. Por eso, no es necesario que todas las actividades se basen en estructuras fijas.
La adaptabilidad puede referirse, por ejemplo, a:
- separadores de espacios móviles
- muebles que se pueden reorganizar fácilmente
- espacios multifuncionales de trabajo y reuniones
- una división en zonas clara pero sencilla.
Sin embargo, no todo tiene por qué ser móvil. Por ejemplo, conviene colocar de forma fija una cabina telefónica o un espacio de trabajo insonorizado en un lugar al que se pueda acceder fácilmente sin que el tránsito moleste a los puestos de trabajo más tranquilos.
Las rutas de desplazamiento tienen una influencia sorprendentemente grande
En una oficina pequeña, un mobiliario muy apretado no tiene por qué significar un uso eficiente del espacio.
Si no queda suficiente espacio para moverse detrás de las sillas o si hay que pasar constantemente entre otros puestos de trabajo para llegar a la sala de reuniones, el espacio puede parecer estrecho e inquietante.
A la hora de diseñar la maquetación, conviene comprobar lo siguiente:
- por dónde se accede a la oficina
- cómo se accede a la cabina telefónica o a la sala de reuniones
- ¿Se cruzan las vías de paso principales con las zonas de trabajo tranquilas?
- ¿Queda suficiente espacio libre alrededor de los muebles?
- ¿Es fácil acceder a las funciones más utilizadas?.
Un buen diseño de planta no llena cada metro cuadrado libre con muebles, sino que deja espacio también para moverse.
¿Cuándo no basta con un espacio de trabajo abierto?
Que la oficina sea pequeña no significa que todo el trabajo deba realizarse en el mismo espacio diáfano.
Si a lo largo del día hay muchas llamadas, videoconferencias largas o conversaciones que los demás no deberían oír, se necesita una opción más privada. Un biombo puede aumentar la privacidad visual, pero no ofrece aislamiento acústico ni privacidad en las conversaciones.
Por otro lado, quizá no merezca la pena destinar un gran espacio de reuniones a metros cuadrados valiosos si solo se utiliza en contadas ocasiones. La solución debería basarse en el uso real, y no en una suposición sobre cómo “debe” ser una oficina.
Evita amueblar el espacio de forma demasiado apretada
Uno de los errores más comunes en las oficinas pequeñas es pensar que la eficiencia depende únicamente del tamaño del mobiliario.
Las mesas más pequeñas pueden ahorrar espacio, pero no resuelven la cuestión de cómo se organizan las llamadas, la concentración y la colaboración. Si se llenan todos los metros cuadrados con puestos de trabajo, prácticamente no quedan alternativas para otras situaciones laborales.
Un enfoque más eficaz consiste en determinar primero las situaciones de trabajo más importantes y, solo después, decidir cuánto espacio necesita cada una de ellas.
Realiza un seguimiento del uso antes de realizar cambios
Antes de diseñar una nueva distribución, conviene observar el espacio actual durante unos días o unas semanas.
Presta atención, por ejemplo, a lo siguiente:
- ¿Cuántos puestos de trabajo están en uso al mismo tiempo?
- ¿Dónde se celebran las videoconferencias?
- ¿Se forman colas para las llamadas?
- ¿Qué zonas se utilizan poco?
- donde la gente acude para charlar.
Las observaciones suelen revelar lo que realmente necesita un nuevo espacio de trabajo. Si algunos puestos de trabajo están constantemente vacíos, pero la sala de llamadas siempre está ocupada, el problema no se resuelve añadiendo más mesas.
Una oficina pequeña no necesita de todo, solo los espacios adecuados
Una oficina pequeña no tiene por qué imitar todas las soluciones de una gran oficina con múltiples espacios.
A menudo basta con identificar unas cuantas necesidades fundamentales: un puesto de trabajo normal, una opción más tranquila, un lugar para llamadas y videoconferencias, y una pequeña zona de colaboración.
Si se adaptan estas funciones al uso real, se puede aprovechar adecuadamente el espacio limitado sin que el lugar dé la sensación de estar abarrotado.
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