Työtila kannattaa mitoittaa työn mukaan
Pienen toimiston suunnittelu alkaa helposti kysymyksestä: kuinka monta työpöytää tilaan mahtuu?
Hyödyllisempi kysymys on, millaisia työtehtäviä toimistossa tehdään päivän aikana.
Tilantarvetta voi jäsentää esimerkiksi neljän toiminnon kautta:
- tavallinen yksilötyö
- keskittymistä vaativa työ
- puhelut ja videopalaverit
- yhteistyö ja pienet tapaamiset.
Kaikille näille ei tarvitse rakentaa omaa huonetta. Sen sijaan kannattaa tunnistaa, mitkä toiminnot voivat jakaa saman alueen ja mitkä tarvitsevat selvästi erilaiset olosuhteet.
Tutustu erilaisiin työtilaratkaisuihin.
Pienen toimiston työtila hyötyy selkeistä vyöhykkeistä
Vyöhykkeistäminen toimii myös hyvin pienessä toimistossa. Yhden avoimen huoneen sisälle voidaan muodostaa eri käyttötarkoituksia palvelevia alueita ilman raskasta huonejakoa.
Rauhallisemmat työpisteet kannattaa sijoittaa pois vilkkaimmilta kulkureiteiltä. Yhteistyöalue voi olla lähempänä sisäänkäyntiä, yhteisiä kalusteita tai muita toimintoja, joissa liikutaan enemmän.
Puheluille ja videopalavereille voidaan varata erillinen tila, jos keskusteluääni muuten häiritsee ympäristöä tai jos tarvitaan puheen yksityisyyttä. Tällöin puhelinkoppi toimistoon tai muu äänieristetty työtila voi olla perusteltu vaihtoehto.
Avoimen tilan sisällä eri alueita voidaan rajata myös visuaalisesti. STORY WALL -tilanjakaja voi auttaa erottamaan esimerkiksi projektialueen tai yhteistyöpisteen muusta tilasta ilman kiinteää seinää.
Kaikkea ei tarvitse tehdä samalla työpisteellä
Pienen toimiston tehokkuus paranee, kun yhden työpisteen ei tarvitse palvella kaikkia työpäivän tilanteita.
Tavallinen työpöytä voi toimia pääasiallisena työpaikkana, mutta videopalaveri voidaan siirtää puhelinkoppiin ja tiimin keskustelu yhteiselle projektialueelle. Näin jokaisen työpisteen ympärille ei tarvitse rakentaa samoja ominaisuuksia.
Samalla on tärkeää mitoittaa ratkaisut oikein. Yhden henkilön puhelinkoppi sopii tyypillisesti lyhyisiin puheluihin tai verkkotapaamisiin, mutta useamman henkilön keskusteluihin tarvitaan suurempi neuvottelutila tai POD-huone.
Tutustu puhelinkoppeihin ja neuvotteluhuoneisiin.
Muunneltavuus kannattaa pienessä tilassa
Kun neliöitä on vähän, saman alueen käyttötarkoitus voi muuttua päivän aikana.
Aamulla tila voi palvella yksilötyötä, iltapäivällä pientä projektipalaveria ja myöhemmin epämuodollista keskustelua. Siksi kaikkien toimintojen ei tarvitse perustua kiinteisiin rakenteisiin.
Muunneltavuus voi tarkoittaa esimerkiksi:
- siirrettäviä tilanjakajia
- helposti uudelleen järjesteltäviä kalusteita
- monikäyttöisiä työ- ja tapaamispisteitä
- selkeää mutta kevyttä vyöhykkeistämistä.
Kaiken ei kuitenkaan tarvitse liikkua. Esimerkiksi puhelinkoppi tai äänieristetty työtila kannattaa sijoittaa pysyvästi paikkaan, johon pääsee helposti ilman että kulku häiritsee rauhallisempia työpisteitä.
Kulkureitit ratkaisevat yllättävän paljon
Pienessä toimistossa tiivis kalustus ei välttämättä tarkoita tehokasta tilankäyttöä.
Jos tuolien taakse ei jää riittävästi liikkumatilaa tai neuvottelupaikalle kuljetaan jatkuvasti muiden työpisteiden välistä, tila voi tuntua ahtaalta ja levottomalta.
Layoutia suunniteltaessa kannattaa tarkistaa:
- mistä toimistoon tullaan
- miten puhelinkoppiin tai neuvottelutilaan kuljetaan
- risteävätkö pääkulkureitit rauhallisten työpisteiden kanssa
- jääkö kalusteiden ympärille riittävästi liikkumatilaa
- onko usein käytettyihin toimintoihin helppo päästä.
Hyvä pohjaratkaisu ei täytä jokaista vapaata neliötä kalusteilla, vaan jättää tilaa myös liikkumiselle.
Milloin avoin työtila ei riitä?
Pieni toimisto ei tarkoita, että kaikki työ pitäisi tehdä samassa avoimessa tilassa.
Jos päivän aikana on paljon puheluita, pitkiä videopalavereita tai keskusteluja, joita muiden ei pitäisi kuulla, tarvitaan suljetumpi vaihtoehto. Näkösuoja voi lisätä visuaalista yksityisyyttä, mutta se ei tarjoa äänieristystä tai puheen yksityisyyttä.
Toisaalta suurta neuvottelutilaa ei välttämättä kannata käyttää arvokkaisiin neliöihin, jos sitä tarvitaan vain harvoin. Ratkaisun pitäisi seurata todellista käyttöä, ei oletusta siitä, millainen toimiston “kuuluu” olla.
Vältä liian tiivistä kalustamista
Yksi tavallisimmista pienen toimiston virheistä on ajatella tehokkuutta vain kalusteiden koon kautta.
Pienemmät pöydät voivat säästää tilaa, mutta ne eivät ratkaise sitä, miten puhelut, keskittyminen ja yhteistyö järjestetään. Jos jokainen neliö täytetään työpisteillä, muille työtilanteille ei jää käytännössä vaihtoehtoja.
Toimivampi lähtökohta on ensin määrittää tärkeimmät työtilanteet ja vasta sen jälkeen päättää, miten paljon tilaa kukin niistä tarvitsee.
Seuraa käyttöä ennen muutoksia
Ennen uuden layoutin suunnittelua kannattaa tarkkailla nykyistä tilaa muutaman päivän tai viikon ajan.
Kiinnitä huomiota esimerkiksi siihen:
- kuinka monta työpistettä on yhtä aikaa käytössä
- missä videopalaverit pidetään
- syntyykö puheluille jonoa
- mitkä alueet jäävät vähälle käytölle
- missä ihmiset hakeutuvat keskustelemaan.
Havainnot paljastavat usein, mitä uusi työtila todella tarvitsee. Jos osa työpisteistä on jatkuvasti tyhjänä mutta puhelutila on aina varattu, ongelma ei ratkea lisäämällä pöytiä.
Pieni toimisto ei tarvitse kaikkea – vain oikeat tilat
Pienen toimiston ei tarvitse jäljitellä suuren monitilatoimiston kaikkia ratkaisuja.
Usein riittää, että tunnistetaan muutama keskeinen tarve: tavallinen työpiste, rauhallisempi vaihtoehto, paikka puheluille ja videopalavereille sekä pieni yhteistyöalue.
Kun nämä toiminnot suhteutetaan todelliseen käyttöön, rajalliset neliöt voidaan käyttää tarkoituksenmukaisesti ilman, että tila tuntuu täyteen rakennetulta.
Suunnitteletko pientä toimistoa tai nykyisen tilan uudelleenjärjestelyä? Tutustu INTO Conceptin työtilaratkaisuihin tai ota yhteyttä tilaratkaisun suunnittelua varten.
