Dans quels cas une salle de réunion sans murs fixes est-elle efficace ?
Il n'est pas nécessaire de disposer d'une salle de réunion attitrée pour chaque réunion. Les brèves réunions d'équipe, les bilans de projet, les séances de brainstorming et l'examen collectif de documents peuvent souvent se dérouler dans un espace ouvert, à condition que la zone soit clairement délimitée par rapport aux postes de travail environnants.
Un tel espace de réunion convient particulièrement à un bureau multifonctionnel, où la même surface est utilisée de différentes manières en fonction de la journée de travail et des projets. Cet espace délimité de manière ouverte peut être utilisé le matin pour une réunion d'équipe, plus tard pour le travail sur un projet et l'après-midi pour des discussions informelles.
L'espace de négociation ouvert constitue une option viable lorsque :
- les discussions ne sont pas confidentielles
- les réunions sont généralement courtes
- il y a peu de participants
- on souhaite que cet espace reste facilement accessible
- il doit être possible de modifier la destination d'usage du bien immobilier
- On souhaite éviter les travaux de construction permanents.
Une solution ouverte n'est toutefois pas la même chose qu'une salle de réunion fermée. Elle peut aider à structurer l'espace et à réduire les distractions visuelles, mais elle ne garantit pas la confidentialité des conversations.
Une zone de négociation ouverte peut être délimitée sans structures permanentes
Un espace de réunion ouvert peut être délimité, par exemple, à l'aide de mobilier, de tapis, d'éclairage et de séparateurs acoustiques. L'objectif est de clarifier la fonction de cet espace tant pour ses utilisateurs que pour les personnes travaillant à proximité.
STORY WALL Séparateur de sol est un séparateur d'espace acoustique mobile et modulaire pouvant servir à délimiter des postes de travail, des espaces de projet et des salles de réunion. Les éléments montés sur roulettes peuvent être combinés pour former différents agencements, et les plus hauts Séparateur d'espace STORY WALL HIGH offre une protection visuelle supérieure à la normale dans un environnement ouvert.
Le séparateur d'espace STORY WALL ne transforme toutefois pas un espace ouvert en pièce insonorisée. Il permet de diviser l'espace, de réduire la visibilité directe et d'atténuer la propagation du son, mais les personnes travaillant à proximité peuvent toujours entendre les conversations. C'est pourquoi cet espace de réunion ouvert est particulièrement adapté à la collaboration courante, mais pas au traitement de sujets confidentiels.
Il est possible d'ajouter, à proximité du séparateur d'espace, des éléments facilitant le travail, tels qu'un écran, un tableau blanc ou d'autres supports de présentation. Ainsi, cet espace ouvert sert également de cadre aux projets et aux ateliers.
Dans quels cas a-t-on besoin d'une salle de réunion POD fermée ?
Une salle de réunion fermée se justifie lorsque la protection offerte par un espace ouvert n'est pas suffisante. C'est le cas, par exemple, lors d'entretiens avec le personnel, de rendez-vous avec des clients, de visioconférences et de réunions prolongées, au cours desquelles les bruits ou les mouvements environnants perturbent la concentration.
La salle de réunion POD prête à l'emploi permet de créer un espace fermé et séparé au sein du bureau, sans qu'il soit nécessaire d'aménager une salle de réunion traditionnelle intégrée au bâtiment. INTO Concept dans notre gamme d'espaces de travail et de réunion acoustiques Il existe différentes options, allant des espaces de travail individuels aux salles de réunion pouvant accueillir plusieurs personnes. La gamme comprend également des solutions modulables dont l'emplacement peut être modifié en fonction de l'évolution des besoins en matière d'espace.
Une salle de réunion POD fermée est particulièrement adaptée lorsque :
- le contenu de la conversation nécessite davantage de confidentialité
- La réunion se déroule par audio et visioconférence
- le bruit ambiant ne doit pas gêner l'écoute
- les réunions durent plus longtemps que d'habitude
- les participants ont clairement besoin d'un espace qui leur est réservé
- Il n'y a pas suffisamment de petites salles de réunion dans les bureaux.
L'espace de réunion ouvert et l'espace POD fermé ne sont donc pas directement interchangeables. Ils répondent à des besoins différents en matière d'environnement de travail.
Définissez d'abord l'usage prévu de la salle de réunion
Il est préférable de commencer la conception d'un espace de réunion par l'activité qui s'y déroulera, et non par le choix du produit. Il faut d'abord déterminer ce qui sera fait dans cet espace, combien de personnes l'utiliseront et quel niveau d'intimité le travail exige.
Pour les brèves réunions de mise au point, un espace ouvert et facilement accessible suffit souvent. Il n'est pas nécessaire de pouvoir le réserver pour une longue durée, et son aménagement doit être adapté à des discussions de courte durée.
Une réunion de planification plus longue impose davantage d'exigences au lieu qui l'accueille. Les participants ont besoin d'une table suffisamment grande, de sièges confortables, d'un bon éclairage, de prises électriques pour leurs appareils et, éventuellement, d'un écran pour les participants à distance.
Les conversations confidentielles, quant à elles, nécessitent un espace clos. Une simple délimitation visuelle ne suffit pas si l'on souhaite que la conversation ne soit pas entendue par les personnes présentes dans la pièce.
Pour servir de base à la conception, il convient de définir au moins :
- nombre habituel de participants
- durée moyenne des réunions
- le caractère confidentiel des réunions
- nombre de réunions à distance
- le matériel nécessaire en matière d'écrans et de caméras
- besoin d'électrification
- mode de réservation de la salle
- accès sans obstacle
- toute autre utilisation éventuelle du terrain.
L'acoustique des bureaux influe sur le bon fonctionnement d'un espace de réunion ouvert
Un espace de réunion ouvert génère inévitablement du bruit de conversation dans l'environnement. C'est pourquoi son emplacement doit être choisi en fonction des postes de travail nécessitant de la concentration et des autres activités génératrices de bruit.
Il n'est pas recommandé de placer cet espace au milieu d'une zone de travail calme ou juste à côté de postes de travail individuels. Même si les cloisons réduisent le contact visuel direct, une conversation continue peut tout de même déranger les personnes travaillant à proximité.
L'acoustique d'un bureau est déterminée par de nombreux facteurs. Les surfaces absorbantes du plafond et des murs, les moquettes, le mobilier, les cloisons, la forme de l'espace et les distances entre les différentes zones d'activité influencent ensemble le comportement du son.
Il faut également tenir compte des voies de circulation. L'espace de négociation ne doit pas être aménagé à un endroit où les participants risquent de bloquer le passage ou où le va-et-vient constant risque d'interrompre la discussion.
Les salles de réunion ouvertes et fermées peuvent se compléter mutuellement
Un espace de travail multifonctionnel efficace ne repose généralement pas sur un seul type de salle de réunion. Différentes situations nécessitent différentes options.
Un espace de discussion ouvert favorise la collaboration spontanée et les échanges informels. Il facilite les réunions de dernière minute sans qu'il soit nécessaire de réserver une salle à l'avance.
L'espace de réunion POD fermé offre une alternative plus calme pour les situations où les exigences en matière d'acoustique, d'intimité ou de concentration sont plus élevées. La gamme POD d'INTO Concept comprend des solutions allant des cabines téléphoniques aux salles de réunion pouvant accueillir plusieurs personnes, ce qui permet de combiner différents types d'espaces au sein d'un même environnement de travail.
Un ensemble équilibré peut par exemple comprendre :
- zone de projet ouverte
- une ou plusieurs cabines téléphoniques
- un espace de travail insonorisé pour une personne
- une petite salle de réunion POD pouvant accueillir deux ou quatre personnes
- une grande salle de réunion.
Lorsque les différents espaces sont destinés à des usages bien précis, les grandes salles de réunion ne sont pas réservées à des visioconférences individuelles et les espaces ouverts ne sont pas utilisés pour des discussions nécessitant de l'intimité.
La flexibilité permet de se préparer aux changements à venir
Les besoins en matière d'environnement de travail évoluent au rythme de l'organisation. D'ici quelques années, les effectifs, la structure des équipes, les pratiques de travail hybride et le taux d'occupation des bureaux pourraient être différents de ce qui avait été prévu lors de la conception des locaux.
Les cloisons mobiles et les espaces POD modulaires offrent davantage de possibilités pour l'avenir qu'une division des espaces entièrement fixe. La cloison STORY WALL peut être intégrée à un nouveau plan d'aménagement, et les modules POD mobiles peuvent être repositionnés à mesure que les besoins du bureau évoluent.
La modularité ne signifie pas qu'il faille réaménager l'espace en permanence. Son intérêt réside dans le fait que des modifications peuvent être apportées sans avoir à entreprendre de grands travaux de construction.
Évitez ces erreurs lors de la conception d'une salle de négociation
L'une des erreurs les plus courantes consiste à choisir une solution en se basant uniquement sur son aspect esthétique ou sur l'espace libre au sol. Un espace de réunion visuellement agréable ne sera pas fonctionnel si son usage, son emplacement ou son environnement acoustique ne sont pas adaptés.
Une autre erreur consiste à supposer qu'un séparateur d'espace transforme un espace ouvert en pièce privée. Le séparateur d'espace et un espace acoustique fermé répondent à des besoins différents.
La troisième erreur consiste à dimensionner toutes les salles de réunion en fonction du nombre maximal d'utilisateurs. Si la plupart des réunions se déroulent entre deux ou trois personnes, une seule grande salle de réunion ne suffit pas à répondre aux besoins quotidiens en matière d'espace.
La quatrième erreur consiste à négliger l'aspect technique. Le bon fonctionnement d'une salle de visioconférence dépend de l'emplacement de l'écran, de l'angle de la caméra, de l'éclairage, de l'installation électrique et de la sérénité visuelle de l'arrière-plan.
Comment choisir une salle de réunion adaptée
Optez pour un espace de réunion ouvert lorsque vous avez besoin d'un lieu facilement accessible et modulable pour vos réunions d'équipe courantes, vos séances de brainstorming et votre travail sur des projets.
Optez pour une salle de réunion POD fermée lorsque la discussion nécessite davantage d'isolation acoustique, de concentration ou d'intimité.
Souvent, la meilleure solution n'est pas de choisir uniquement l'une ou l'autre. Les espaces de collaboration ouverts et les salles de réunion fermées forment ensemble un environnement de travail polyvalent, dans lequel l'utilisateur peut choisir l'endroit qui convient le mieux à sa tâche.
Un espace de réunion sans cloisons fixes peut donc désigner deux types d'aménagements différents : un espace de collaboration ouvert et délimité, ou un espace POD fermé et prêt à l'emploi. La solution adéquate s'impose lorsque l'usage prévu, le nombre de participants, l'acoustique et les besoins d'aménagement sont définis avant le choix de l'espace ou du produit.
Il n'est pas forcément nécessaire de disposer d'une pièce fermée lorsque l'objectif est de créer un espace dédié aux brèves réunions, au travail de projet ou à la collaboration informelle. Dans un bureau ouvert, il est possible de délimiter un espace de réunion à l'aide de mobilier et de cloisons acoustiques sans avoir à modifier les structures murales du bâtiment.
Une telle solution convient particulièrement à un bureau à espaces multiples, où l'affectation des espaces de travail peut évoluer en fonction des équipes, des projets et des effectifs. L'espace de réunion ouvert peut être agrandi, réduit ou déplacé ultérieurement.
Cette solution fonctionne bien, par exemple :
- lors de brèves réunions d'équipe
- dans le cadre des travaux des groupes de projet
- lors de séances de brainstorming et d'ateliers
- lors de rencontres informelles
- lors de l'examen conjoint des documents ou des plans.
Un espace ouvert et délimité ne correspond toutefois pas à une salle de réunion fermée. Il n'offre pas le même niveau de confidentialité et ne doit pas être utilisé pour des discussions dont le contenu ne doit pas être entendu par les personnes présentes dans les environs.
