なぜマルチスペースオフィスにはルールが必要なのでしょうか？
マルチスペースオフィスはさまざまな選択肢を提供しますが、その活用方法は必ずしも自明ではありません。 ソファは休憩用なのか、それとも打ち合わせ用なのか？オープンなワークスペースでビデオ通話をしていいのだろうか？2人用の会議室を1日中予約することはできるのか？ 答えが推測に頼らざるを得ない状況では、同じ場所に対して相反する期待が寄せられてしまいます。.
ルールは、すべての行動を細かく規定することを目的としたものではありません。ルールを通じて、利用者はその都度、どの空間がそのタスクに適しているか、またいつ他の人の仕事の邪魔になるかを判断できるようになります。 このガイドラインは、そのスペースを利用するユーザーと協力して策定し、実際の状況に基づいて随時更新することが望ましいです。.
「INTO the Nordic Silence」というコンセプト 集中、協働、交流、コミュニケーション、そして変化するニーズに適応する業務のための家具を提供しています。たとえその空間でこれらの名称が使われていなくても、自社のオフィスのガイドラインにおいて、同様の機能を特定しておくことが推奨されます。.
電話やビデオ会議の場所を決める
最も一般的な問題、つまり集中して仕事をしている従業員の近くでの通話から始めましょう。短い電話が許可される場所と、より長いビデオ会議を行うべき場所を明確にしましょう。電話については、 公衆電話ボックス, 、また、それらがどのような用途に割り当てられているか、そして事前に予約できるかどうかも教えてください。.
単に会議室があるだけでは、混雑の問題は解決しません。会議室が長時間の会議で常に埋まっていると、短い電話をかける場所が見つからないかもしれません。 その場合は、利用ルールを明確にするか、収容人数を増やすか、あるいはさまざまなサイズのスペースをより適切に割り当てる必要があります。例えば、長めのグループミーティングは常に会議室で行うようにする、といった取り決めをしましょう。.
機密性の高い会話においては、会話のプライバシーと視線からの遮蔽を個別に評価する。 オープンなソファや吸音性の高い家具は落ち着いた雰囲気を醸し出すかもしれませんが、他者に会話が聞こえてはならない状況においては、それだけでは密閉された空間の代わりにはなりません。 この指針は、音響に関する専門用語を使わなくても理解できるものでなければなりません。.
「集中」と「向き合い」の境界線を明確にしておく
「静寂エリア」のルールは簡単に言えば、そこでは個人作業を行い、長めの会話は別の場所で行うということです。 同時に、その場で解決すべき問題の扱い方も決めておきましょう。同僚に、隣の会話スペースに移動してもらうよう頼むことはできるでしょうか？他の人の邪魔にならないように、即興的なアイデアはどこで話し合えばよいでしょうか？
開放的な交流エリアでは、会話はその用途にふさわしいものです。ただし、そのスペースが作業スペースの近くにある場合は、利用に制限を設ける必要があるかもしれません。 短い二人だけの会話と、騒がしいワークショップは、それぞれ異なる形で周囲に負担をかけます。共通のルールがあれば、それらに適切な場所を選ぶのに役立ちます。.
空間の物理的な認識しやすさが、その指針を支えています。座席の向き、家具の配置、そして 間仕切り ディスカッションエリアがどこから始まるかを示すことができます。. ストーリーウォール・フロアディバイダー 視界を絞り込み、その領域を認識しやすくすることはできますが、視覚的な境界を、発話を隔離する構造として提示してはなりません。.
施設の用途に応じて予約方針を定める
すべての場所を同じ方法で予約する必要はありません。大きな会議室はカレンダーでの予約が必要になる場合がありますが、短い打ち合わせ用の座席エリアは、多くの場合、予約なしで利用できます。 どのような状況で予約が必要か、1人がそのスペースをどのくらいの時間利用できるか、そして未使用の予約はどのように解放されるかについて、事前に取り決めておきましょう。.
また、ユーザーがその場所を離れる際の行動についても指示します。機器の電源を切るか、備品を元の場所に戻すか、次の利用者がすぐに使えるように表面をきれいにしておくかなどです。 こうした些細なことが、次の利用者が同じスペースを簡単に選べるかどうかに影響します。. 会議室の選択肢 したがって、比較する際には、人数だけでなく、予約や利用の状況も併せて検討することが重要です。.
用途が変化するエリアには、時期によって複数の利用方法が適している場合があります。 ただし、誰が配置を変更できるか、備品を元の場所に戻す場所、そして同時進行の活動が隣接するエリアに支障をきたさないようにするにはどうすればよいかを、明確に記録しておきましょう。柔軟性は、利用者が変更や元の状態への復元を簡単に行える場合に、最も効果的に機能します。.
ルールを試してみて、観察結果に基づいて修正してください
まず、1ページの草案を作成してください。各領域について、目的、適切な課題、会話レベル、および注意事項（あれば）を記述してください。 ユーザーにこのガイドラインを見せ、数週間試してみてください。適切な場所が簡単に見つかったケースや、不明確だったケースの例を収集してください。.
同じ問題が繰り返される場合は、新たな利用制限を追加する前に、その原因を突き止めてください。利用者が利用ガイドを知らない、適切なスペースが遠すぎる、あるいは混雑時にスペースが不足しているといった理由が考えられます。 ルールは不足している収容能力を補うものではありませんが、既存のスペースを適切に活用する助けとなります。.
最終的なガイドラインは、選択が行われる場所、つまりオリエンテーション、予約システム、必要に応じてそのスペースの近くなどに掲示しておきましょう。 業務方法や備品に変更があった場合は、ガイドラインも更新してください。そうすることで、マルチスペースオフィスのルールは日々の業務の助けとなり続け、壁に貼られただけの古びた文書にはなりません。.
