Was bedeutet der Platzbedarf für Büroräume in der Praxis?
Der Platzbedarf ergibt sich aus dem Verhältnis zwischen Aufgabe und Umgebung. Eine Person kann im Laufe eines Tages einen Text verfassen, der hohe Konzentration erfordert, an einer Videokonferenz teilnehmen, ein vertrauliches Gespräch führen und sich mit einem Kollegen austauschen. Nicht alle diese Situationen erfordern einen eigenen Raum, aber sie eignen sich auch nicht für denselben offenen Arbeitsplatz.
Daher empfiehlt es sich, die Bestandsaufnahme anhand von Tätigkeiten und nicht anhand von Produkten durchzuführen. Erfassen Sie zunächst Einzelarbeit, Telefonate, Einzelgespräche, kleine Besprechungen, größere Zusammenkünfte und informelle Begegnungen. Fügen Sie zu jedem Punkt den erforderlichen Grad an Privatsphäre, die typische Dauer, die Teilnehmerzahl und den Zeitpunkt hinzu. So wird auch sichtbar, welche Situationen zeitlich zusammenfallen.
Die Anforderungen an die Akustik sollten genau definiert werden. Eine schalldämpfende Oberfläche kann den akustischen Komfort eines Raumes verbessern, garantiert jedoch nicht allein, dass Gespräche nicht in benachbarte Räume dringen. Gespräche, die Vertraulichkeit erfordern, brauchen eine dafür geeignete Raumlösung. Ein Sichtschutz erfüllt wiederum andere Anforderungen als die Isolierung von Gesprächen.
Sammeln Sie auf verschiedene Arten Erkenntnisse über die Arbeit
Beginnen Sie mit kurzen Gesprächen mit den verschiedenen Teams. Fragen Sie, bei welchen Aufgaben der Arbeitsplatz gut funktioniert, wohin die Mitarbeiter ausweichen müssen und wann kein geeigneter Platz zu finden ist. Die Antworten sollten sich auf die konkrete Situation beziehen: ”Wo hast du dein letztes Videogespräch unter vier Augen geführt?” liefert nützlichere Informationen als ”Möchtest du mehr Besprechungsräume?”
Machen Sie anschließend an verschiedenen Wochentagen und zu unterschiedlichen Uhrzeiten eine kurze Beobachtungsrunde. Notieren Sie, welche Räume reserviert sind, welche tatsächlich genutzt werden und wohin sich die Menschen ohne Reservierung begeben. Ein vollgepackter Kalender für einen Besprechungsraum bedeutet nicht unbedingt, dass alle Besprechungen einen großen Raum erfordern. Andererseits kann ein scheinbar freier Raum ungenutzt bleiben, wenn er sich am falschen Ort befindet oder seine Nutzung unklar ist.
Der Rhythmus der Telearbeit beeinflusst die Auswertung. Passen Sie die Auswertung an die Präsenz an, die den Alltag widerspiegelt, und überprüfen Sie die geschäftigsten Tage gesondert. Auf der Grundlage eines einzigen ruhigen Freitags oder eines außergewöhnlich hektischen Dienstags sollten keine dauerhaften Entscheidungen getroffen werden.
Wandle die Beobachtungen in verschiedene Zustände um
Gruppieren Sie die Bedürfnisse danach, ob die Aktivität Konzentration, gemeinsames Arbeiten, ungezwungene Begegnungen oder Privatsphäre für Gespräche erfordert. Das Projekt „INTO the Nordic Silence“ stellt diese Situationen als sich gegenseitig ergänzende Bereiche dar. Das Modell hilft dabei, die Frage zu stellen, ob in der Arbeitsumgebung eine bestimmte Funktion gänzlich fehlt.
Beispielsweise können zahlreiche kurze Anrufe für leicht erreichbare Telefonzellen. Für eine längere Zeit der selbstständigen Arbeit ist möglicherweise eine andere Art von Arbeitsfläche. Ein offener Aufenthaltsbereich kann mit Sofas und Tischen eingerichtet werden, doch für vertrauliche Kundengespräche ist eine gesonderte Bewertung der Privatsphäre erforderlich. Eine einzige Art von Einrichtung reicht nicht aus, um allen Situationen gerecht zu werden.
Zeichnen Sie abschließend einen einfachen Tagesablauf ein: Wo beginnt der Mitarbeiter seinen Arbeitstag, wohin begibt er sich während eines Telefonats und wo trifft sich das Team? Überprüfen Sie dabei auch die Wege. Wenn der gemeinsame Besprechungsbereich direkt neben ruhigen Arbeitsplätzen eingerichtet wird, kann es zu Konflikten bei der Raumnutzung kommen, auch wenn beide Bereiche getrennt voneinander genutzt werden.
Wie werden die Bedürfnisse nach ihrer Wichtigkeit geordnet?
Es muss nicht alles auf einmal umgesetzt werden. Unterscheiden Sie bei Ihren Beobachtungen drei Ebenen: wiederkehrendes Problem, gelegentlicher Bedarf und bevorstehende Veränderung. Ein wiederkehrendes Problem kann beispielsweise sein, dass zu Stoßzeiten kein Platz für Videokonferenzen gefunden wird. Ein gelegentlicher Bedarf kann beispielsweise ein großer Workshop sein, der ein paar Mal im Monat stattfindet. Eine bevorstehende Veränderung kann mit dem Wachstum des Teams oder den Praktiken der Präsenzarbeit zusammenhängen.
Vergleichen Sie für jeden Bedarf mehrere Umsetzungsmöglichkeiten. Lässt sich die derzeitige Raumnutzung ändern? Reicht die Einrichtung des offenen Bereichs aus? Wird ein schallisolierter Raum benötigt? Mobile Möbel können beim Ausprobieren der Raumaufteilung helfen, doch ihre akustischen Eigenschaften und ihr Beitrag zur Privatsphäre müssen gesondert bewertet werden. Optionen für Raumteiler Sie eignen sich beispielsweise zur Wahrnehmung visueller Bereiche; man sollte sie nicht als Gegenstück zu einem geschlossenen Verhandlungsraum betrachten.
Halten Sie auch die Gründe für die Entscheidung fest. Wenn die Entscheidung darauf beruht, dass die Telefonate die Kollegen in der Umgebung stören, sollten Sie genau diese Beobachtung nach der Einführung erneut überprüfen. Die bloße Anwesenheit neuer Möbel ist noch kein Beweis dafür, dass das Problem behoben ist.
Die Wege spielen eine überraschend große Rolle
In einem kleinen Büro bedeutet eine dichte Einrichtung nicht unbedingt eine effiziente Raumnutzung.
Wenn hinter den Stühlen nicht genügend Bewegungsfreiheit bleibt oder man ständig zwischen anderen Arbeitsplätzen hindurch zum Besprechungsort gehen muss, kann der Raum beengt und unruhig wirken.
Bei der Planung des Layouts sollten Sie Folgendes überprüfen:
- Wo befindet sich das Büro?
- Wie gelangt man zur Telefonzelle oder zum Besprechungsraum?
- Kreuzen sich die Hauptverkehrswege mit den ruhigen Arbeitsplätzen?
- Bleibt um die Möbel herum genügend Bewegungsfreiheit?
- Sind häufig verwendete Funktionen leicht zugänglich?.
Ein guter Grundriss füllt nicht jeden freien Quadratmeter mit Möbeln aus, sondern lässt auch Platz zum Bewegen.
Die häufigsten Fehler bei der Kartierung
Der erste Fehler besteht darin, nur die Sitzplätze zu zählen. Der zweite besteht darin, die Bedürfnisse nur bei einem Team zu erfragen. Der dritte besteht darin, alle Besprechungen gleich zu behandeln. Der vierte Fehler besteht darin, Aspekte der Raumnutzung außer Acht zu lassen: Reservierungsverfahren, Ausstattung, Beleuchtung, Belüftung und die Möglichkeit der Nutzer, einen geeigneten Ort auszuwählen.
Eine gute Bestandsaufnahme endet mit einer prägnanten Beschreibung der Anforderungen, nicht mit einer fertigen Einkaufsliste. Darin werden die Arbeitssituationen, ihre Häufigkeit, ihr zeitliches Zusammentreffen, die Nutzer und die erforderliche Privatsphäre dargestellt. Erst danach lohnt es sich, Grundrisslösungen und Produkte zu vergleichen.
Sobald der Raumbedarf des Büros erfasst ist, Entdecken Sie das Konzept „INTO the Nordic Silence“ und überlegen Sie, welche Räumlichkeiten Ihre derzeitige Arbeitsumgebung ergänzen würden.
