¿Qué significan en la práctica las necesidades de espacio de una oficina?
La necesidad de espacio es la relación entre la tarea y el entorno. Una misma persona puede, a lo largo de un mismo día, redactar un texto que requiera concentración, participar en una videoconferencia, mantener una conversación confidencial y intercambiar ideas con un compañero. Ninguna de estas situaciones requiere una sala privada, pero tampoco encajan en el mismo puesto de trabajo abierto.
Por eso, conviene realizar el análisis a partir de las actividades, no de los productos. Anota primero el trabajo individual, las llamadas, las conversaciones a solas, las reuniones breves, las reuniones más grandes y los encuentros informales. Añade en cada caso el nivel de privacidad necesario, la duración habitual, el número de participantes y la hora. De este modo, también se podrá ver qué situaciones coinciden en el tiempo.
Es importante definir con precisión las necesidades en materia de control acústico. Una superficie que amortigüe el sonido puede mejorar el confort acústico de un espacio, pero por sí sola no garantiza que la conversación no se oiga en el espacio contiguo. Una conversación que requiera privacidad requiere una solución espacial adecuada. Por su parte, la protección visual responde a una necesidad diferente a la del aislamiento acústico.
Recopila información sobre el trabajo de varias formas
Empieza con breves conversaciones con los distintos equipos. Pregunta en qué tareas el puesto de trabajo funciona bien, en qué casos la gente tiene que desplazarse a otro lugar y cuándo no se encuentra un espacio adecuado. Conviene vincular las respuestas a la situación concreta: ”¿Dónde celebraste tu última videoconferencia a dos?” proporciona información más útil que ”¿Quieres más salas de reuniones?”.”
A continuación, realiza una breve ronda de observación en diferentes días de la semana y a diferentes horas. Anota qué espacios están reservados, cuáles se utilizan realmente y a cuáles acuden las personas sin reserva previa. Que la agenda de una sala de reuniones esté llena no significa necesariamente que todas las reuniones necesiten una sala grande. Por otro lado, un espacio que parezca libre puede quedar sin utilizar si está situado en un lugar inadecuado o si su uso no está claro.
El ritmo del teletrabajo influye en el análisis. Adapta los datos a la presencia habitual en el día a día y comprueba por separado los días de mayor actividad. No conviene tomar decisiones definitivas basándose en un solo viernes tranquilo o en un martes excepcionalmente ajetreado.
Transforma las observaciones en diferentes estados
Clasifica las necesidades según si la actividad requiere concentración, trabajo en equipo, un encuentro informal o privacidad para hablar. El proyecto «INTO the Nordic Silence» describe estas situaciones como zonas que se complementan entre sí. El modelo ayuda a plantearse si en el entorno laboral falta alguna función por completo.
Por ejemplo, las numerosas llamadas breves pueden favorecer la fácil accesibilidad cabinas telefónicas. Para un trabajo autónomo de mayor duración, puede ser necesario otro tipo de espacio de trabajo. Una zona de encuentro abierta puede funcionar con sofás y mesas, pero una conversación confidencial con un cliente requiere una evaluación específica de la privacidad. Un solo tipo de mobiliario no sirve para todas las situaciones.
Por último, dibuja un recorrido sencillo a lo largo del día: ¿por dónde empieza el empleado, adónde se desplaza durante una llamada y dónde se reúne el equipo? Aprovecha para comprobar las rutas de desplazamiento. Si la zona común de conversación se sitúa justo al lado de los puestos de trabajo tranquilos, los usos de las instalaciones pueden entrar en conflicto, aunque ambas zonas funcionen de forma independiente.
¿Cómo se clasifican las necesidades por orden de prioridad?
No es necesario ponerlo todo en práctica de una sola vez. Distingue tres niveles en tus observaciones: un problema recurrente, una necesidad puntual y un cambio futuro. Un problema recurrente puede ser que no haya espacio para las videollamadas en las horas punta. Una necesidad puntual puede ser un taller a gran escala que se celebre unas cuantas veces al mes. Un cambio futuro puede estar relacionado con el crecimiento del equipo o con las prácticas de trabajo presencial.
Compara varias opciones de implementación para cada necesidad. ¿Se puede cambiar el uso actual de la sala? ¿Es suficiente el mobiliario de un espacio diáfano? ¿Se necesita un espacio que aísle el sonido? El mobiliario móvil puede ayudar a probar diferentes distribuciones, pero sus características acústicas y de privacidad deben evaluarse por separado. Opciones de separadores de espacios Son adecuadas, por ejemplo, para la percepción de los espacios visuales; no deben considerarse el equivalente a una sala de reuniones cerrada.
Anota también los motivos de la decisión. Si la solución se elige porque las llamadas molestan a quienes trabajan a tu alrededor, evalúa precisamente este aspecto tras la puesta en marcha. La mera existencia del nuevo mobiliario no garantiza que el problema haya desaparecido.
Las rutas de desplazamiento tienen una influencia sorprendentemente grande
En una oficina pequeña, un mobiliario muy apretado no tiene por qué significar un uso eficiente del espacio.
Si no queda suficiente espacio para moverse detrás de las sillas o si hay que pasar constantemente entre otros puestos de trabajo para llegar a la sala de reuniones, el espacio puede parecer estrecho e inquietante.
A la hora de diseñar la maquetación, conviene comprobar lo siguiente:
- por dónde se accede a la oficina
- cómo se accede a la cabina telefónica o a la sala de reuniones
- ¿Se cruzan las vías de paso principales con las zonas de trabajo tranquilas?
- ¿Queda suficiente espacio libre alrededor de los muebles?
- ¿Es fácil acceder a las funciones más utilizadas?.
Un buen diseño de planta no llena cada metro cuadrado libre con muebles, sino que deja espacio también para moverse.
Los errores más comunes en la elaboración de mapas
El primer error es contar solo los asientos. El segundo es preguntar por las necesidades solo a un equipo. El tercero es tratar todas las reuniones como si fueran iguales. El cuarto es pasar por alto los aspectos relacionados con el uso de las instalaciones: la política de reservas, el equipamiento, la iluminación, la ventilación y la posibilidad de que los usuarios elijan el lugar que más les convenga.
Un buen análisis previa culmina en una descripción concisa de las necesidades, no en una lista de la compra ya preparada. En ella se recogen las situaciones de trabajo, su frecuencia, su simultaneidad, los usuarios y el nivel de privacidad requerido. Solo después de esto merece la pena comparar las soluciones de distribución y los productos.
Una vez registradas las necesidades de espacio de la oficina, Descubre el concepto «INTO the Nordic Silence» y piensa qué tipo de espacios complementarían tu entorno de trabajo actual.
