Cosa significano in pratica le esigenze di spazio dell’ufficio?
Il fabbisogno di spazio è il rapporto tra l’attività da svolgere e l’ambiente circostante. Nel corso della stessa giornata, una persona può scrivere un testo che richiede concentrazione, partecipare a una videoconferenza, avere una conversazione riservata e scambiare idee con un collega. Non tutte queste situazioni richiedono una stanza a sé stante, ma non sono nemmeno adatte allo stesso spazio di lavoro aperto.
Per questo motivo è consigliabile effettuare la mappatura in base alle attività, non ai prodotti. Registra innanzitutto il lavoro individuale, le telefonate, le conversazioni a tu per tu, le piccole riunioni, gli incontri più grandi e gli incontri informali. Aggiungi per ciascuna voce il livello di riservatezza richiesto, la durata tipica, il numero di partecipanti e l’orario. In questo modo sarà anche possibile individuare quali situazioni si sovrappongono nel tempo.
È opportuno definire con precisione le esigenze in materia di gestione del suono. Una superficie fonoassorbente può migliorare il comfort acustico di un ambiente, ma da sola non garantisce che la conversazione non sia udibile dall’esterno. Una conversazione che richiede riservatezza necessita di una soluzione spaziale adeguata. La protezione visiva, d’altra parte, risponde a un’esigenza diversa rispetto all’isolamento acustico.
Raccogli informazioni sul lavoro in diversi modi
Inizia con brevi colloqui con i vari team. Chiedi in quali attività la postazione di lavoro funziona bene, in quali casi le persone sono costrette a spostarsi altrove e quando non si riesce a trovare uno spazio adeguato. È consigliabile collegare le risposte alla situazione concreta: ”Dove hai tenuto l’ultima videoconferenza a due?” fornisce informazioni più utili rispetto a ”Vuoi più sale riunioni?”.”
Successivamente, effettua un breve giro di osservazione nei diversi giorni della settimana e in diversi orari. Prendi nota di quali spazi sono riservati, quali sono effettivamente in uso e dove si recano le persone senza prenotazione. Un calendario fitto di riunioni non significa necessariamente che tutte le riunioni richiedano una sala grande. D'altra parte, uno spazio che sembra libero potrebbe rimanere inutilizzato se si trova nel posto sbagliato o se non è chiaro come utilizzarlo.
Il ritmo del lavoro da remoto influisce sull’analisi. Valuta la situazione in base alla presenza tipica della vita quotidiana e verifica separatamente i giorni più intensi. Non è consigliabile prendere decisioni definitive basandosi su un singolo venerdì tranquillo o su un martedì eccezionalmente frenetico.
Trasforma le osservazioni in diversi stati
Raggruppa le esigenze a seconda che l'attività richieda concentrazione, lavoro di gruppo, incontri informali o privacy per conversare. Il progetto "INTO the Nordic Silence" descrive queste situazioni come zone che si completano a vicenda. Il modello aiuta a chiedersi se nell’ambiente di lavoro manchi del tutto una determinata funzione.
Ad esempio, le numerose telefonate brevi possono favorire la facile accessibilità cabine telefoniche. Per un lavoro autonomo di più lunga durata potrebbe essere necessario un altro tipo di spazio di lavoro. Uno spazio di incontro aperto può funzionare con divani e tavoli, ma una conversazione riservata con un cliente richiede una valutazione a parte in termini di privacy. Un unico tipo di arredamento non è adatto a tutte le situazioni.
Infine, traccia un semplice percorso giornaliero: da dove parte il dipendente, dove si sposta durante una telefonata e dove si riunisce il team? Verifica anche i percorsi di spostamento. Se l’area comune dedicata alle discussioni viene collocata proprio accanto a postazioni di lavoro tranquille, le modalità di utilizzo degli spazi potrebbero entrare in conflitto tra loro, anche se entrambe le aree funzionassero in modo indipendente.
Come si stabilisce l'ordine di priorità delle esigenze?
Non è necessario attuare tutto in una volta sola. Distingui tre livelli tra le osservazioni: un problema ricorrente, un’esigenza occasionale e un cambiamento futuro. Un problema ricorrente potrebbe essere l’impossibilità di trovare uno spazio per le videochiamate nelle ore di punta. Un’esigenza occasionale può essere l’organizzazione di un grande workshop un paio di volte al mese. Un cambiamento futuro può riguardare la crescita del team o le pratiche di lavoro in presenza.
Valuta diverse soluzioni per ogni esigenza. È possibile modificare la destinazione d’uso dell’attuale locale? È sufficiente l'arredamento di uno spazio aperto? È necessario uno spazio insonorizzato? I mobili spostabili possono aiutare a sperimentare diverse disposizioni, ma le loro caratteristiche acustiche e relative alla privacy devono essere valutate separatamente. Opzioni per i divisori di spazio sono adatte, ad esempio, alla percezione degli spazi visivi; non vanno considerate l’equivalente di una sala riunioni chiusa.
Annotate anche le motivazioni della decisione. Se la soluzione viene scelta perché le telefonate disturbano chi lavora nelle vicinanze, valuta proprio questo aspetto dopo l’introduzione della misura. La semplice presenza di un nuovo arredo non dimostra ancora che il problema sia stato risolto.
I percorsi sono sorprendentemente determinanti
In un piccolo ufficio, un arredamento compatto non significa necessariamente un uso efficiente dello spazio.
Se dietro le sedie non c’è spazio sufficiente per muoversi o se per raggiungere la sala riunioni si deve passare continuamente tra le altre postazioni di lavoro, l’ambiente può sembrare angusto e inquietante.
Quando si progetta il layout, è bene verificare:
- da dove si entra in ufficio
- come si arriva alla cabina telefonica o alla sala riunioni
- I percorsi principali si incrociano con le postazioni di lavoro tranquille?
- Rimane spazio sufficiente per muoversi intorno ai mobili?
- È facile accedere alle funzioni più utilizzate?.
Una buona progettazione degli spazi non riempie ogni singolo metro quadrato libero con mobili, ma lascia spazio anche per muoversi.
Gli errori più comuni nella mappatura
Il primo errore è quello di considerare solo i posti a sedere. Il secondo è quello di chiedere quali siano le esigenze a un solo team. Il terzo è quello di trattare tutte le riunioni allo stesso modo. Il quarto è trascurare gli aspetti legati all’utilizzo degli spazi: le procedure di prenotazione, le attrezzature, l’illuminazione, la ventilazione e la possibilità per gli utenti di scegliere il luogo più adatto.
Una buona analisi si conclude con una descrizione sintetica delle esigenze, non con una lista della spesa già pronta. In essa emergono le situazioni lavorative, la loro frequenza, la loro concomitanza, gli utenti e il livello di privacy richiesto. Solo dopo è opportuno confrontare le soluzioni di layout e i prodotti.
Una volta registrati i requisiti di spazio dell'ufficio, Scopri il concetto di "INTO the Nordic Silence" e valuta quali spazi potrebbero integrare il tuo attuale ambiente di lavoro.
