Wann eignet sich ein Besprechungsraum ohne feste Wände?
Nicht für jede Besprechung ist ein fester Besprechungsraum erforderlich. Kurze Teambesprechungen, Projektbesprechungen, Brainstorming und die gemeinsame Sichtung von Unterlagen können oft in einem offenen Raum stattfinden, sofern der Bereich klar von den umliegenden Arbeitsplätzen abgegrenzt ist.
Ein solcher Besprechungsbereich eignet sich besonders für ein Großraumbüro, in dem dieselben Flächen je nach Arbeitstag und Projekt unterschiedlich genutzt werden. Der offen abgegrenzte Bereich kann morgens für Teambesprechungen, später für Projektarbeit und am Nachmittag für informelle Gespräche genutzt werden.
Ein offener Verhandlungsraum ist eine sinnvolle Alternative, wenn:
- Die Gespräche sind nicht vertraulich.
- Die Sitzungen sind in der Regel kurz.
- Es gibt nur wenige Teilnehmer
- Der Raum soll leicht zugänglich bleiben
- Es muss möglich sein, die Zweckbestimmung der Immobilie zu ändern
- Man möchte dauerhafte Bauarbeiten vermeiden.
Eine offene Raumlösung ist jedoch nicht dasselbe wie ein abgeschlossener Besprechungsraum. Sie kann zwar dazu beitragen, den Raum zu strukturieren und visuelle Ablenkungen zu verringern, garantiert jedoch keine Vertraulichkeit bei Gesprächen.
Ein offener Verhandlungsbereich kann ohne feste Strukturen abgegrenzt werden
Ein offener Besprechungsbereich lässt sich beispielsweise durch Möbel, Teppiche, Beleuchtung und akustische Raumteiler gestalten. Ziel ist es, die Zweckbestimmung des Bereichs sowohl für die Nutzer als auch für die umliegenden Mitarbeiter deutlich zu machen.
STORY WALL Bodenteiler ist ein mobiler und modularer akustischer Raumteiler, der zur Abgrenzung von Arbeitsplätzen, Projektbereichen und Besprechungsräumen eingesetzt werden kann. Die auf Rollen beweglichen Elemente lassen sich zu verschiedenen Konfigurationen kombinieren, und die höheren STORY WALL HIGH – Raumteiler bietet in einer offenen Umgebung mehr Sichtschutz als üblich.
Der Raumteiler „STORY WALL“ verwandelt den offenen Bereich jedoch nicht in einen schallisolierten Raum. Er hilft dabei, den Raum zu unterteilen, den direkten Sichtkontakt zu verringern und die Schallausbreitung zu dämpfen, aber die umliegenden Mitarbeiter können die Gespräche weiterhin hören. Daher eignet sich der offene Besprechungsbereich am besten für die allgemeine Zusammenarbeit, nicht jedoch für die Erörterung vertraulicher Angelegenheiten.
Im Zusammenhang mit dem Raumteiler können Elemente integriert werden, die die Arbeit unterstützen, wie beispielsweise ein Bildschirm, eine Weißwandtafel oder andere Präsentationsflächen. Auf diese Weise dient der offene Bereich auch als Plattform für Projektarbeit und Workshops.
Wann wird ein abgeschlossener POD-Besprechungsraum benötigt?
Ein abgeschlossener Besprechungsraum ist dann sinnvoll, wenn der Schutz, den ein offener Bereich bietet, nicht ausreicht. Zu solchen Situationen zählen beispielsweise Mitarbeitergespräche, Kundentermine, Videokonferenzen und längere Besprechungen, bei denen Geräusche oder Bewegungen aus der Umgebung die Konzentration beeinträchtigen.
Der fertige POD-Besprechungsraum bildet einen separaten, abgeschlossenen Bereich im Büro, ohne dass im Gebäude ein herkömmlicher, fest eingebauter Besprechungsraum eingerichtet werden muss. INTO Concepts im Sortiment an akustisch optimierten Arbeits- und Besprechungsräumen Das Angebot reicht von Arbeitsplätzen für eine Person bis hin zu Besprechungsräumen für mehrere Nutzer. Das Sortiment umfasst auch mobile Lösungen, deren Aufstellung je nach sich ändernden Raumbedürfnissen angepasst werden kann.
Der abgeschirmte POD-Besprechungsraum eignet sich besonders, wenn:
- Der Inhalt des Gesprächs erfordert mehr Privatsphäre
- Bei der Sitzung werden Audio- und Videokonferenzen genutzt
- Umgebungsgeräusche dürfen das Hören nicht beeinträchtigen
- Die Besprechungen dauern länger als gewöhnlich.
- Die Teilnehmer benötigen eindeutig einen eigenen Raum
- Im Büro gibt es nicht genügend kleine Besprechungsräume.
Ein offener Besprechungsbereich und ein abgeschlossener POD-Raum sind also nicht direkt austauschbar. Sie erfüllen unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsumgebung.
Legen Sie zunächst den Verwendungszweck des Besprechungsraums fest
Bei der Planung eines Besprechungsraums sollte man von der Nutzung ausgehen und nicht von der Auswahl der Produkte. Zunächst muss festgelegt werden, wozu der Raum genutzt wird, wie viele Personen ihn nutzen werden und wie viel Privatsphäre die Arbeit erfordert.
Für kurze Besprechungen reicht oft ein offener, schnell zugänglicher Bereich aus. Er muss nicht für längere Zeit reserviert werden, und die Einrichtung sollte kurze Gespräche fördern.
Eine längere Planungsbesprechung stellt höhere Anforderungen an die Räumlichkeiten. Die Teilnehmer benötigen einen ausreichend großen Tisch, bequeme Stühle, eine gute Beleuchtung, Stromanschlüsse für ihre Geräte und gegebenenfalls einen Bildschirm für Teilnehmer, die aus der Ferne zugeschaltet sind.
Vertrauliche Gespräche erfordern hingegen einen abgeschlossenen Raum. Eine rein visuelle Abgrenzung reicht nicht aus, wenn man nicht möchte, dass das Gespräch in die Umgebung dringt.
Als Grundlage für die Planung sollten zumindest folgende Punkte festgelegt werden:
- übliche Teilnehmerzahl
- durchschnittliche Dauer der Sitzungen
- Vertraulichkeit der Sitzungen
- Anzahl der Online-Besprechungen
- die erforderliche Bildschirm- und Kameratechnik
- Bedarf an Elektrifizierung
- Art der Raumreservierung
- barrierefreier Zugang
- eine mögliche andere Nutzung des Grundstücks.
Die Akustik im Büro beeinflusst die Funktionalität des offenen Besprechungsbereichs
Ein offener Besprechungsbereich verursacht zwangsläufig Geräusche in der Umgebung. Daher muss seine Lage im Verhältnis zu Arbeitsplätzen, die Konzentration erfordern, und anderen geräuschverursachenden Tätigkeiten geplant werden.
Der Bereich sollte nicht inmitten einer ruhigen Arbeitszone oder direkt neben einzelnen Arbeitsplätzen eingerichtet werden. Auch wenn Raumteiler den direkten Blickkontakt einschränken, können anhaltende Gespräche dennoch die in der Nähe arbeitenden Personen stören.
Die Akustik eines Büros setzt sich aus vielen Faktoren zusammen. Die schallabsorbierenden Oberflächen an Decke und Wänden, Teppiche, Möbel, Raumteiler, die Raumform sowie die Abstände zwischen den verschiedenen Funktionsbereichen beeinflussen gemeinsam das Schallverhalten.
Auch die Laufwege müssen berücksichtigt werden. Der Besprechungsbereich sollte nicht an einer Stelle eingerichtet werden, an der die Teilnehmer den Gang versperren oder an der der ständige Durchgangsverkehr die Unterhaltung unterbricht.
Offene und geschlossene Besprechungsräume können sich gegenseitig ergänzen
Ein gut funktionierendes Büro mit verschiedenen Raumtypen basiert in der Regel nicht nur auf einer einzigen Art von Besprechungsraum. Für unterschiedliche Situationen sind unterschiedliche Optionen erforderlich.
Ein offener Besprechungsbereich fördert die spontane Zusammenarbeit und kurze Gespräche. Er senkt die Hemmschwelle, sich schnell und ohne gesonderte Raumreservierung zu treffen.
Der abgeschlossene POD-Besprechungsraum bietet eine ruhigere Alternative für Situationen, in denen höhere Anforderungen an die Akustik, die Privatsphäre oder die Konzentration gestellt werden. Das POD-Sortiment von INTO Concept umfasst Lösungen, die von Telefonkabinen bis hin zu Besprechungsräumen für mehrere Personen reichen, wodurch die Kombination verschiedener Raumtypen in ein und derselben Arbeitsumgebung ermöglicht wird.
Ein ausgewogenes Gesamtkonzept kann beispielsweise Folgendes umfassen:
- offener Projektbereich
- eine oder mehrere Telefonzellen
- ein schallisolierter Arbeitsbereich für eine Person
- ein kleiner POD-Besprechungsraum für zwei oder vier Personen
- einen großen, fest eingerichteten Besprechungsraum.
Wenn die verschiedenen Räume klar definierten Verwendungszwecken dienen, werden große Besprechungsräume nicht für einzelne Videokonferenzen belegt, und offene Bereiche werden nicht für Gespräche genutzt, die Privatsphäre erfordern.
Flexibilität hilft dabei, sich auf künftige Veränderungen vorzubereiten
Die Anforderungen an Arbeitsumgebungen ändern sich mit der Organisation. Die Mitarbeiterzahl, die Teamstruktur, die Praktiken im Bereich des hybriden Arbeitens und die Auslastung der Büroräume können in einigen Jahren anders aussehen als zum Zeitpunkt der Raumplanung.
Verschiebbare Raumteiler und modulare POD-Räume bieten mehr Optionen für die Zukunft als eine vollständig festgelegte Raumaufteilung. Der Raumteiler „STORY WALL“ lässt sich in eine neue Raumaufteilung integrieren, und die beweglichen POD-Module können bei sich ändernden Büroanforderungen neu positioniert werden.
Flexibilität bedeutet nicht, dass der Raum ständig neu gestaltet werden muss. Ihr Vorteil liegt darin, dass Änderungen ohne umfangreiche Baumaßnahmen vorgenommen werden können.
Vermeiden Sie diese Fehler bei der Gestaltung des Verhandlungsraums
Einer der häufigsten Fehler ist es, eine Lösung allein aufgrund des Aussehens oder der freien Bodenfläche auszuwählen. Ein optisch ansprechender Besprechungsbereich erfüllt seinen Zweck nicht, wenn seine Nutzung, sein Standort oder die akustischen Bedingungen nicht stimmen.
Ein weiterer Irrtum ist die Annahme, dass ein Raumteiler einen offenen Bereich in einen privaten Raum verwandelt. Ein Raumteiler und ein geschlossener, schallgedämmter Raum dienen unterschiedlichen Zwecken.
Ein dritter Fehler besteht darin, alle Besprechungsräume für die größtmögliche Teilnehmerzahl auszulegen. Wenn die meisten Besprechungen mit zwei oder drei Personen stattfinden, reicht ein einziger großer Besprechungsraum nicht aus, um den täglichen Raumbedarf zu decken.
Der vierte Fehler besteht darin, die Technik zu vernachlässigen. Die Funktionalität eines Videokonferenzraums wird durch die Position des Bildschirms, den Kamerawinkel, die Beleuchtung, die Stromversorgung und die optische Ruhe des Hintergrunds beeinflusst.
So wählen Sie einen geeigneten Verhandlungsraum aus
Entscheiden Sie sich für einen offenen Besprechungsbereich, wenn Sie einen leicht zugänglichen und flexibel nutzbaren Ort für regelmäßige Teambesprechungen, Brainstormings und Projektarbeit benötigen.
Wählen Sie den geschlossenen POD-Besprechungsraum, wenn das Gespräch mehr akustischen Schutz, Konzentration oder Privatsphäre erfordert.
Oftmals besteht die beste Lösung nicht darin, sich einfach für das eine oder das andere zu entscheiden. Offene Kooperationsbereiche und abgeschlossene Besprechungsräume bilden zusammen ein vielseitiges Arbeitsumfeld, in dem sich der Nutzer den für seine Aufgabe geeigneten Ort aussuchen kann.
Ein Besprechungsraum ohne feste Wände kann somit zwei verschiedene Konzepte bedeuten: einen offen abgegrenzten Kooperationsbereich oder einen vorgefertigten, geschlossenen POD-Raum. Die richtige Lösung findet sich, wenn der Verwendungszweck, die Teilnehmerzahl, die Akustik und der Umbaubedarf vor der Auswahl des Raums oder des Produkts festgelegt werden.
Ein festes Zimmer ist nicht unbedingt erforderlich, wenn es darum geht, einen Ort für kurze Besprechungen, Projektarbeit oder informelle Zusammenarbeit zu schaffen. In einem Großraumbüro lässt sich mit Möbeln und akustischen Raumteilern ein eigener Besprechungsbereich abgrenzen, ohne dass die Wandkonstruktionen des Gebäudes verändert werden müssen.
Eine solche Lösung eignet sich besonders für Großraumbüros, in denen sich die Nutzung der Arbeitsbereiche je nach Teams, Projekten und Personalbestand ändern kann. Der offene Besprechungsbereich kann später erweitert, verkleinert oder an einen anderen Ort verlegt werden.
Die Lösung funktioniert beispielsweise gut:
- in kurzen Teambesprechungen
- bei der Arbeit der Projektgruppen
- bei Brainstorming- und Workshop-Veranstaltungen
- bei informellen Begegnungen
- bei der gemeinsamen Prüfung von Materialien oder Plänen.
Ein offen abgegrenzter Bereich entspricht jedoch nicht einem geschlossenen Besprechungsraum. Er bietet nicht die gleiche Vertraulichkeit bei Gesprächen und sollte nicht für Gespräche genutzt werden, deren Inhalt nicht in die Umgebung dringen darf.
