När fungerar ett förhandlingsrum utan fasta väggar?
Det behövs inte ett fast mötesrum för varje möte. Korta teammöten, projektgenomgångar, idéskapande och gemensam granskning av material kan ofta ordnas i ett öppet utrymme, förutsatt att området avskiljs tydligt från de omgivande arbetsplatserna.
Ett sådant mötesområde passar särskilt bra i ett kontor med flera olika utrymmen, där samma yta används på olika sätt beroende på arbetsdag och projekt. Det öppet avgränsade området kan användas till teammöten på förmiddagen, senare till projektarbete och på eftermiddagen till informella samtal.
Ett öppet förhandlingsområde är ett bra alternativ när:
- samtalen är inte konfidentiella
- mötena är oftast korta
- det är få deltagare
- man vill att lokalen ska vara lättillgänglig
- Det ska vara möjligt att ändra fastighetens användningsändamål
- Man vill undvika långvariga byggarbeten.
En öppen lösning är dock inte detsamma som ett slutet förhandlingsrum. Den kan bidra till att strukturera utrymmet och minska visuella störningar, men den garanterar inte att samtalen förblir privata.
Ett öppet förhandlingsområde kan avgränsas utan permanenta konstruktioner
Ett öppet samarbetsområde kan till exempel utformas med hjälp av möbler, mattor, belysning och akustiska rumsavskiljare. Målet är att tydliggöra områdets användningssyfte både för användarna och för dem som arbetar i närheten.
STORY WALL golvdelare är en flyttbar och modulär akustisk rumsavdelare som kan användas för att avgränsa arbetsplatser, projektområden och mötesplatser. De hjulförsedda elementen kan kombineras till olika konfigurationer, och den högre STORY WALL HIGH – rumsavdelare ger bättre visuell skydd än vanligt i en öppen miljö.
STORY WALL-rumsavdelaren förvandlar dock inte det öppna utrymmet till ett ljudisolerat rum. Den hjälper till att dela upp utrymmet, minska den direkta siktkontakten och dämpa ljudspridningen, men de som arbetar i närheten kan fortfarande höra samtalen. Därför lämpar sig det öppna mötesområdet bäst för vanligt samarbete, inte för hantering av konfidentiella ärenden.
I anslutning till rumsavdelaren kan man lägga till element som underlättar arbetet, såsom en skärm, en whiteboard eller andra presentationsytor. På så sätt fungerar det öppna utrymmet även som en plattform för projektarbete och workshops.
När behövs ett slutet POD-mötesrum?
Ett slutet mötesrum är motiverat när det skydd som ett öppet utrymme erbjuder inte räcker till. Sådana situationer är till exempel personalsamtal, kundmöten, videokonferenser och längre möten där ljud eller rörelser i omgivningen stör koncentrationen.
Det färdigställda POD-mötesrummet skapar ett separat, avskilt utrymme på kontoret utan att man behöver bygga ett traditionellt fast mötesrum i byggnaden. INTO Concepts i sortimentet av akustiska arbets- och mötesrum Det finns alternativ som sträcker sig från arbetsutrymmen för en person till mötesrum för flera användare. Sortimentet innehåller även flyttbara lösningar vars placering kan ändras i takt med att lokalbehovet förändras.
Ett avskilt POD-mötesrum passar särskilt bra när:
- innehållet i samtalet kräver mer sekretess
- Vid mötet används ljud- och videokommunikation
- Ljud från omgivningen får inte försvåra hörseln
- mötena tar längre tid än vanligt
- Deltagarna behöver helt klart ha sitt eget utrymme
- Det finns inte tillräckligt många små mötesrum på kontoret.
Ett öppet förhandlingsområde och ett slutet POD-utrymme är alltså inte direkt utbytbara. De tillgodoser olika behov i arbetsmiljön.
Ange först syftet med förhandlingsrummet
När man planerar ett mötesrum bör man utgå från verksamheten, inte från valet av produkt. Först måste man bestämma vad som ska göras i rummet, hur många personer som kommer att använda det och vilken grad av avskildhet arbetet kräver.
För korta situationsmöten räcker det ofta med en öppen, lättillgänglig plats. Den behöver inte kunna bokas för en längre tid, och möblerna bör vara anpassade för korta samtal.
Ett längre planeringsmöte ställer högre krav på lokalen. Deltagarna behöver ett tillräckligt stort bord, bekväma stolar, bra belysning, eluttag för sina enheter och eventuellt en skärm för deltagare som deltar på distans.
Konfidentiella samtal kräver å sin sida en avskild miljö. Enbart en visuell avgränsning räcker inte om man inte vill att samtalet ska höras i omgivningen.
Som utgångspunkt för planeringen bör man åtminstone fastställa följande:
- det vanliga antalet deltagare
- möternas genomsnittliga varaktighet
- möternas konfidentialitet
- antalet distansmöten
- nödvändig bild- och kamerateknik
- behovet av elektrifiering
- bokningsmetod för boendet
- barriärfri tillgänglighet
- annan eventuell användning av fastigheten.
Kontorets akustik påverkar hur väl det öppna mötesområdet fungerar
Ett öppet förhandlingsområde ger oundvikligen upphov till talbuller i omgivningen. Därför måste dess placering planeras med hänsyn till arbetsplatser som kräver koncentration och andra ljudalstrande aktiviteter.
Området bör inte placeras mitt i en tyst arbetszon eller alldeles intill enskilda arbetsplatser. Även om rumsavskiljare minskar den direkta synkontakten kan kontinuerliga samtal ändå störa dem som arbetar i närheten.
Akustiken i ett kontor består av många olika delar. De ljudabsorberande ytorna i tak och väggar, mattor, möbler, rumsavdelare, rummets form och avstånden mellan olika funktioner påverkar tillsammans hur ljudet beter sig.
Man måste också ta hänsyn till gångvägarna. Förhandlingsområdet bör inte placeras på en plats där deltagarna blockerar gången eller där ständig genomgång stör samtalet.
Ett öppet och ett slutet mötesrum kan komplettera varandra
Ett välfungerande kontor med flera olika utrymmen bygger vanligtvis inte bara på en enda typ av mötesrum. Olika situationer kräver olika alternativ.
Ett öppet mötesområde främjar spontant samarbete och korta samtal. Det gör det enklare att snabbt samlas utan att behöva boka ett särskilt rum.
Ett avskilt POD-mötesrum erbjuder ett lugnare alternativ i situationer där kraven på ljud, integritet eller koncentration är högre. INTO Concepts POD-sortiment omfattar lösningar som sträcker sig från telefonbås till mötesrum för flera personer, vilket gör det möjligt att kombinera olika typer av utrymmen i samma arbetsmiljö.
En välbalanserad helhet kan till exempel innehålla:
- det öppna projektområdet
- en eller flera telefonkiosker
- en ljudisolerad arbetsplats för en person
- ett litet POD-mötesrum för två eller fyra personer
- ett stort fast förhandlingsrum.
När olika utrymmen har tydligt definierade användningsområden blir de stora mötesrummen inte upptagna av enskilda videomöten, och de öppna ytorna används inte för samtal som kräver avskildhet.
Anpassningsförmågan hjälper till att förbereda sig för framtida förändringar
Behoven i arbetsmiljön förändras i takt med organisationen. Antalet anställda, teamstrukturen, rutinerna för hybridarbete och kontorets utnyttjandegrad kan om några år se annorlunda ut än när lokalen planerades.
Flyttbara rumsavdelare och modulära POD-utrymmen ger fler alternativ för framtiden än en helt fast rumsindelning. Rumsavdelaren STORY WALL kan integreras i en ny rumsindelning, och de flyttbara POD-modellerna kan placeras om när kontorets behov förändras.
Flexibilitet innebär inte att utrymmet ständigt måste omorganiseras. Dess värde ligger i att förändringar kan genomföras utan omfattande byggprojekt.
Undvik dessa misstag när du planerar förhandlingslokalen
Ett av de vanligaste misstagen är att välja en lösning enbart utifrån utseendet eller det fria golvutrymmet. Ett visuellt tilltalande mötesrum fungerar inte om dess användningsändamål, placering eller akustiska miljö är felaktig.
Ett annat misstag är att anta att en rumsavskiljare förvandlar ett öppet utrymme till ett privat rum. En rumsavskiljare och ett slutet akustiskt utrymme fyller olika syften.
Det tredje misstaget är att dimensionera alla mötesrum efter det största möjliga antalet deltagare. Om de flesta mötena hålls mellan två eller tre personer, räcker det inte med ett enda stort mötesrum för att tillgodose de dagliga lokalbehoven.
Det fjärde misstaget är att bortse från tekniken. Skärmens placering, kameravinkeln, belysningen, elanslutningarna och en lugn bakgrund påverkar hur väl ett videokonferensrum fungerar.
Så här väljer du ett lämpligt mötesrum
Välj ett öppet mötesområde när du behöver en lättillgänglig och flexibel plats för vanliga teammöten, idéskapande och projektarbete.
Välj ett avskilt POD-mötesrum när samtalet kräver bättre ljudisolering, bättre koncentrationsförmåga eller mer avskildhet.
Ofta är den bästa lösningen inte att bara välja det ena eller det andra. Öppna samarbetsytor och avskilda mötesrum bildar tillsammans en mångsidig arbetsmiljö där användaren kan välja den plats som passar bäst för uppgiften.
Ett mötesrum utan fasta väggar kan alltså innebära två olika lösningar: ett öppet avgränsat samarbetsområde eller ett färdigbyggt, slutet POD-rum. Den rätta lösningen hittas när användningsändamål, antal deltagare, akustik och behov av anpassningar fastställs innan man väljer utrymme eller produkt.
Det behövs inte nödvändigtvis ett separat rum när målet är att skapa en plats för korta möten, projektarbete eller informellt samarbete. I ett öppet kontor kan man avgränsa ett eget mötesområde med möbler och akustiska rumsavdelare utan att behöva ändra byggnadens väggkonstruktioner.
En sådan lösning passar särskilt bra i ett kontor med flera olika utrymmen, där arbetsområdenas användningssyfte kan förändras beroende på team, projekt och personalstyrka. Ett öppet mötesområde kan senare utökas, minskas eller flyttas till en annan plats.
Lösningen fungerar bra till exempel:
- vid korta teammöten
- i projektgruppernas arbete
- i idéutvecklings- och workshop-sammanhang
- vid informella möten
- vid en gemensam granskning av material eller ritningar.
Ett öppet avgränsat utrymme motsvarar dock inte ett slutet förhandlingsrum. Det erbjuder inte samma grad av samtalssekretess och bör inte användas för samtal vars innehåll inte får höras av omgivningen.
