¿Cuántas cabinas telefónicas se necesitan en la oficina en distintas situaciones?
No existe una proporción única que se adapte a todas las oficinas. Dos organizaciones de 50 personas pueden tener necesidades totalmente diferentes, dependiendo de la proporción que ocupen en su trabajo las llamadas a clientes, las entrevistas de selección y las reuniones a distancia.
A la hora de calcular la cantidad adecuada, la cifra más importante no es el número total de empleados, sino el número de usuarios de la oficina en los días más concurridos de la semana. Si en la empresa trabajan 100 personas, pero en la oficina suele haber entre 35 y 50 usuarios, la capacidad de las cabinas telefónicas se planificará principalmente en función de este grupo de usuarios.
Sin embargo, en la estimación también hay que tener en cuenta los picos de uso. Si la mayoría de los equipos acuden a la oficina los mismos días y participan en reuniones online conjuntas a las mismas horas, la cifra media de asistencia puede dar lugar a una capacidad demasiado reducida.
Por lo tanto, no conviene determinar el número de cabinas telefónicas aplicando una única fórmula. Un mejor punto de partida es analizar conjuntamente la presencia, la naturaleza del trabajo y el uso real de las instalaciones.
Empieza por el número de usuarios simultáneos
El primer paso es determinar cuántas personas utilizan la oficina al mismo tiempo. El periodo de análisis debería abarcar las semanas laborales habituales y tener en cuenta los días de la semana en los que la oficina está más concurrida.
A continuación, se evalúa qué porcentaje de los empleados presentes necesita un espacio cerrado a lo largo del día. En los puestos de ventas, atención al cliente, selección de personal y consultoría, puede haber varias llamadas al día. En otras funciones, la necesidad puede limitarse a videoconferencias esporádicas.
Identifica, como mínimo:
- Número de usuarios en el día laborable con mayor actividad
- número de llamadas diarias
- Duración habitual de las llamadas y las reuniones a distancia
- porcentaje de conversaciones confidenciales
- horarios de los picos de consumo
- otras salas de reuniones y de trabajo disponibles.
Incluso un breve seguimiento puede revelar si el principal problema es el número total de salas o la concentración de la demanda, por ejemplo, en las horas de reunión de la mañana.
La duración de la llamada influye en la capacidad
Diez llamadas breves y diez horas de videoconferencias suponen una carga muy diferente para las cabinas telefónicas.
La cabina telefónica compacta e insonorizada es ideal para llamadas breves y reuniones a distancia. Si se utiliza de forma continuada para reuniones de una hora de duración, los demás usuarios se verán obligados a esperar o a buscar un espacio alternativo.
Para las reuniones en línea más largas, puede resultar conveniente ofrecer también en la oficina espacio de trabajo insonorizado para una persona. El POD 1 está pensado para que trabaje una sola persona, y su finalidad va más allá de la de una cabina telefónica. Por lo tanto, conviene considerar el espacio en su conjunto. No es necesario que todas las llamadas, el trabajo que requiere concentración y las conversaciones entre dos personas se desarrollen en el mismo tipo de espacio.
Separa la cabina telefónica, el espacio de trabajo y la sala de reuniones entre sí
La cabina telefónica de la oficina suele estar pensada para un solo usuario y para un uso relativamente breve. El espacio de trabajo individual es adecuado para tareas más prolongadas en las que se necesita un escritorio y una postura de trabajo ergonómica. Una pequeña sala de reuniones permite que dos o más personas mantengan conversaciones.
Si se mezclan estos usos, la tasa de ocupación de las cabinas telefónicas puede parecer elevada, aunque el verdadero problema sea la falta de otro tipo de espacios.
Por ejemplo, una conversación entre dos personas no debería requerir dos cabinas telefónicas separadas. Del mismo modo, una sola persona no necesita una sala de reuniones para seis personas para realizar una videollamada normal.
Los productos acústicos de INTO Concept espacios de trabajo y de reunión incluyen cabinas telefónicas individuales, espacios de trabajo y salas de reuniones para varios usuarios. La combinación de espacios de distintos tamaños permite distribuir la demanda de forma más adecuada.
Controla el nivel de ocupación, pero no intentes mantenerlo siempre al máximo
Una tasa de ocupación de las cabinas telefónicas cercana al 100 % no es una situación deseable. Si la cabina está siempre ocupada, el usuario no puede confiar en encontrar un sitio para hacer una llamada espontánea.
Una buena capacidad implica cierta flexibilidad. Debería haber plazas disponibles incluso sin reserva previa con mucha antelación, sobre todo cuando la llamada surge de forma inesperada.
El uso puede supervisarse mediante el sistema de reservas, los indicadores de ocupación, las encuestas al personal o la simple observación. Las preguntas clave son:
- ¿Con qué frecuencia están ocupadas todas las cabinas telefónicas al mismo tiempo?
- ¿Se genera una espera fuera de las puertas?
- ¿Se desvían las llamadas a los pasillos o a los puestos de trabajo?
- ¿Se reservan salas de reuniones grandes para las llamadas de una sola persona?
- ¿Cuánto duran los periodos de uso?
- ¿Hay algunas personas que utilizan las cabinas como despachos?.
Si el uso está constantemente saturado, se puede aumentar la capacidad o diversificar la oferta de espacios. Si los cubículos están vacíos, el problema puede estar relacionado, más que con la cantidad, con la ubicación, la comodidad de uso o unas normas poco claras.
La ubicación de las cabinas telefónicas influye en la cantidad necesaria
La ubicación de las cabinas telefónicas influye en la eficacia con la que la capacidad disponible da servicio a los empleados. Tres cabinas telefónicas mal ubicadas pueden funcionar, en la práctica, peor que dos bien ubicadas.
Las cabinas telefónicas deberían estar situadas lo suficientemente cerca de los equipos que más las utilizan. Si todas las cabinas están en el otro extremo de la oficina, es posible que los empleados hagan llamadas breves desde sus propios puestos de trabajo, aunque, en principio, haya una cabina libre disponible.
En una gran oficina multifuncional, la distribución dispersa suele funcionar mejor que un único grupo de cabinas centralizado. Sin embargo, no conviene situar las cabinas telefónicas justo al lado de las zonas de concentración más silenciosas, ya que la entrada y salida de personas puede aumentar el movimiento y las molestias.
Una forma práctica de realizar un cálculo preliminar
El número aproximado de cabinas telefónicas se puede estimar siguiendo cinco pasos:
- Averigua cuántos usuarios hay en la oficina el día más concurrido de la semana.
- Calcula cuántos usuarios realizan llamadas o videoconferencias a lo largo del día.
- Analiza la duración habitual de las llamadas y las horas de mayor demanda.
- Enumera el resto de espacios de trabajo individuales y pequeñas salas de reuniones disponibles.
- Realiza un seguimiento del uso real y ajusta la cantidad en función de tus observaciones.
Por ejemplo, en una oficina con 40 usuarios, una cabina telefónica puede convertirse rápidamente en un cuello de botella si varios empleados participan en largas reuniones a distancia. Si las llamadas son esporádicas y la oficina cuenta con varias salas de reuniones pequeñas, es posible que se necesite un número menor.
También conviene analizar la dotación de personal por equipos. Un grupo que atiende muchas llamadas de clientes suele necesitar más capacidad que un equipo del mismo tamaño cuyo trabajo implique pocas llamadas.
Evita el sobredimensionamiento y el subdimensionamiento de las cabinas telefónicas
La falta de capacidad se nota rápidamente en las colas, en las llamadas que se atienden en los puestos de trabajo y en el uso inadecuado de las salas de reuniones. Por su parte, el exceso de capacidad ocupa espacio en instalaciones que no se utilizan de forma activa.
La mejor solución no tiene por qué ser disponer del mayor número posible de cabinas telefónicas, sino una combinación bien equilibrada de diferentes espacios. Las cabinas telefónicas individuales, los espacios de trabajo insonorizados y las pequeñas salas de reuniones pueden, en conjunto, atender mejor a los usuarios que un gran número de cabinas del mismo modelo.
También habrá que reevaluar el número de cabinas telefónicas cuando aumente la plantilla, cambien las prácticas de trabajo híbrido o se reestructure la distribución del espacio de la oficina.
La cantidad adecuada se basa en el uso real
No hay una respuesta única y válida para la pregunta “¿cuántas cabinas telefónicas se necesitan en una oficina?”. Para determinar el número adecuado, hay que tener en cuenta el número de usuarios simultáneos, la naturaleza del trabajo, la duración de los periodos de uso, los momentos de mayor demanda y el resto de espacios disponibles.
Es recomendable realizar una evaluación preliminar antes de la adquisición, pero el dimensionamiento definitivo solo se concretará en función del uso real. El seguimiento ayuda a determinar si se necesitan más cabinas telefónicas o, por ejemplo, más espacios de trabajo individuales y pequeñas salas de reuniones.
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