さまざまな状況において、オフィスには何台の電話ボックスが必要でしょうか？
すべてのオフィスに通用する画一的な指標など存在しません。 50人の組織であっても、業務に顧客への電話対応、採用面接、リモート会議がどの程度含まれるかによって、ニーズは全く異なる場合があります。.
適切な数を検討する際、最も重要な数値は全従業員数ではなく、1週間で最も利用が集中する日のオフィス利用者数です。 例えば、企業に100人の従業員が在籍していても、オフィスには通常35～50人の利用者がいる場合、電話ブースの収容人数は、まずこの利用者層を基準に計画されます。.
ただし、この試算では利用のピークも考慮に入れる必要があります。チームの大部分が同じ日にオフィスに出勤し、同じ時間帯に共同のオンライン会議に参加する場合、平均的な在席者数に基づいて算出した収容能力は、実際には不足してしまう可能性があります。.
したがって、電話ボックスの数は、一つの決まりで決めるべきではない。むしろ、利用状況、業務の性質、施設の実際の利用状況を総合的に検討することが、より適切な出発点となる。.
同時接続ユーザー数から始める
まず、同時にオフィスを利用する人数を把握する必要があります。調査期間は通常の勤務週を網羅し、その週で最も利用の多いオフィス利用日を考慮に入れる必要があります。.
次に、出勤している従業員のうち、1日のうちどの程度の割合が個室を必要とするかを評価します。営業、カスタマーサービス、採用、コンサルティング業務では、1日に何度も電話対応を行う場合があります。 一方、その他の業務では、その必要性は時折行われるビデオ会議に限定される場合もあります。.
少なくとも以下の項目を把握しておいてください：
- 最も利用者が多い営業日の利用者数
- 1日あたりの通話件数
- 電話やオンライン会議の平均所要時間
- 機密性の高い会話の割合
- 使用ピークの時間帯
- その他、利用可能な会議室および作業スペース。.
ほんの少しの追跡調査を行うだけでも、最大の問題がブースの総数にあるのか、それとも需要が例えば午前中の会議時間帯に集中しているのかが明らかになる。.
通話時間は容量に影響します
10回の短い通話と10時間にわたるビデオ会議では、電話ボックスにかかる負荷がまったく異なってきます。.
コンパクトな防音電話ブースは、短い通話やリモート会議に最適です。1時間にも及ぶ会議で継続的に使用すると、他の利用者が待たされたり、別の場所を探さなければならなくなったりします。.
オフィスでの長時間のオンライン会議に備えて、以下も用意しておくとよいかもしれません。 1人用の防音ワークスペース. POD 1は1人での作業を想定しており、その用途は単なる電話ボックスよりも幅広いものです。したがって、koimaaは全体として捉えるべきでしょう。 すべての通話、集中作業、1対1の会話が、必ずしも同じタイプのスペースに集約される必要はありません。.
電話ボックス、作業スペース、会議室を互いに区別する
オフィス内の電話ブースは、通常、1人の利用者を想定しており、比較的短時間の利用を目的としています。1人用のワークスペースは、デスクや人間工学に基づいた作業姿勢が必要な、より長時間の業務に適しています。 小規模な会議室は、2名以上の参加者による打ち合わせに適しています。.
これらの用途が混在していると、公衆電話ボックスの利用率は高く見えるかもしれませんが、実際の問題は他の種類の施設が不足していることにあるのです。.
例えば、2人での会話のために、2つの別々の電話ボックスを予約する必要はありません。同様に、1人で通常のビデオ通話をするために、6人用の会議室を予約する必要もありません。.
INTO Conceptの音響製品 会議室・打ち合わせ室 1人用の電話ブース、ワークスペース、および複数人が利用できる会議室を備えています。さまざまな広さのスペースを組み合わせることで、需要をより適切に分散させることができます。.
稼働率を把握しつつ、常に満杯の状態を目指さない
公衆電話の稼働率がほぼ100％というのは、望ましい状況とは言えません。電話が常に使用中である場合、利用者はふとした時に電話をかけようとしても、空きがあるとは期待できません。.
適切な収容能力には、ある程度の柔軟性が含まれています。特に電話が突然かかってきた場合でも、事前の長い予約がなくても空きがあるべきです。.
利用状況は、予約システム、利用率センサー、従業員へのアンケート、あるいは単純な観察によって把握することができます。重要な質問は以下の通りです：
- すべての公衆電話が同時に使用されていることは、どれくらいの頻度で起こるのでしょうか
- ドアの外で待ち時間が生じるのか
- 電話は廊下や各デスクに転送されるのでしょうか
- 1人での電話会議のために、大きな会議室を予約するのでしょうか
- 使用期間はどのくらいですか
- 数人が、そのブースを広い執務室として利用しているのでしょうか。.
利用状況が常に混雑している場合は、収容能力を増やすか、利用可能なスペースの種類を充実させることができます。利用スペースが空いている場合は、利用客数の問題ではなく、立地、利用の利便性、あるいは不明確な利用規則などが原因である可能性があります。.
公衆電話の設置場所は、必要な台数に影響を与える
電話ボックスの配置は、利用可能な容量が従業員にどれほど効率的に提供されるかに影響します。配置が不適切な電話ボックスが3つある場合、実際には、適切に配置された2つの電話ボックスよりも機能性が劣る可能性があります。.
電話ボックスは、それを最も頻繁に利用するチームの近くに設置すべきです。 もしすべての電話ボックスがオフィスの反対側にあると、従業員は、たとえ空いている電話ボックスが利用可能であっても、自分のデスクで短い電話をかけてしまう可能性があります。.
大規模なマルチスペースオフィスでは、分散配置の方が、1か所に集中した電話ボックスのグループよりも効果的な場合が多い。 ただし、電話ブースは、最も静かな集中エリアのすぐ隣に設置するのは避けるべきです。出入りによって人の動きや騒音が増える可能性があるためです。.
予備的な寸法決定を行う実用的な方法
公衆電話ボックスの概算数は、5つの段階に基づいて推定することができます：
- その週で最も忙しい日のオフィス利用者数を把握してください。.
- 1日のうちに、何人のユーザーが電話やビデオ会議を利用しているかを見積もってください。.
- 通話の平均通話時間と需要のピーク時間帯を確認してください。.
- その他、利用可能な1人用のワークスペースや小規模な会議室をリストアップしてください。.
- 実際の使用状況を追跡し、その観察結果に基づいて数量を調整してください。.
例えば、40人の従業員がいるオフィスでは、多くの従業員が長時間のリモート会議に参加している場合、電話ブース1つがすぐにボトルネックとなる可能性があります。 電話がたまにしか行われず、オフィス内に小さな会議室が複数ある場合は、必要な数は少なくて済むでしょう。.
リソースの割り当ては、チーム単位でも検討する価値があります。顧客との電話対応が多いチームは、電話対応がほとんどない同規模のチームに比べて、多くの場合、より多くのリソースを必要とします。.
公衆電話ボックスの過剰設置や不足を避ける
容量不足は、待ち行列の発生、各ワークステーションでの通話、会議室の不適切な利用といった形で即座に現れます。一方、容量過剰は、実際に使用されていないスペースに床面積を割くことにつながります。.
最適な解決策は、必ずしも電話ブースをできるだけ多く設置することではなく、さまざまなスペースを適切に組み合わせることにある。 1人用の電話ブース、防音仕様のワークスペース、そして小規模な会議室を組み合わせることで、単一のタイプの電話ブースを大量に設置するよりも、利用者により良いサービスを提供できるでしょう。.
また、人員が増加したり、ハイブリッドワークの慣行が変更されたり、オフィスのゾーニングが見直されたりした際には、電話ボックスの数についても再検討する必要があります。.
適切な量は実際の使用状況に基づいています
「オフィスには何台の電話ブースが必要か」という質問に対して、一概に当てはまる答えはありません。 適切な台数は、同時利用者数、業務の性質、利用時間の長さ、需要のピーク時期、その他のスペースの空き状況などを考慮して決定されます。.
導入前には予備的な評価を行うことが望ましいが、最終的な規模は実際の利用状況に基づいて初めて明確になる。 利用状況を把握することで、電話ブースの増設が必要か、あるいは例えば1人用の作業スペースや小規模な会議室の増設が必要かといった点を特定するのに役立ちます。.
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