Combien de cabines téléphoniques faut-il prévoir dans un bureau selon les différentes situations ?
Il n'existe pas de ratio unique valable pour toutes les agences. Deux organisations de 50 personnes peuvent avoir des besoins totalement différents selon la part que représentent les appels clients, les entretiens de recrutement et les réunions à distance dans leur travail.
Pour évaluer le nombre adéquat, le chiffre le plus important n'est pas l'effectif total, mais le nombre d'utilisateurs présents au bureau les jours les plus chargés de la semaine. Si l'entreprise compte 100 employés mais que le bureau accueille généralement entre 35 et 50 utilisateurs, la capacité des cabines téléphoniques est avant tout dimensionnée pour ce groupe d'utilisateurs.
Il faut toutefois tenir compte des pics d'activité dans cette estimation. Si la plupart des équipes se rendent au bureau les mêmes jours et participent à des réunions en ligne communes aux mêmes heures, le nombre moyen de personnes présentes peut conduire à une capacité insuffisante.
Il ne faut donc pas fixer le nombre de cabines téléphoniques selon une formule unique. Il vaut mieux partir de l'examen conjoint de la présence, de la nature du travail et de l'utilisation réelle des locaux.
Commencez par le nombre d'utilisateurs simultanés
La première étape consiste à déterminer combien de personnes utilisent les bureaux en même temps. La période d'analyse doit couvrir les semaines de travail habituelles et tenir compte des jours de la semaine où la fréquentation des bureaux est la plus élevée.
On évalue ensuite quelle proportion des employés présents a besoin d'un espace fermé au cours de la journée. Dans les métiers de la vente, du service client, du recrutement et du conseil, il peut y avoir plusieurs appels par jour. Dans d’autres fonctions, ce besoin peut se limiter à des visioconférences occasionnelles.
Répertoriez au moins :
- nombre d'utilisateurs lors de la journée de travail la plus chargée
- nombre d'appels quotidiens
- durée habituelle des appels et des réunions à distance
- la part des discussions confidentielles
- les heures de pointe
- les autres salles de réunion et espaces de travail disponibles.
Même un suivi de courte durée peut permettre de déterminer si le principal problème réside dans le nombre total de salles ou dans la concentration de la demande, par exemple sur les réunions du matin.
La durée de l'appel a une incidence sur la capacité
Dix appels courts et dix heures de visioconférence sollicitent les cabines téléphoniques de manière très différente.
Cette cabine téléphonique compacte et insonorisée est particulièrement adaptée aux appels courts et aux réunions à distance. Si elle est utilisée en continu pour des réunions d'une heure, les autres utilisateurs devront attendre ou trouver un autre espace.
Pour les réunions en ligne plus longues, il peut être judicieux de proposer également, au bureau, espace de travail insonorisé pour une personne. Le POD 1 est destiné au travail individuel, et son utilisation va au-delà de celle d'une simple cabine téléphonique. Il convient donc de considérer cet espace dans son ensemble. Il n’est pas nécessaire de regrouper tous les appels, le travail nécessitant de la concentration et les conversations en tête-à-tête dans un même type d’espace.
Distinguez clairement la cabine téléphonique, l'espace de travail et la salle de réunion les uns des autres
Une cabine téléphonique de bureau est généralement destinée à un seul utilisateur et à une utilisation relativement brève. Un espace de travail individuel convient aux tâches plus longues qui nécessitent un bureau et une posture de travail ergonomique. Une petite salle de réunion permet d'accueillir des discussions entre deux personnes ou plus.
Si ces utilisations se confondent, le taux d'utilisation des cabines téléphoniques peut sembler élevé, alors que le véritable problème réside en réalité dans le manque d'autres types d'espaces.
Par exemple, une conversation entre deux personnes ne devrait pas nécessiter la réservation de deux cabines téléphoniques distinctes. De même, une seule personne n'a pas besoin d'une salle de réunion pouvant accueillir six personnes pour un simple appel vidéo.
Les produits acoustiques d'INTO Concept espaces de travail et de réunion comprennent des cabines téléphoniques individuelles, des espaces de travail et des salles de réunion pouvant accueillir plusieurs personnes. La combinaison de locaux de différentes tailles permet de répartir la demande de manière plus appropriée.
Surveillez le taux d'utilisation, mais ne cherchez pas à maintenir un taux de remplissage constant
Un taux d'occupation des cabines téléphoniques avoisinant les 100 % n'est pas une situation souhaitable. Si une cabine est toujours occupée, l'utilisateur ne peut pas être sûr de trouver de la place pour passer un appel de dernière minute.
Une bonne capacité implique une certaine souplesse. Il devrait y avoir de la place même sans réservation préalable de longue date, en particulier lorsque l'appel survient à l'improviste.
L'utilisation peut être suivie à l'aide du système de réservation, de capteurs de taux d'utilisation, d'enquêtes auprès du personnel ou d'une simple observation. Les questions essentielles sont les suivantes :
- À quelle fréquence toutes les cabines téléphoniques sont-elles occupées en même temps ?
- Y a-t-il une attente à l'extérieur des portes ?
- les appels sont-ils transférés dans les couloirs ou vers les postes de travail ?
- Faut-il réserver de grandes salles de réunion pour les appels téléphoniques d'une seule personne ?
- Quelle est la durée des périodes d'utilisation ?
- Certaines personnes utilisent-elles ces cabines comme de véritables bureaux ?.
Si la fréquentation est constamment élevée, il est possible d'augmenter la capacité d'accueil ou de diversifier l'offre d'espaces. Si les cabines sont vides, le problème peut être lié non pas au nombre, mais à l'emplacement, au confort d'utilisation ou à des règles peu claires.
L'emplacement des cabines téléphoniques influe sur le nombre nécessaire
L'emplacement des cabines téléphoniques influe sur l'efficacité avec laquelle la capacité disponible répond aux besoins des employés. Trois cabines téléphoniques mal placées peuvent, dans la pratique, s'avérer moins efficaces que deux cabines bien placées.
Les cabines téléphoniques devraient être situées suffisamment près des équipes qui les utilisent le plus. Si toutes les cabines se trouvent à l'autre bout des bureaux, les employés risquent de passer leurs appels courts depuis leur poste de travail, même si une cabine libre est en principe disponible.
Dans un grand bureau à espaces multiples, une disposition décentralisée s'avère souvent plus efficace qu'un seul groupe de cabines centralisé. Il n’est toutefois pas recommandé de placer les cabines téléphoniques à proximité immédiate des zones de concentration les plus calmes, car les allées et venues peuvent augmenter le trafic et les perturbations.
Une méthode pratique pour effectuer un dimensionnement préliminaire
On peut estimer le nombre approximatif de cabines téléphoniques en suivant cinq étapes :
- Déterminez le nombre d'utilisateurs du bureau lors de la journée la plus chargée de la semaine.
- Estimez le nombre d'utilisateurs qui passent des appels ou participent à des visioconférences au cours d'une journée.
- Examinez la durée moyenne des appels et les heures de pointe.
- Énumérez les autres espaces de travail individuels et petites salles de réunion disponibles.
- Suivez l'utilisation réelle et affinez les quantités en fonction de vos observations.
Par exemple, dans un bureau comptant 40 utilisateurs, une seule cabine téléphonique peut rapidement devenir un goulot d'étranglement si plusieurs employés participent à de longues réunions à distance. Si les appels ne sont effectués qu'occasionnellement et que le bureau dispose de plusieurs petites salles de réunion, le nombre nécessaire peut être moindre.
Il est également utile d'examiner la dimensionnement équipe par équipe. Une équipe qui traite un grand nombre d'appels clients a souvent besoin d'une capacité plus importante qu'une équipe de même taille dont le travail ne comporte que peu d'appels.
Évitez de surdimensionner ou de sous-dimensionner les cabines téléphoniques
Une sous-dimensionnement se traduit rapidement par des files d'attente, des appels téléphoniques passés depuis les postes de travail et une utilisation inappropriée des salles de réunion. À l'inverse, une surdimensionnement mobilise de la surface au sol pour des locaux qui ne sont pas activement utilisés.
La meilleure solution ne consiste pas nécessairement à disposer d'un maximum de cabines téléphoniques, mais plutôt à trouver un équilibre entre différents types d'espaces. Les cabines téléphoniques individuelles, les espaces de travail insonorisés et les petites salles de réunion peuvent, ensemble, mieux répondre aux besoins des utilisateurs qu'un grand nombre de cabines d'un même type.
Le nombre de cabines téléphoniques doit également être réévalué lorsque les effectifs augmentent, que les pratiques de travail hybride évoluent ou que l'aménagement des locaux est remanié.
La quantité appropriée dépend de l'utilisation réelle
Il n'existe pas de réponse universelle à la question “ Combien de cabines téléphoniques faut-il installer dans un bureau ? ”. Pour déterminer le nombre approprié, il faut tenir compte du nombre d'utilisateurs simultanés, de la nature du travail, de la durée des sessions d'utilisation, des périodes de forte demande et des autres espaces disponibles.
Il est conseillé de procéder à une estimation préliminaire avant l'acquisition, mais le dimensionnement définitif ne sera précisé qu'en fonction de l'utilisation réelle. Le suivi permet de déterminer s'il faut installer davantage de cabines téléphoniques ou, par exemple, davantage d'espaces de travail individuels et de petites salles de réunion.
Visiter POD PHONE- et POD PHONE SMALL - dans une cabine téléphonique.
