¿Por qué son necesarias las normas de funcionamiento de una oficina multimodal?
Una oficina multifuncional ofrece diversas opciones, pero su uso no siempre resulta evidente. ¿El sofá está pensado para descansar o para reunirse? ¿Se puede mantener una videollamada en la zona de trabajo abierta? ¿Se puede reservar la sala de reuniones para dos personas durante todo el día? Cuando las respuestas quedan en el aire, surgen expectativas contradictorias en torno a los mismos espacios.
El objetivo de las normas de uso no es regular cada uno de los movimientos. Su finalidad es ayudar al usuario a identificar qué espacio es el adecuado para cada tarea y cuándo está perturbando la tranquilidad de los demás. Es recomendable elaborar estas normas junto con los usuarios del espacio y actualizarlas en función de las observaciones reales.
El concepto «INTO the Nordic Silence» Ofrece mobiliario para tareas que requieren concentración, colaboración, interacción, comunicación y adaptación a necesidades cambiantes. Conviene identificar estas mismas funciones en las directrices de tu propia oficina, aunque el espacio no utilice estos términos.
Acuerda los lugares para las llamadas y las videoconferencias
Empieza por el conflicto más habitual: las conversaciones de los empleados que están concentrados en su trabajo. Establece en qué casos se permite una llamada breve y en cuáles se debe realizar una videoconferencia más larga. Si para las llamadas hay cabinas telefónicas, indícanos también para qué uso están reservadas y si se pueden reservar con antelación.
La mera existencia de una sala no resuelve el problema de la saturación. Si las salas están constantemente ocupadas para reuniones largas, puede que no haya sitio para una llamada breve. En ese caso, se necesita o bien unas normas de uso más claras, o bien más capacidad, o bien una mejor distribución de los espacios de distintos tamaños. Acordad, por ejemplo, si las reuniones de grupo más largas se celebrarán siempre en la sala de reuniones.
En las conversaciones confidenciales, hay que evaluar por separado la privacidad de la conversación y la protección visual. Un sofá abierto o un mueble que amortigüe el sonido puede dar sensación de tranquilidad, pero por sí solo no sustituye a un espacio cerrado en una situación en la que no se quiere que otros escuchen la conversación. Las instrucciones deben ser comprensibles sin necesidad de recurrir a terminología acústica especializada.
Deja claro el límite entre la concentración y el encuentro
La norma de la zona de silencio se puede expresar de forma sencilla: allí se realiza trabajo individual, y las conversaciones más largas se trasladan a otro lugar. Decide al mismo tiempo cómo se abordará una cuestión que requiera una resolución rápida. ¿Se puede pedir a un compañero que se traslade a la zona de conversación contigua? ¿Dónde se pueden tratar las ideas espontáneas sin que molesten a los demás?
En una zona de encuentro abierta, la conversación forma parte del uso previsto del espacio. Sin embargo, puede ser necesario limitar su uso si el espacio se encuentra cerca de los puestos de trabajo. Una breve conversación entre dos personas y un taller ruidoso afectan al entorno de formas diferentes. Una norma común ayuda a elegir lugares distintos para cada uno de ellos.
La percepción física de los espacios respalda esta recomendación. La orientación de los asientos, el mobiliario y separadores de espacios pueden indicar dónde empieza el área de debate. Separador de suelo STORY WALL Puede delimitar el campo de visión y ayudar a identificar la zona, pero la delimitación visual no debe presentarse como una estructura que aísle el discurso.
Adapta la política de reservas al uso que se le da al espacio
No conviene reservar todos los espacios de la misma manera. Una sala de reuniones grande puede requerir una reserva previa, mientras que un grupo de asientos destinado a conversaciones breves suele funcionar sin necesidad de reserva. Acordad en qué situaciones es necesario reservar, cuánto tiempo puede permanecer el espacio a disposición de una sola persona y cómo se liberan las reservas no utilizadas.
Las instrucciones también deben indicar qué debe hacer el usuario al salir del espacio: si debe apagar los dispositivos, volver a colocar el mobiliario en su sitio y dejar las superficies listas para el siguiente usuario. Estos pequeños detalles influyen en que al siguiente usuario le resulte fácil elegir ese mismo espacio. Opciones de salas de reuniones Por eso, a la hora de comparar, conviene tener en cuenta también las situaciones de reserva y de uso, y no solo el número de personas.
Un espacio polivalente puede adaptarse a varios usos en diferentes momentos. No obstante, hay que dejar por escrito quién puede modificar la disposición, dónde se deben volver a colocar los muebles y cómo se garantiza que las actividades simultáneas no molesten a las zonas adyacentes. La versatilidad funciona mejor cuando al usuario le resulta fácil realizar el cambio y volver a dejar todo como estaba.
Prueba las reglas y modifícalas en función de tus observaciones
Empieza por redactar un borrador de una página. Describe para cada ámbito el objetivo, las tareas adecuadas, el nivel de expresión oral y cualquier salvedad. Muestra las instrucciones a los usuarios y pruébalas durante unas semanas. Recopila ejemplos de situaciones en las que se haya encontrado fácilmente el lugar adecuado o en las que haya quedado poco claro.
Si el mismo problema se repite, averigua la causa antes de añadir una nueva restricción. Es posible que los usuarios no conozcan las normas, que el espacio adecuado esté demasiado lejos o que haya muy pocos espacios disponibles en las horas punta. Las normas de juego no sustituyen a la capacidad que falta, pero ayudan a utilizar los espacios disponibles de forma adecuada.
Mantén las instrucciones definitivas a la vista allí donde se toman las decisiones: en la sesión de orientación, en el sistema de reservas y, si es necesario, junto al espacio en cuestión. Cuando cambien los métodos de trabajo o el mobiliario, actualiza también las instrucciones. De este modo, las normas de funcionamiento de la oficina multifuncional seguirán siendo una ayuda en el día a día y no quedarán relegadas a un documento colgado en la pared.
