Miksi monitilatoimiston pelisäännöt tarvitaan?
Monitilatoimisto tarjoaa vaihtoehtoja, mutta niiden käyttö ei aina ole itsestään selvää. Onko sohva tarkoitettu taukoon vai palaveriin? Saako avoimella työalueella pitää videopuhelun? Voiko kahden hengen neuvottelutilan varata koko päiväksi? Kun vastaukset jäävät arvailun varaan, samoihin paikkoihin kohdistuu ristiriitaisia odotuksia.
Pelisääntöjen tarkoitus ei ole määrätä jokaista liikettä. Niiden avulla käyttäjä tunnistaa, mikä tila sopii kulloiseenkin tehtävään ja milloin hän vaikuttaa muiden työrauhaan. Käytäntö kannattaa laatia yhdessä tilan käyttäjien kanssa ja päivittää todellisten havaintojen perusteella.
INTO the Nordic Silence -konsepti tarjoaa huonekaluja keskittymisen, yhteistyön, kohtaamisen, viestinnän ja muuttuviin tarpeisiin mukautuviin työtehtäviin. Samat toiminnot kannattaa tunnistaa oman toimiston ohjeissa, vaikka tila ei käyttäisi näitä nimityksiä.
Sovi puheluiden ja videopalaverien paikat
Aloita tavallisimmasta ristiriidasta: puheesta lähellä keskittyviä työntekijöitä. Määritä, missä lyhyt puhelu on sallittu ja missä pidempi videopalaveri on tarkoitus käydä. Jos puheluille on puhelinkoppeja, kerro myös, millaiseen käyttöön ne on varattu ja saako niitä varata ennakkoon.
Pelkkä kopin olemassaolo ei ratkaise ruuhkaa. Jos kopit ovat jatkuvasti pitkiä kokouksia varten käytössä, lyhyelle puhelulle ei ehkä löydy paikkaa. Tällöin tarvitaan joko selkeämpi käyttötapa, lisää kapasiteettia tai erikokoisten tilojen parempi jako. Sopikaa esimerkiksi, ohjataanko pidempi ryhmäpalaveri aina neuvottelutilaan.
Luottamuksellisissa keskusteluissa arvioi erikseen puheyksityisyys ja näkösuoja. Avoin sohva tai ääntä vaimentava kaluste voi tuntua rauhalliselta, mutta se ei yksin korvaa suljettua tilaa tilanteessa, jossa muiden ei tule kuulla puhetta. Ohjeen on oltava ymmärrettävä ilman akustiikan erikoissanastoa.
Tee keskittymisen ja kohtaamisen rajasta selvä
Hiljaisen alueen säännön voi ilmaista yksinkertaisesti: siellä tehdään itsenäistä työtä, ja pidemmät keskustelut siirretään muualle. Päätä samalla, miten nopeasti ratkaistava kysymys käsitellään. Voiko kollegaa pyytää siirtymään viereiselle keskustelupaikalle? Missä spontaanit ideat saa käsitellä niin, että ne eivät keskeytä muita?
Avoimella kohtaamisalueella keskustelu kuuluu käyttötarkoitukseen. Senkin käyttöön voi tarvita rajauksen, jos tila sijaitsee työpisteiden lähellä. Lyhyt kahdenkeskinen keskustelu ja äänekäs työpaja kuormittavat ympäristöä eri tavoin. Yhteinen käytäntö auttaa valitsemaan niille eri paikat.
Tilojen fyysinen hahmotettavuus tukee ohjetta. Istuinsuunta, kalustus ja tilanjakajat voivat näyttää, missä keskustelualue alkaa. STORY WALL -tilanjakaja voi rajata näkymää ja auttaa alueen tunnistamisessa, mutta visuaalista rajausta ei pidä esittää puhetta eristävänä rakenteena.
Pidä varauskäytäntö suhteessa tilan tarkoitukseen
Kaikkia paikkoja ei kannata varata samalla tavalla. Suuri neuvotteluhuone voi vaatia kalenterin, kun taas lyhyille keskusteluille tarkoitettu istuinryhmä toimii usein ilman varausta. Sopikaa, missä tilanteessa varaus on tarpeen, kuinka kauan tila voi olla yhden henkilön käytössä ja miten käyttämättömät varaukset vapautetaan.
Ohjeista myös, mitä käyttäjä tekee tilasta lähtiessään: sulkeeko hän laitteet, palauttaako kalusteet paikalleen ja jättääkö pinnat seuraavalle valmiiksi. Nämä pienet asiat vaikuttavat siihen, onko seuraavan käyttäjän helppo valita sama tila. Neuvotteluhuoneiden vaihtoehtoja vertaillessa kannattaa siksi tarkastella myös varaus- ja käyttötilanteita, ei vain henkilömäärää.
Muuntuvalle alueelle voi sopia useampi käyttötapa eri aikoina. Kirjatkaa kuitenkin, kuka saa muuttaa järjestystä, minne kalusteet palautetaan ja miten varmistetaan, ettei samanaikainen toiminta häiritse viereisiä alueita. Muunneltavuus toimii parhaiten, kun muutos on käyttäjälle helppo tehdä ja palauttaa.
Kokeile sääntöjä ja korjaa niitä havaintojen perusteella
Kirjoita ensin yhden sivun luonnos. Kuvaa jokaiselle alueelle tarkoitus, sopivat tehtävät, puhumisen taso ja mahdollinen varaus. Näytä ohje käyttäjille ja kokeile sitä muutama viikko. Kerää esimerkkejä tilanteista, joissa oikea paikka löytyi helposti tai jäi epäselväksi.
Jos sama ongelma toistuu, selvitä sen syy ennen uuden kiellon lisäämistä. Käyttäjät eivät ehkä tunne ohjetta, sopiva tila on liian kaukana tai tiloja on ruuhka-aikaan liian vähän. Pelisäännöt eivät korvaa puuttuvaa kapasiteettia, mutta ne auttavat käyttämään olemassa olevia tiloja tarkoituksenmukaisesti.
Pidä lopullinen ohje näkyvillä siellä, missä valintoja tehdään: perehdytyksessä, varausjärjestelmässä ja tarvittaessa tilan yhteydessä. Kun työn tavat tai kalustus muuttuvat, päivitä myös ohje. Silloin monitilatoimiston pelisäännöt pysyvät arjen apuna eivätkä vanhene seinälle ripustetuksi dokumentiksi.
