Perché sono necessarie delle regole per gli uffici multifunzionali?
L'ufficio multifunzionale offre diverse opzioni, ma il loro utilizzo non è sempre intuitivo. Il divano è destinato alla pausa o alla riunione? È possibile effettuare una videochiamata in un'area di lavoro aperta? È possibile prenotare una sala riunioni per due persone per l'intera giornata? Quando le risposte rimangono nell’ambiguità, gli stessi spazi diventano oggetto di aspettative contrastanti.
Lo scopo delle regole di comportamento non è quello di stabilire ogni singola mossa. Esse aiutano l’utente a capire quale comportamento sia appropriato per ogni situazione e quando il proprio comportamento possa disturbare la tranquillità lavorativa degli altri. È consigliabile elaborare le linee guida insieme agli utenti dello spazio e aggiornarle sulla base delle osservazioni concrete.
Il concetto "INTO the Nordic Silence" offre arredi pensati per favorire la concentrazione, la collaborazione, l'interazione, la comunicazione e attività lavorative che si adattano a esigenze mutevoli. È opportuno riconoscere queste stesse funzioni nelle linee guida del proprio ufficio, anche se lo spazio non utilizza queste denominazioni.
Concorda i luoghi in cui si terranno le telefonate e le videoconferenze
Partiamo dal caso più comune: le telefonate dei dipendenti che lavorano in un ambiente che richiede concentrazione. Stabilisci dove è consentita una breve telefonata e dove invece è previsto lo svolgimento di una videoconferenza più lunga. Se per le telefonate è cabine telefoniche, specifica anche a quale scopo sono destinati e se è possibile prenotarli in anticipo.
La semplice presenza di una sala riunioni non risolve il problema del sovraffollamento. Se le sale sono costantemente occupate da riunioni di lunga durata, potrebbe non esserci spazio per una breve telefonata. In tal caso, occorre definire regole d’uso più chiare, aumentare la capacità o distribuire meglio gli spazi di diverse dimensioni. Concordate, ad esempio, se le riunioni di gruppo più lunghe debbano essere sempre tenute nella sala riunioni.
Nelle conversazioni riservate, valuta separatamente la riservatezza della conversazione e la protezione visiva. Un divano aperto o un arredo fonoassorbente può sembrare tranquillo, ma da solo non sostituisce uno spazio chiuso in una situazione in cui gli altri non devono sentire la conversazione. Le istruzioni devono essere comprensibili senza ricorrere a un gergo tecnico in materia di acustica.
Chiarisci il confine tra concentrazione e incontro
La regola della zona silenziosa può essere espressa in modo semplice: lì si svolge il lavoro individuale, mentre le discussioni più lunghe vengono spostate altrove. Decidi allo stesso tempo con quale rapidità affrontare la questione da risolvere. È possibile chiedere al collega di spostarsi nell’area di discussione adiacente? Dove è possibile discutere le idee spontanee in modo che non disturbino gli altri?
In un’area di incontro aperta, la conversazione fa parte della destinazione d’uso. Anche in questo caso potrebbe essere necessario limitare l’uso se lo spazio si trova vicino alle postazioni di lavoro. Una breve conversazione a due e un workshop rumoroso incidono sull’ambiente in modi diversi. Una prassi comune aiuta a scegliere luoghi diversi per ciascuna di queste attività.
La percezione fisica degli spazi è in linea con le linee guida. L’orientamento dei posti a sedere, l’arredamento e divisori di spazio possono indicare dove inizia l'area di discussione. Divisorio a pavimento STORY WALL può delimitare la visuale e aiutare a identificare l’area, ma la delimitazione visiva non deve essere presentata come una struttura che isola il discorso.
Adegua le condizioni di prenotazione alla destinazione d'uso della struttura
Non è consigliabile prenotare tutti gli spazi allo stesso modo. Una grande sala riunioni può richiedere una prenotazione, mentre un gruppo di sedie destinato a brevi colloqui spesso funziona senza prenotazione. Concordate in quali casi è necessaria la prenotazione, per quanto tempo uno spazio può rimanere a disposizione di una sola persona e come vengono liberate le prenotazioni non utilizzate.
Le istruzioni dovrebbero indicare anche cosa deve fare l'utente quando lascia la stanza: se deve spegnere le apparecchiature, rimettere a posto gli arredi e lasciare le superfici pronte per l'utente successivo. Questi piccoli dettagli influiscono sulla facilità con cui il prossimo utente potrà scegliere lo stesso spazio. Opzioni per le sale riunioni Nel fare un confronto, è quindi opportuno considerare anche le situazioni di prenotazione e di utilizzo, non solo il numero di persone.
A un’area versatile possono essere assegnati diversi modi di utilizzo in momenti diversi. È tuttavia necessario stabilire chi è autorizzato a modificare la disposizione, dove devono essere riposti gli arredi e come garantire che le attività simultanee non disturbino le aree adiacenti. La versatilità funziona al meglio quando la modifica è facile da effettuare e da ripristinare per l’utente.
Metti alla prova le regole e modificale sulla base delle tue osservazioni
Per prima cosa, scrivi una bozza di una pagina. Descrivi per ciascuna area lo scopo, le attività adatte, il livello di conversazione e eventuali avvertenze. Mostra le istruzioni agli utenti e provale per qualche settimana. Raccogli esempi di situazioni in cui è stato facile individuare il posto giusto o in cui invece non era chiaro dove andare.
Se lo stesso problema si ripete, individuarne la causa prima di aggiungere un nuovo divieto. Gli utenti potrebbero non essere a conoscenza delle istruzioni, lo spazio adeguato potrebbe essere troppo lontano oppure gli spazi disponibili potrebbero essere insufficienti nelle ore di punta. Le regole del gioco non sostituiscono la capacità mancante, ma aiutano a utilizzare gli spazi esistenti in modo appropriato.
Tieni le linee guida definitive ben visibili nei luoghi in cui si effettuano le scelte: durante l’orientamento, nel sistema di prenotazione e, se necessario, nei pressi degli spazi. Quando cambiano le modalità di lavoro o l’arredamento, aggiorna anche le linee guida. In questo modo, le regole di funzionamento dell’ufficio multifunzionale continueranno a essere d’aiuto nella quotidianità e non diventeranno un documento obsoleto appeso alla parete.
