Que signifient concrètement les besoins en espace de bureau ?
Le besoin d'espace est lié à la relation entre la tâche à accomplir et l'environnement. Au cours d'une même journée, une personne peut rédiger un texte exigeant de la concentration, participer à une visioconférence, avoir une conversation confidentielle et échanger des idées avec un collègue. Toutes ces situations ne nécessitent pas une salle individuelle, mais elles ne peuvent pas non plus se dérouler au même poste de travail ouvert.
C'est pourquoi il est préférable de procéder à ce recensement en se basant sur les activités plutôt que sur les produits. Commencez par répertorier le travail individuel, les appels téléphoniques, les entretiens en tête-à-tête, les petites réunions, les réunions plus importantes et les rencontres informelles. Ajoutez pour chaque élément le niveau de confidentialité requis, la durée habituelle, le nombre de participants et l'horaire. Cela permettra également de voir quelles situations se chevauchent.
Il convient de définir précisément les besoins en matière d'acoustique. Une surface insonorisante peut améliorer le confort acoustique d'un espace, mais elle ne garantit pas à elle seule que les conversations ne soient pas entendues par les personnes présentes à proximité. Une conversation nécessitant la confidentialité de la parole requiert un aménagement de l'espace adapté. La protection visuelle, quant à elle, répond à un besoin différent de celui de l'isolation acoustique.
Recueillez des informations sur le travail de différentes manières
Commencez par de brèves discussions avec les différentes équipes. Demandez-leur dans quelles situations le poste de travail fonctionne bien, dans quelles situations les collaborateurs doivent se déplacer ailleurs et à quel moment ils ne trouvent pas d’espace adapté. Il est préférable de replacer les réponses dans leur contexte : ” Où avez-vous tenu votre dernière visioconférence en tête-à-tête ? ” fournit des informations plus utiles que ” Souhaitez-vous davantage de salles de réunion ? ”
Faites ensuite un petit tour d'observation à différents jours de la semaine et à différentes heures. Notez quels espaces sont réservés, lesquels sont réellement utilisés et vers lesquels les gens se dirigent sans réservation. Un agenda de salle de réunion bien rempli ne signifie pas nécessairement que toutes les réunions nécessitent une grande salle. À l'inverse, un espace qui semble libre peut rester inutilisé s'il est mal situé ou si son utilisation n'est pas claire.
Le rythme du télétravail influe sur l'analyse. Adaptez votre analyse en fonction de la présence représentative du quotidien et examinez séparément les jours les plus chargés. Il ne faut pas prendre de décisions définitives sur la base d'un seul vendredi calme ou d'un mardi exceptionnellement chargé.
Transformez vos observations en différents états
Regroupez les besoins en fonction de ce que l'activité exige : concentration, travail en groupe, rencontre informelle ou intimité pour discuter. Le projet « INTO the Nordic Silence » décrit ces situations comme des zones qui se complètent mutuellement. Ce modèle permet de se demander s'il manque complètement une fonction quelconque dans l'environnement de travail.
Par exemple, les appels courts et fréquents peuvent favoriser des solutions facilement accessibles cabines téléphoniques. Pour un travail autonome de plus longue durée, il peut être nécessaire de recourir à une autre forme de espace de travail. Un espace de rencontre ouvert peut convenir avec des canapés et des tables, mais une conversation confidentielle avec un client nécessite une évaluation distincte en matière d'intimité. Un seul type de mobilier ne permet pas de répondre à toutes les situations.
Pour finir, tracez un parcours quotidien simple : par où l’employé commence-t-il, où se rend-il pour passer un appel et où l’équipe se réunit-elle ? Vérifiez également les itinéraires. Si l’espace de discussion commun est situé juste à côté de postes de travail calmes, les modes d’utilisation des locaux risquent d’entrer en conflit, même si les deux zones fonctionnent séparément.
Comment hiérarchiser les besoins ?
Il n'est pas nécessaire de tout mettre en œuvre d'un seul coup. Distinguez trois niveaux parmi vos observations : un problème récurrent, un besoin ponctuel et un changement à venir. Un problème récurrent peut être le fait qu'il n'y ait pas de place disponible pour les visioconférences aux heures de pointe. Un besoin ponctuel peut être l'organisation d'un grand atelier plusieurs fois par mois. Un changement à venir peut être lié à la croissance de l'équipe ou aux pratiques de travail en présentiel.
Comparez plusieurs solutions pour chaque besoin. Est-il possible de modifier l'utilisation actuelle de la pièce ? Le mobilier de l'espace ouvert est-il suffisant ? A-t-on besoin d'un espace insonorisé ? Le mobilier mobile peut aider à tester différents agencements, mais ses propriétés acoustiques et celles liées à l'intimité doivent être évaluées séparément. Options de cloisons de séparation Ils conviennent, par exemple, à la perception des espaces visuels ; il ne faut pas les considérer comme l'équivalent d'une salle de réunion fermée.
Consignez également les motifs de cette décision. Si la solution choisie est motivée par le fait que les appels téléphoniques dérangent les personnes travaillant à proximité, évaluez précisément cet aspect après la mise en place. La simple présence d'un nouvel équipement ne suffit pas à prouver que le problème a disparu.
Les itinéraires ont une influence étonnamment grande
Dans un petit bureau, un aménagement dense ne signifie pas nécessairement une utilisation efficace de l'espace.
Si l'espace de circulation derrière les chaises n'est pas suffisant ou si l'on doit constamment passer entre les autres postes de travail pour se rendre à la salle de réunion, l'espace peut paraître exigu et agité.
Lors de la conception de la mise en page, il est conseillé de vérifier :
- par où entrer dans les bureaux
- comment se rendre à la cabine téléphonique ou à la salle de réunion
- Les voies de circulation principales croisent-elles les postes de travail calmes ?
- Y a-t-il suffisamment d'espace pour se déplacer autour des meubles ?
- Les fonctions les plus couramment utilisées sont-elles faciles d'accès ?.
Un bon agencement ne remplit pas chaque mètre carré disponible avec des meubles, mais laisse également de l'espace pour se déplacer.
Les erreurs les plus courantes en matière de cartographie
La première erreur consiste à ne compter que les places assises. La deuxième est de ne demander les besoins qu’à une seule équipe. La troisième est de considérer toutes les réunions comme identiques. La quatrième consiste à négliger les aspects liés à l'utilisation des locaux : les modalités de réservation, les équipements, l'éclairage, la ventilation et la possibilité pour les utilisateurs de choisir un emplacement qui leur convient.
Une bonne analyse des besoins aboutit à une description concise de ces derniers, et non à une liste d'achats toute faite. Elle met en évidence les situations de travail, leur fréquence, leur simultanéité, les utilisateurs et le niveau de confidentialité requis. Ce n’est qu’après cela qu’il convient de comparer les agencements et les produits.
Une fois les besoins en espace de bureau recensés, Découvrez le concept « INTO the Nordic Silence » et réfléchissez aux types d'espaces qui pourraient compléter votre environnement de travail actuel.
