Vad innebär kontorets lokalbehov i praktiken?
Utrymmesbehovet är ett samspel mellan uppgiften och omgivningen. En person kan under samma dag skriva en text som kräver koncentration, delta i ett videomöte, föra ett konfidentiellt samtal och bolla idéer med en kollega. Ingen av dessa situationer kräver ett eget rum, men de passar inte heller in på samma öppna arbetsplats.
Därför är det lämpligt att göra kartläggningen utifrån aktiviteter, inte produkter. Notera först individuellt arbete, telefonsamtal, enskilda samtal, korta möten, större sammankomster och informella möten. Ange för varje punkt den nödvändiga graden av sekretess, typisk varaktighet, antal deltagare och tidpunkt. På så sätt framgår det också vilka situationer som sammanfaller tidsmässigt.
Behovet av ljudhantering bör definieras noggrant. En ljuddämpande yta kan förbättra den akustiska komforten i lokalen, men det garanterar inte i sig att samtalet inte hörs i närheten. Samtal som kräver sekretess kräver en lämplig lokalutformning. Synskydd uppfyller å sin sida ett annat behov än ljudisolering.
Samla in synpunkter på arbetet på flera olika sätt
Börja med korta samtal med olika team. Fråga i vilka situationer arbetsplatsen fungerar bra, när människor tvingas flytta någon annanstans och när det inte går att hitta lämpliga utrymmen. Det är bra att koppla svaren till en konkret situation: ”Var höll du ditt senaste videomöte mellan två personer?” ger mer användbar information än ”Vill du ha fler mötesrum?”.”
Gör därefter en kort observationsrunda på olika veckodagar och tidpunkter. Notera vilka utrymmen som är bokade, vilka som faktiskt används och vart människor söker sig utan bokning. Att mötesrummets kalender är full betyder inte nödvändigtvis att alla möten kräver ett stort rum. Å andra sidan kan ett utrymme som verkar ledigt förbli outnyttjat om det ligger på fel plats eller om det är oklart hur det ska användas.
Rytmen i distansarbetet påverkar analysen. Anpassa analysen efter den närvaro som är typisk för vardagen och granska de mest hektiska dagarna separat. Det är inte lämpligt att fatta permanenta beslut utifrån en enda lugn fredag eller en exceptionellt hektisk tisdag.
Omvandla iakttagelserna till olika tillstånd
Gruppera behoven efter om aktiviteten kräver koncentration, samarbete, fritt umgänge eller avskildhet för samtal. INTO the Nordic Silence – helheten beskriver dessa situationer som zoner som kompletterar varandra. Modellen hjälper till att ställa frågan om det saknas någon funktion helt i arbetsmiljön.
Till exempel kan många korta telefonsamtal talar för att de är lätta att nå telefonkiosker. För längre perioder av självständigt arbete kan det krävas en annan typ av arbetsutrymme. Ett öppet mötesområde kan fungera med soffor och bord, men ett konfidentiellt kundsamtal kräver en separat bedömning av integriteten. En enda typ av möbler löser inte alla situationer.
Rita till slut upp en enkel daglig rutt: var börjar medarbetaren, vart går hen under samtalet och var samlas teamet? Kontrollera samtidigt rörelserutterna. Om det gemensamma samtalsområdet placeras alldeles intill lugna arbetsplatser kan användningen av lokalerna komma i konflikt med varandra, även om de båda områdena fungerar separat.
Hur prioriteras behoven?
Allt behöver inte genomföras på en gång. Dela in observationerna i tre nivåer: återkommande problem, tillfälliga behov och kommande förändringar. Ett återkommande problem kan vara att det inte finns någon plats för videosamtal under rusningstid. Ett tillfälligt behov kan vara en stor workshop några gånger i månaden. En kommande förändring kan handla om att teamet växer eller om rutinerna för närvaro på arbetsplatsen.
Jämför flera olika lösningar för varje behov. Går det att ändra hur det nuvarande rummet används? Räcker möbleringen i det öppna utrymmet? Behövs ett ljudisolerat utrymme? Flyttbara möbler kan underlätta planeringen, men deras akustiska egenskaper och hur väl de skyddar integriteten måste utvärderas separat. Alternativ för rumsavdelare De lämpar sig till exempel för att förstå visuella områden; de bör inte ses som motsvarigheter till ett slutet förhandlingsrum.
Dokumentera även skälen till beslutet. Om beslutet fattas på grund av att telefonsamtalen stör de som arbetar i närheten, bör just denna iakttagelse utvärderas efter införandet. Enbart förekomsten av den nya möbeln är inte i sig ett bevis på att problemet har lösts.
Väljda rutter spelar en förvånansvärt stor roll
I ett litet kontor innebär en tät möblering inte nödvändigtvis ett effektivt utnyttjande av utrymmet.
Om det inte finns tillräckligt med utrymme att röra sig bakom stolarna eller om man hela tiden måste ta sig till mötesplatsen genom andra arbetsplatser kan lokalen kännas trång och orolig.
När du planerar layouten är det bra att kontrollera följande:
- varifrån man kommer till kontoret
- hur man tar sig till telefonkiosken eller mötesrummet
- Korsar de huvudsakliga gångvägarna de lugna arbetsplatserna?
- blir det tillräckligt med utrymme att röra sig runt möblerna
- Är det enkelt att komma åt de vanligaste funktionerna?.
En bra planlösning fyller inte varje ledig kvadratmeter med möbler, utan lämnar även utrymme för att röra sig.
De vanligaste felen vid kartläggning
Det första misstaget är att bara räkna antalet sittplatser. Det andra är att bara fråga ett team om deras behov. Det tredje är att behandla alla möten på samma sätt. Det fjärde är att glömma bort frågor som rör användningen av lokalerna: bokningsrutiner, utrustning, belysning, ventilation och användarnas möjlighet att välja en lämplig plats.
En bra kartläggning avslutas med en kortfattad beskrivning av behoven, inte med en färdig inköpslista. Där framgår arbetssituationerna, hur vanliga de är, om de förekommer samtidigt, vilka som använder dem och vilken integritetsnivå som krävs. Först därefter är det lämpligt att jämföra planlösningar och produkter.
När kontorets lokalbehov har dokumenterats, Läs mer om konceptet ”INTO the Nordic Silence” och fundera på vilka typer av utrymmen som skulle komplettera din nuvarande arbetsmiljö.
