Pourquoi faut-il des règles de fonctionnement pour un bureau à espaces polyvalents ?
Un bureau à espaces polyvalents offre plusieurs possibilités, mais leur utilisation n’est pas toujours évidente. Le canapé est-il destiné à une pause ou à une réunion ? Peut-on passer un appel vidéo dans un espace de travail ouvert ? Peut-on réserver une salle de réunion pour deux personnes pour toute la journée ? Lorsque les réponses restent aléatoires, ces mêmes espaces font l'objet d'attentes contradictoires.
Les règles de jeu n'ont pas pour but de régir chaque geste. Elles permettent à l'utilisateur d'identifier quel espace convient à telle ou telle tâche et de savoir à quel moment il perturbe la tranquillité de travail des autres. Il est recommandé d'élaborer ce règlement en collaboration avec les utilisateurs des locaux et de le mettre à jour en fonction des observations concrètes.
Le concept « INTO the Nordic Silence » propose du mobilier adapté à la concentration, à la collaboration, aux rencontres, à la communication et à des tâches qui évoluent en fonction des besoins. Il est recommandé d'identifier ces mêmes fonctions dans les consignes de votre bureau, même si l'espace n'utilise pas ces termes.
Convenez des lieux pour les appels téléphoniques et les visioconférences
Commencez par le cas de figure le plus courant : les appels téléphoniques à proximité de collègues concentrés sur leur travail. Déterminez où un bref appel téléphonique est autorisé et où il convient d'organiser une visioconférence plus longue. Si les appels sont cabines téléphoniques, précisez également à quoi ils sont destinés et s'il est possible de les réserver à l'avance.
La simple existence d'une salle de réunion ne résout pas le problème de surpopulation. Si les salles sont constamment occupées par de longues réunions, il se peut qu'il n'y ait pas de place pour un bref entretien téléphonique. Dans ce cas, il faut soit définir des règles d'utilisation plus claires, soit augmenter la capacité, soit mieux répartir les espaces de différentes tailles. Convenez par exemple de toujours diriger les réunions de groupe plus longues vers la salle de réunion.
Dans le cadre de discussions confidentielles, il convient d'évaluer séparément la confidentialité des conversations et la protection visuelle. Un canapé ouvert ou un meuble insonorisant peut donner une impression de tranquillité, mais cela ne remplace pas à lui seul un espace fermé dans une situation où les autres ne doivent pas entendre la conversation. Les consignes doivent être compréhensibles sans recourir à un vocabulaire acoustique spécialisé.
Définis clairement la frontière entre la concentration et la rencontre
La règle relative à la zone de silence peut s'énoncer simplement : on y effectue un travail individuel, et les discussions plus longues sont menées ailleurs. Déterminez également à quelle vitesse la question à régler doit être traitée. Peut-on demander à un collègue de se rendre dans l'espace de discussion voisin ? Où peut-on aborder les idées spontanées sans déranger les autres ?
Dans un espace de rencontre ouvert, les conversations font partie intégrante de l'usage prévu. Il peut toutefois être nécessaire de limiter leur volume si l'espace est situé à proximité des postes de travail. Une brève conversation à deux et un atelier bruyant ont des impacts différents sur l'environnement. Une pratique commune permet de leur attribuer des emplacements distincts.
La configuration physique des locaux va dans le sens de cette recommandation. L'orientation des sièges, le mobilier et séparateurs d'espace peuvent indiquer où commence la zone de discussion. STORY WALL Séparateur de sol peut délimiter le champ de vision et faciliter l'identification de la zone, mais cette délimitation visuelle ne doit pas être présentée comme une structure isolant la parole.
Adaptez votre politique de réservation à l'usage prévu du lieu
Il n'est pas toujours nécessaire de réserver tous les espaces de la même manière. Une grande salle de réunion peut nécessiter une réservation, tandis qu'un coin salon destiné à de brèves discussions fonctionne souvent sans réservation. Convenez dans quelles circonstances une réservation est nécessaire, combien de temps un espace peut rester à la disposition d'une seule personne et comment les réservations inutilisées sont libérées.
Les consignes doivent également préciser ce que l'utilisateur doit faire lorsqu'il quitte la salle : éteindre les appareils, remettre le mobilier à sa place et laisser les surfaces prêtes à l'emploi pour le prochain utilisateur. Ces petits détails ont une incidence sur la facilité avec laquelle le prochain utilisateur choisira de réutiliser ce même espace. Options pour les salles de réunion Lors de la comparaison, il convient donc de prendre en compte également les situations de réservation et d'utilisation, et pas seulement le nombre de personnes.
Un espace modulable peut se prêter à plusieurs types d’utilisation à différents moments. Précisez toutefois qui est habilité à modifier la disposition, où le mobilier doit être remis en place et comment s'assurer que les activités simultanées ne perturbent pas les espaces voisins. La modularité fonctionne au mieux lorsque l'utilisateur peut facilement effectuer et annuler les modifications.
Testez les règles et modifiez-les en fonction de vos observations
Commencez par rédiger un brouillon d'une page. Décrivez pour chaque domaine l'objectif, les tâches appropriées, le niveau d'expression orale et les éventuelles réserves. Présentez ce guide aux utilisateurs et testez-le pendant quelques semaines. Recueillez des exemples de situations où l'emplacement correct a été facile à trouver ou est resté ambigu.
Si le même problème se reproduit, identifiez-en la cause avant d'ajouter une nouvelle restriction. Il se peut que les utilisateurs ne connaissent pas les consignes, que l'espace approprié soit trop éloigné ou qu'il y ait trop peu d'espaces disponibles aux heures de pointe. Les règles du jeu ne compensent pas le manque de capacité, mais elles contribuent à une utilisation appropriée des espaces existants.
Veillez à ce que le guide définitif soit visible là où les choix sont effectués : lors de la formation initiale, dans le système de réservation et, si nécessaire, à proximité de l'espace concerné. Lorsque les méthodes de travail ou l'aménagement évoluent, mettez également à jour le guide. Ainsi, les règles de fonctionnement d'un bureau multi-espaces resteront utiles au quotidien et ne deviendront pas un document obsolète accroché au mur.
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