Varför behövs regler för kontor med flera arbetsutrymmen?
Ett kontor med flera olika utrymmen erbjuder olika alternativ, men det är inte alltid självklart hur man ska använda dem. Är soffan avsedd för en paus eller ett möte? Får man hålla videosamtal i det öppna arbetsområdet? Kan man boka ett mötesrum för två personer för hela dagen? När svaren lämnas åt gissningar uppstår motstridiga förväntningar på samma platser.
Syftet med spelreglerna är inte att styra varje enskild handling. De hjälper användaren att avgöra vilket tillstånd som passar den aktuella uppgiften och när hen stör andras arbetsro. Det är lämpligt att utarbeta riktlinjerna tillsammans med lokalens användare och uppdatera dem utifrån faktiska iakttagelser.
Konceptet ”INTO the Nordic Silence” erbjuder möbler för koncentration, samarbete, möten, kommunikation och arbetsuppgifter som anpassas efter föränderliga behov. Det är värt att identifiera samma funktioner i riktlinjerna för det egna kontoret, även om utrymmet inte använder just dessa benämningar.
Bestäm platser för telefonsamtal och videomöten
Börja med den vanligaste källan till störningar: samtal i närheten av medarbetare som försöker koncentrera sig. Fastställ var korta telefonsamtal är tillåtna och var längre videomöten ska hållas. Om det finns utrymme för telefonsamtal telefonkiosker, berätta också vad de är avsedda för och om man kan boka dem i förväg.
Enbart det faktum att mötesrummen finns löser inte problemet med trängsel. Om mötesrummen ständigt är upptagna av långa möten kanske det inte finns någon plats för ett kort telefonsamtal. I sådana fall behövs antingen tydligare användningsregler, ökad kapacitet eller en bättre fördelning av utrymmen i olika storlekar. Kom till exempel överens om att längre gruppmöten alltid ska hållas i förhandlingsrummet.
I konfidentiella samtal bör man särskilt beakta talets integritet och insynsskyddet. En öppen soffa eller ljuddämpande möbler kan kännas lugnande, men det ersätter inte i sig ett slutet utrymme i situationer där andra inte ska kunna höra samtalet. Anvisningarna ska vara lättförståeliga utan specialtermer inom akustik.
Gör en tydlig gräns mellan koncentration och möte
Regeln för den tysta zonen kan uttryckas enkelt: där utför man självständigt arbete, och längre samtal flyttas någon annanstans. Bestäm samtidigt hur snabbt frågan ska hanteras. Kan man be kollegan att flytta sig till en närliggande samtalsplats? Var kan spontana idéer diskuteras utan att störa andra?
I ett öppet mötesområde ingår samtal i användningssyftet. Även där kan det behövas vissa begränsningar om utrymmet ligger nära arbetsplatserna. Ett kort samtal mellan två personer och en högljudd workshop belastar omgivningen på olika sätt. En gemensam praxis underlättar valet av olika platser för dessa aktiviteter.
Lokalernas fysiska utformning stöder riktlinjen. Sittplatsernas placering, möbleringen och rumsdelare kan visa var diskussionsområdet börjar. STORY WALL golvdelare kan avgränsa synfältet och underlätta identifieringen av området, men den visuella avgränsningen bör inte framställas som en struktur som isolerar talet.
Anpassa bokningsreglerna efter lokalens ändamål
Det är inte alltid lämpligt att boka alla utrymmen på samma sätt. Ett stort mötesrum kan kräva att man bokar i kalendern, medan en sittgrupp avsedd för korta samtal ofta kan användas utan bokning. Kom överens om i vilka situationer en bokning är nödvändig, hur länge en person får använda utrymmet och hur outnyttjade bokningar frigörs.
Anvisningarna ska även ange vad användaren ska göra när hen lämnar utrymmet: stänger hen av utrustningen, ställer tillbaka möblerna på plats och lämnar ytorna i ordning för nästa användare. Dessa små detaljer påverkar huruvida det är enkelt för nästa användare att välja samma utrymme. Alternativ för förhandlingsrum När man jämför bör man därför även beakta boknings- och användningssituationer, inte bara antalet personer.
Ett område som kan användas på olika sätt kan ha flera olika användningssätt vid olika tidpunkter. Notera dock vem som får ändra ordningen, vart möblerna ska ställas tillbaka och hur man säkerställer att samtidig aktivitet inte stör angränsande områden. Flexibiliteten fungerar bäst när det är enkelt för användaren att göra och återställa förändringen.
Testa reglerna och justera dem utifrån dina iakttagelser
Skriv först ett utkast på en sida. Beskriv för varje område syftet, lämpliga uppgifter, samtalsnivå och eventuella förbehåll. Visa anvisningarna för användarna och testa dem under några veckor. Samla in exempel på situationer där rätt plats var lätt att hitta eller där det var oklart var den fanns.
Om samma problem upprepas, ta reda på orsaken innan du inför ett nytt förbud. Användarna kanske inte känner till anvisningarna, det lämpliga utrymmet ligger för långt bort eller så finns det för få utrymmen under rusningstid. Spelreglerna ersätter inte bristande kapacitet, men de bidrar till att de befintliga utrymmena används på ett ändamålsenligt sätt.
Se till att de slutgiltiga riktlinjerna finns synliga där valen fattas: vid introduktionen, i bokningssystemet och vid behov i anslutning till utrymmet. När arbetsmetoderna eller inredningen förändras ska du även uppdatera anvisningarna. På så sätt förblir reglerna för det multifunktionella kontoret en hjälp i vardagen och blir inte ett föråldrat dokument som hänger på väggen.
