È consigliabile dimensionare lo spazio di lavoro in base al tipo di attività svolta
La progettazione di un piccolo ufficio inizia spesso con una domanda: quante scrivanie ci stanno in questo spazio?
Una domanda più utile è: quali attività lavorative si svolgono in ufficio nel corso della giornata?.
Il fabbisogno di spazio può essere articolato, ad esempio, in quattro funzioni:
- normale lavoro individuale
- lavoro che richiede concentrazione
- chiamate e videoconferenze
- collaborazione e piccoli incontri.
Non è necessario costruire una stanza separata per ciascuna di queste attività. È invece opportuno individuare quali attività possano condividere lo stesso spazio e quali richiedano invece condizioni chiaramente diverse.
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Lo spazio di lavoro di un piccolo ufficio trae vantaggio da una chiara suddivisione in zone
La suddivisione in zone funziona bene anche in un ufficio di piccole dimensioni. All'interno di un unico spazio aperto è possibile creare aree destinate a diversi scopi senza ricorrere a divisori ingombranti.
È consigliabile collocare le postazioni di lavoro più tranquille lontano dai percorsi di passaggio più trafficati. L'area dedicata alla collaborazione può trovarsi più vicina all'ingresso, alle postazioni condivise o ad altre attività che comportano un maggiore movimento.
È possibile riservare uno spazio separato per le telefonate e le videoconferenze, qualora il rumore delle conversazioni possa disturbare l’ambiente circostante o qualora sia necessaria la riservatezza della conversazione. In questi casi, una cabina telefonica in ufficio o un altro spazio di lavoro insonorizzato può rappresentare un’opzione valida.
All'interno di uno spazio aperto è possibile delimitare le diverse aree anche visivamente. Divisorio a pavimento STORY WALL può aiutare a distinguere, ad esempio, l'area dedicata al progetto o il punto di collaborazione dal resto dello spazio senza bisogno di una parete fissa.
Non è necessario fare tutto dalla stessa postazione di lavoro
L'efficienza di un piccolo ufficio migliora quando una singola postazione di lavoro non deve far fronte a tutte le situazioni che si presentano durante la giornata lavorativa.
Una normale scrivania può fungere da postazione di lavoro principale, ma una videoconferenza può essere spostata in una cabina telefonica e la discussione di gruppo in un’area di progetto condivisa. In questo modo non è necessario dotare ogni postazione di lavoro delle stesse funzionalità.
Allo stesso tempo, è importante dimensionare correttamente le soluzioni. Una cabina telefonica per una sola persona è in genere adatta a brevi chiamate o riunioni online, mentre per le discussioni con più partecipanti è necessaria una sala riunioni più ampia o una sala POD.
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La versatilità è un vantaggio in uno spazio ridotto
Quando lo spazio a disposizione è limitato, la destinazione d’uso della stessa area può cambiare nel corso della giornata.
Al mattino lo spazio può essere utilizzato per il lavoro individuale, nel pomeriggio per una breve riunione di progetto e più tardi per una discussione informale. Pertanto, non è necessario che tutte le attività si basino su strutture fisse.
La versatilità può significare, ad esempio:
- divisori mobili
- mobili facilmente riorganizzabili
- spazi multifunzionali per il lavoro e gli incontri
- una suddivisione in zone chiara ma non troppo rigida.
Non tutto, però, deve necessariamente essere mobile. Ad esempio, è consigliabile collocare in modo permanente una cabina telefonica o uno spazio di lavoro insonorizzato in un luogo facilmente accessibile, senza che il passaggio disturbi le postazioni di lavoro più tranquille.
I percorsi sono sorprendentemente determinanti
In un piccolo ufficio, un arredamento compatto non significa necessariamente un uso efficiente dello spazio.
Se dietro le sedie non c’è spazio sufficiente per muoversi o se per raggiungere la sala riunioni si deve passare continuamente tra le altre postazioni di lavoro, l’ambiente può sembrare angusto e inquietante.
Quando si progetta il layout, è bene verificare:
- da dove si entra in ufficio
- come si arriva alla cabina telefonica o alla sala riunioni
- I percorsi principali si incrociano con le postazioni di lavoro tranquille?
- Rimane spazio sufficiente per muoversi intorno ai mobili?
- È facile accedere alle funzioni più utilizzate?.
Una buona progettazione degli spazi non riempie ogni singolo metro quadrato libero con mobili, ma lascia spazio anche per muoversi.
Quando uno spazio di lavoro aperto non è sufficiente?
Il fatto che l'ufficio sia piccolo non significa che tutto il lavoro debba essere svolto nello stesso spazio aperto.
Se durante la giornata si effettuano molte telefonate, lunghe videoconferenze o conversazioni che gli altri non dovrebbero sentire, è necessaria una soluzione più riservata. Una barriera visiva può aumentare la privacy visiva, ma non garantisce l’isolamento acustico né la riservatezza delle conversazioni.
D'altra parte, non è detto che valga la pena destinare una grande sala riunioni a uno spazio prezioso, se viene utilizzata solo raramente. La soluzione dovrebbe basarsi sull'uso effettivo, non su un'idea preconcetta di come “dovrebbe” essere un ufficio.
Evita di arredare la stanza in modo troppo affollato
Uno degli errori più comuni nei piccoli uffici è quello di valutare l'efficienza solo in base alle dimensioni dell'arredamento.
I tavoli più piccoli possono far risparmiare spazio, ma non risolvono il problema di come organizzare le chiamate, la concentrazione e la collaborazione. Se ogni metro quadrato viene occupato da postazioni di lavoro, non rimangono praticamente alternative per altre attività lavorative.
Un approccio più efficace consiste nell’individuare innanzitutto le situazioni lavorative più importanti e solo successivamente stabilire quanto spazio sia necessario per ciascuna di esse.
Monitorare l'utilizzo prima di apportare modifiche
Prima di progettare il nuovo layout, è consigliabile osservare lo spazio attuale per qualche giorno o qualche settimana.
Presta attenzione, ad esempio, a quanto segue:
- quanti postazioni di lavoro sono in uso contemporaneamente
- dove si tengono le videoconferenze
- Si forma una coda per le chiamate?
- quali aree rimangono poco utilizzate
- dove le persone si ritrovano per discutere.
Le osservazioni spesso rivelano ciò di cui uno spazio di lavoro nuovo ha realmente bisogno. Se alcune postazioni di lavoro sono costantemente vuote mentre la sala telefonica è sempre occupata, il problema non si risolve aggiungendo altre scrivanie.
Un piccolo ufficio non ha bisogno di tutto: bastano gli spazi giusti
Un piccolo ufficio non deve necessariamente imitare tutte le soluzioni adottate da un grande ufficio con spazi multifunzionali.
Spesso basta individuare alcune esigenze fondamentali: una postazione di lavoro standard, un’alternativa più tranquilla, uno spazio per le telefonate e le videoconferenze e una piccola area dedicata alla collaborazione.
Se si rapportano queste funzioni all’uso effettivo, gli spazi limitati possono essere utilizzati in modo funzionale senza che l’ambiente risulti sovraffollato.
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