Il est conseillé d'aménager l'espace de travail en fonction des tâches à effectuer
L'aménagement d'un petit bureau commence souvent par une question : combien de bureaux peut-on installer dans cette pièce ?
Une question plus pertinente serait de savoir quelles tâches sont effectuées au bureau au cours de la journée.
Les besoins en espace peuvent être structurés, par exemple, autour de quatre fonctions :
- travail individuel classique
- un travail exigeant en matière de concentration
- appels téléphoniques et visioconférences
- la coopération et les petites réunions.
Il n'est pas nécessaire de construire une pièce distincte pour chacune d'entre elles. Il vaut mieux déterminer quelles activités peuvent partager un même espace et lesquelles nécessitent clairement des conditions différentes.
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Un espace de travail dans un petit bureau gagne à être divisé en zones bien distinctes
La division en zones fonctionne également très bien dans un petit bureau. Au sein d'un même espace ouvert, il est possible de créer des zones destinées à différents usages sans avoir à recourir à une cloisonnement lourd.
Il est préférable de placer les postes de travail plus calmes à l'écart des voies de circulation les plus fréquentées. L'espace de collaboration peut être situé plus près de l'entrée, des équipements communs ou d'autres zones d'activité où il y a davantage de passage.
Il est possible de réserver un espace séparé pour les appels téléphoniques et les visioconférences si le bruit des conversations risque de déranger l'environnement ou si la confidentialité des conversations est nécessaire. Dans ce cas, une cabine téléphonique au bureau ou tout autre espace de travail insonorisé peut constituer une option justifiée.
Au sein d'un espace ouvert, il est également possible de délimiter visuellement différentes zones. STORY WALL Séparateur de sol peut permettre de délimiter, par exemple, une zone de projet ou un espace de collaboration par rapport au reste de la pièce, sans avoir recours à un mur fixe.
Il n'est pas nécessaire de tout faire sur le même poste de travail
L'efficacité d'un petit bureau s'améliore lorsqu'un seul poste de travail n'a pas à répondre à toutes les situations de la journée de travail.
Un bureau classique peut servir de lieu de travail principal, mais une visioconférence peut être transférée dans une cabine téléphonique et la discussion d'équipe, dans un espace de projet commun. De cette manière, il n'est pas nécessaire de doter chaque poste de travail des mêmes équipements.
Il est également important de bien dimensionner les solutions. Une cabine téléphonique individuelle convient généralement aux appels courts ou aux réunions en ligne, mais les discussions à plusieurs nécessitent une salle de réunion plus grande ou une salle POD.
Visiter dans les cabines téléphoniques et dans les salles de réunion.
La polyvalence est un atout dans un petit espace
Lorsque l'espace est limité, l'utilisation d'une même pièce peut varier au cours de la journée.
Le matin, l'espace peut se prêter au travail individuel, l'après-midi à une petite réunion de projet et, plus tard, à une discussion informelle. C'est pourquoi toutes les activités ne doivent pas nécessairement s'inscrire dans des structures rigides.
La modularité peut signifier, par exemple :
- cloisons mobiles
- du mobilier facile à réaménager
- espaces de travail et de réunion polyvalents
- une division en zones claire mais souple.
Tout ne doit toutefois pas nécessairement être mobile. Par exemple, il est préférable d'installer de manière permanente une cabine téléphonique ou un espace de travail insonorisé à un endroit facilement accessible, sans que le passage ne perturbe les postes de travail plus calmes.
Les itinéraires ont une influence étonnamment grande
Dans un petit bureau, un aménagement dense ne signifie pas nécessairement une utilisation efficace de l'espace.
Si l'espace de circulation derrière les chaises n'est pas suffisant ou si l'on doit constamment passer entre les autres postes de travail pour se rendre à la salle de réunion, l'espace peut paraître exigu et agité.
Lors de la conception de la mise en page, il est conseillé de vérifier :
- par où entrer dans les bureaux
- comment se rendre à la cabine téléphonique ou à la salle de réunion
- Les voies de circulation principales croisent-elles les postes de travail calmes ?
- Y a-t-il suffisamment d'espace pour se déplacer autour des meubles ?
- Les fonctions les plus couramment utilisées sont-elles faciles d'accès ?.
Un bon agencement ne remplit pas chaque mètre carré disponible avec des meubles, mais laisse également de l'espace pour se déplacer.
Quand un espace de travail ouvert ne suffit-il pas ?
Ce n'est pas parce que les bureaux sont petits que tout le travail doit être effectué dans un même espace ouvert.
Si vous passez votre journée à passer de nombreux appels, à participer à de longues visioconférences ou à avoir des conversations que les autres ne devraient pas entendre, vous aurez besoin d'une solution plus isolante. Un pare-vue peut renforcer l'intimité visuelle, mais il n'offre ni isolation acoustique ni confidentialité des conversations.
D'un autre côté, il n'est pas forcément judicieux de consacrer un grand espace de réunion à des mètres carrés coûteux si celui-ci n'est utilisé que rarement. La solution devrait s'adapter à l'utilisation réelle, et non à une idée préconçue de ce à quoi un bureau “ doit ” ressembler.
Évitez de trop surcharger la pièce
L'une des erreurs les plus courantes commises dans les petits bureaux est de ne considérer l'efficacité qu'à travers la taille du mobilier.
Les tables plus petites permettent certes de gagner de la place, mais elles ne résolvent pas la question de l'organisation des appels, de la concentration et de la collaboration. Si chaque mètre carré est occupé par des postes de travail, il ne reste pratiquement plus d'options pour d'autres types d'activités professionnelles.
Une approche plus efficace consiste à définir d'abord les principales situations de travail, puis à déterminer l'espace nécessaire pour chacune d'entre elles.
Suivre l'utilisation avant d'apporter des modifications
Avant de concevoir un nouvel agencement, il est conseillé d'observer l'espace actuel pendant quelques jours ou quelques semaines.
Faites attention, par exemple, à ceci :
- combien de postes de travail sont utilisés simultanément
- où ont lieu les visioconférences ?
- y a-t-il une file d'attente pour les appels ?
- quelles zones sont peu utilisées
- où les gens se retrouvent pour discuter.
Les observations permettent souvent de mettre en lumière les besoins réels d'un nouvel espace de travail. Si certains postes de travail restent constamment inoccupés alors que la salle de téléphonie est toujours pleine, le problème ne sera pas résolu en ajoutant simplement des bureaux.
Un petit bureau n'a pas besoin de tout : juste les locaux adaptés
Un petit bureau n'a pas besoin d'imiter toutes les solutions mises en place dans un grand bureau à espaces multiples.
Il suffit souvent d'identifier quelques besoins essentiels : un poste de travail classique, un espace plus calme, un endroit pour passer des appels et participer à des visioconférences, ainsi qu'un petit espace de collaboration.
Lorsque ces fonctions sont mises en perspective par rapport à leur utilisation réelle, la superficie limitée peut être exploitée de manière judicieuse sans que l'espace ne donne l'impression d'être surchargé.
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