オフィスのスペース要件とは、実際にはどのようなことを指すのでしょうか？
スペースの必要性は、業務と環境との関係によって決まります。1人の人が1日のうちに、集中力を要する文章を書いたり、ビデオ会議に参加したり、機密性の高い話し合いを行ったり、同僚と意見交換をしたりすることがあります。 これらの状況のすべてに専用の部屋が必要というわけではありませんが、同じオープンなワークスペースで行うのにも適しているわけではありません。.
そのため、調査は製品ではなく、業務を通じて行うのが望ましい。まず、個人作業、電話、一対一の会話、小規模な打ち合わせ、大規模な会議、そして非公式な交流を記録する。 それぞれの項目に、必要なプライバシーのレベル、典型的な所要時間、参加者数、および実施時期を追加してください。そうすることで、どの状況が同時に発生しているかも明らかになります。.
音響管理の要件は、正確に特定する必要があります。吸音性のある表面は、空間の音響的快適性を向上させる可能性がありますが、それだけでは、会話が隣に漏れないことを保証するものではありません。 会話のプライバシーが求められる場合は、それに適した空間設計が必要です。一方、視線遮断は、会話の遮音とは異なるニーズに対応するものです。.
仕事に関する観察結果を、さまざまな方法で収集する
まずは各チームとの短い話し合いから始めましょう。そのワークステーションがどのような業務に適しているか、どのような業務では別の場所へ移動せざるを得ないか、また適切なスペースが見つからないのはどのような場合かなどを尋ねてみてください。 回答は具体的な状況に結びつけるのが良いでしょう。「前回の1対1のビデオ会議はどこで行いましたか？」という質問は、「会議室をもっと増やしてほしいですか？」という質問よりも、実用的な情報を得ることができます。”
その後、曜日や時間帯を変えて、簡単な観察を行ってください。 どのスペースが予約済みか、実際に使用されているか、予約なしで人々が集まっている場所はどこかなどを記録しておきましょう。会議室の予定表が埋まっているからといって、必ずしもすべての会議に広い部屋が必要というわけではありません。 一方で、一見空きに見えるスペースでも、場所が不適切だったり、その用途が不明確だったりすると、利用されないままになる可能性があります。.
リモートワークのリズムは分析に影響を与えます。日常的な状況に合わせて分析の範囲を設定し、特に忙しい日は別途確認してください。 たった1回の静かな金曜日や、例外的に忙しい火曜日だけに基づいて、恒久的な決定を下すのは得策ではありません。.
観察結果をさまざまな状態に変換する
その活動が集中力を必要とするか、共同作業を必要とするか、自由な交流を必要とするか、あるいは会話にプライバシーが必要かによって、ニーズを分類してください。. 「INTO the Nordic Silence」シリーズ これらの状況を、互いに補完し合うゾーンとして描いています。このモデルは、職場環境に特定の機能が完全に欠けていないかを問うのに役立ちます。.
例えば、短い電話の回数が多い場合は、利用しやすい 公衆電話ボックス. より長期にわたる自律的な仕事には、別の種類のものが求められる場合がある 作業スペース. 開放的な交流スペースにはソファやテーブルでも十分ですが、顧客との機密性の高い話し合いには、プライバシーが確保された別々のスペースが必要です。一つのタイプの家具だけで、あらゆる状況に対応できるわけではありません。.
最後に、シンプルな1日の動線を書き出してみましょう。従業員はどこから仕事を始め、電話中はどこに移動し、チームはどこで集まるのでしょうか？その際、移動経路も確認してください。 共同のディスカッションエリアが静かなワークステーションのすぐ隣に配置されていると、たとえそれぞれのエリアが別々に機能していても、スペースの利用方法が衝突してしまう可能性があります。.
ニーズはどのように優先順位付けされるのでしょうか？
すべてを一度に実行する必要はありません。観察結果から、3つのレベルを区別しましょう：繰り返し発生する問題、偶発的なニーズ、そして将来的な変化です。繰り返し発生する問題の例としては、ラッシュアワーにビデオ通話を行う場所が見つからないといったことが挙げられます。 偶発的なニーズとしては、月に数回行われる大規模なワークショップなどが挙げられます。将来の変革としては、チームの拡大や出社勤務の慣行などが関係してくる可能性があります。.
それぞれのニーズに対して、複数の実現方法を検討してください。現在の部屋の使い方を変えることは可能でしょうか？ オープンエリアの家具配置だけで十分か？ 音声を遮断するスペースは必要か？ 可動式の家具はレイアウトの試行に役立つが、その音響特性やプライバシーに関する特性については個別に評価する必要がある。. 間仕切りの選択肢 例えば、視覚的な領域の把握に適している。これらを、閉ざされた会議室の代用と見なすべきではない。.
決定の根拠も記録しておいてください。 もし、電話の着信音が周囲で作業している人の邪魔になるという理由でこの解決策が選ばれたのであれば、導入後にまさにこの点について評価を行ってください。新しい設備が導入されたという事実だけでは、問題が解消されたとはまだ言えません。.
移動ルートは、意外なほど大きな役割を果たす
小さなオフィスでは、家具をぎっしりと配置しても、必ずしもスペースを効率的に活用できているとは限らない。.
椅子の後ろに十分な移動スペースが確保されていない場合や、会議場所へ移動する際に他のデスクの間を何度も通り抜けなければならない場合、その空間は狭く、落ち着かない印象を与える可能性があります。.
レイアウトを計画する際は、以下の点を確認することをお勧めします：
- オフィスへのアクセス方法
- 公衆電話ボックスや会議室へはどうやって行くのか
- 主要な動線は、静かなワークスペースと交差していますか
- 家具の周囲に十分な移動スペースは確保されるでしょうか
- よく使う機能には簡単にアクセスできますか。.
優れた間取りは、空きスペースをすべて家具で埋め尽くすのではなく、移動のためのスペースも確保するものです。.
最もよくあるマッピングの誤り
最初の過ちは、座席数だけを数えることです。2つ目は、ニーズを1つのチームにしか尋ねないことです。3つ目は、すべての会議を同じように扱うことです。 4つ目は、施設の利用に関連する事項、すなわち予約手順、設備、照明、換気、そして利用者が適切な場所を選べる機会などを忘れてしまうことです。.
適切なニーズ調査は、完成した買い物リストではなく、ニーズの簡潔な記述で締めくくられるべきです。 そこには、作業の状況、その頻度、同時発生の有無、利用者、および求められるプライバシーが反映される。これらが明確になって初めて、レイアウト案や製品を比較検討する価値がある。.
オフィスのスペース要件が記録されたら、, 「INTO the Nordic Silence」のコンセプトをご覧ください そして、現在の職場環境をどのように補完できるか、どのようなスペースが適しているかを検討してみてください。.
