Arbetsutrymmet bör anpassas efter arbetet
Planeringen av ett litet kontor börjar ofta med frågan: hur många skrivbord får plats i lokalen?
En mer relevant fråga är vilka arbetsuppgifter som utförs på kontoret under dagen.
Utrymmesbehovet kan till exempel struktureras utifrån fyra funktioner:
- vanligt individuellt arbete
- arbete som kräver koncentration
- samtal och videomöten
- samarbete och små sammankomster.
Man behöver inte bygga ett eget rum för alla dessa. Istället är det klokt att ta reda på vilka aktiviteter som kan delas i samma utrymme och vilka som uppenbarligen kräver olika förhållanden.
Upptäck olika lösningar för arbetsmiljöer.
Arbetsutrymmet i ett litet kontor vinner på tydliga zoner
Zonindelning fungerar även bra i ett litet kontor. Inom ett öppet rum kan man skapa områden för olika ändamål utan att behöva göra en omfattande uppdelning av rummet.
Det är lämpligt att placera de lugnare arbetsplatserna bort från de mest trafikerade gångvägarna. Samarbetsområdet kan ligga närmare ingången, gemensamma möbler eller andra verksamheter där det är mer rörelse.
Ett separat utrymme kan reserveras för telefonsamtal och videomöten om samtalsljudet annars stör omgivningen eller om man behöver kunna prata i avskildhet. I sådana fall kan en telefonkabin på kontoret eller ett annat ljudisolerat arbetsutrymme vara ett lämpligt alternativ.
Inom ett öppet utrymme kan olika områden även avgränsas visuellt. STORY WALL golvdelare kan hjälpa till att avgränsa till exempel ett projektområde eller en samarbetsplats från resten av lokalen utan en fast vägg.
Allt behöver inte göras vid samma arbetsplats
Effektiviteten i ett litet kontor förbättras när en enskild arbetsplats inte behöver täcka alla situationer under arbetsdagen.
Ett vanligt skrivbord kan fungera som huvudsaklig arbetsplats, men ett videomöte kan flyttas till en telefonkabin och teamdiskussionen till ett gemensamt projektområde. På så sätt behöver man inte bygga upp samma funktioner kring varje arbetsplats.
Samtidigt är det viktigt att välja rätt storlek på lösningarna. En telefonkabin för en person passar vanligtvis för korta samtal eller nätmöten, men för samtal med flera personer krävs ett större mötesrum eller ett POD-rum.
Läs mer telefonkiosker och förhandlingsrum.
Flexibilitet är en fördel i ett litet utrymme
När det finns ont om utrymme kan användningssyftet för samma yta förändras under dagen.
På förmiddagen kan lokalen användas för enskilt arbete, på eftermiddagen för ett kort projektmöte och senare för informella samtal. Därför behöver inte alla aktiviteter bygga på fasta strukturer.
Anpassningsbarhet kan till exempel innebära:
- flyttbara rumsavskiljare
- möbler som lätt går att omplacera
- mångsidiga arbets- och mötesplatser
- en tydlig men lätt indelning i zoner.
Allt behöver dock inte vara rörligt. En telefonkiosk eller ett ljudisolerat arbetsutrymme bör till exempel placeras permanent på en plats som är lättillgänglig utan att man stör de lugnare arbetsplatserna när man passerar.
Väljda rutter spelar en förvånansvärt stor roll
I ett litet kontor innebär en tät möblering inte nödvändigtvis ett effektivt utnyttjande av utrymmet.
Om det inte finns tillräckligt med utrymme att röra sig bakom stolarna eller om man hela tiden måste ta sig till mötesplatsen genom andra arbetsplatser kan lokalen kännas trång och orolig.
När du planerar layouten är det bra att kontrollera följande:
- varifrån man kommer till kontoret
- hur man tar sig till telefonkiosken eller mötesrummet
- Korsar de huvudsakliga gångvägarna de lugna arbetsplatserna?
- blir det tillräckligt med utrymme att röra sig runt möblerna
- Är det enkelt att komma åt de vanligaste funktionerna?.
En bra planlösning fyller inte varje ledig kvadratmeter med möbler, utan lämnar även utrymme för att röra sig.
När räcker det inte med ett öppet kontorslandskap?
Att kontoret är litet betyder inte att allt arbete måste utföras i samma öppna lokal.
Om det under dagen förekommer många telefonsamtal, långa videomöten eller samtal som andra inte bör höra, behövs ett mer avskilt alternativ. Ett insynsskydd kan öka den visuella integriteten, men det ger varken ljudisolering eller talintegritet.
Å andra sidan är det inte nödvändigtvis värt att använda dyrbar yta till ett stort förhandlingsrum om det bara behövs sällan. Lösningen bör utgå från den faktiska användningen, inte från en föreställning om hur ett kontor “bör” se ut.
Undvik att möblera för tätt
Ett av de vanligaste misstagen i små kontor är att man endast ser effektiviteten utifrån möblernas storlek.
Mindre bord kan spara utrymme, men de löser inte frågan om hur samtal, koncentration och samarbete ska organiseras. Om varje kvadratmeter fylls med arbetsplatser finns det i praktiken inga alternativ kvar för andra arbetssituationer.
En bättre utgångspunkt är att först fastställa de viktigaste arbetssituationerna och först därefter bestämma hur mycket utrymme var och en av dem kräver.
Övervaka användningen innan ändringar görs
Innan du börjar planera den nya layouten är det en god idé att observera det nuvarande utrymmet under några dagar eller veckor.
Lägg till exempel märke till följande:
- hur många arbetsstationer som är i bruk samtidigt
- var hålls videomötena
- uppstår det köer vid samtalen
- vilka områden som används i liten utsträckning
- där människor samlas för att diskutera.
Observationer avslöjar ofta vad den nya arbetsmiljön verkligen behöver. Om en del av arbetsplatserna ständigt står tomma men samtalsrummet alltid är upptaget, löser man inte problemet genom att sätta in fler bord.
Ett litet kontor behöver inte allt – bara rätt lokaler
Ett litet kontor behöver inte kopiera alla lösningar som används i ett stort kontor med flera olika utrymmen.
Ofta räcker det med att identifiera några centrala behov: en vanlig arbetsplats, ett lugnare alternativ, en plats för telefonsamtal och videomöten samt ett litet samarbetsutrymme.
När dessa funktioner sätts i relation till den faktiska användningen kan den begränsade ytan utnyttjas på ett ändamålsenligt sätt utan att utrymmet känns överfyllt.
Planerar du att inreda ett litet kontor eller omorganisera dina nuvarande lokaler? Läs mer INTO Concepts arbetsplatslösningar - ta kontakt för planering av lokalutformningen.
