Vilken funktion har mötesplatserna på kontoret?
Allt samarbete kräver inte möten. Kollegor kan gå igenom en detalj, presentera ett utkast eller utbyta nyheter på några minuter. Om det enda alternativet är ett stort mötesrum hamnar vardagliga samtal i en oproportionerligt formell miljö. Om samtalet däremot äger rum mitt bland arbetsplatserna kan det störa andra.
Mötesplatsens uppgift är att erbjuda en lämplig mellanform. Den kan ha sittplatser för två eller flera personer, ett bord för en bärbar dator och utrymme för ett kort uppehåll. Den behöver inte vara helt avskild. Däremot kräver konfidentiella ämnen, långa videomöten och grupparbete som medför höga ljudnivåer en egen bedömning och ofta ett annat utrymme.
Innan planeringen bör man fastställa vilka användare och situationer som ska beaktas. Är utrymmet avsett för personalens snabba frågor, för att vänta på besökare eller för gemensamt arbete i en liten grupp? Dessa kan se likadana ut på planritningen, men kräver olika placering och inredning.
Placera mötesplatsen längs vägen, inte så att den blockerar vägen
En naturlig plats finns ofta i närheten av aktiviteter som ger upphov till samtal: i anslutning till kaffestationen, projektområdet eller entrén. Närheten innebär dock inte att soffan ska stå direkt i dörröppningen eller bakom arbetsplatserna. Se till att det finns en fri passage och möjlighet att stanna till, så att förbipasserande inte behöver gå mellan de som samtalar.
Betrakta även miljön ur användarens perspektiv. Är platsen lätt att upptäcka? Känns det naturligt att sätta sig där utan att samtalet känns som en offentlig föreställning? Var finns de närmaste platserna som kräver koncentration? Om mötesområdet och det lugna arbetsområdet ligger nära varandra kan det behövas avstånd, riktning eller rumslig avgränsning mellan dem.
Man bör inte dra slutsatser om ljudets utbredning enbart utifrån en planritning. Mjuka ytor och ljuddämpande möbler kan påverka rummets akustiska komfort, men ett öppet utrymme förvandlas inte till ett rum som isolerar talet. En visuell avgränsning hjälper till att förstå områdets användningsändamål; den garanterar i sig inte att samtalen förblir privata.
Bedöm situationen utifrån omständigheterna, inte bara utifrån utseendet
För ett kort samtal mellan två personer kan det räcka med två bekväma stolar och ett litet bord. För att gå igenom utkast behövs skrivutrymme eller en yta för presentationer. När ett litet team arbetar är sittplatsernas placering, ögonkontakt och möjligheten att använda utrustning viktigare än antalet möbler.
POINT-sittlösningar kan utgöra en öppen mötesplats. Bord och arbetsplatser kompletterar den när man diskuterar materialet. En rumslig avgränsning kan till exempel skapas genom att Med STORY WALL-rumsavskiljaren, när man behöver ett avgränsat utrymme och avskildhet. Om samtalets innehåll kräver verklig sekretess, bör du istället överväga ett slutet konsultationsrum.
Undvik de två ytterligheterna. Ett område med för lite möbler blir bara en genomgångsplats. Ett för stort och välutrustat område börjar dra till sig långa möten, vilket gör att det inte längre finns plats för snabba möten. Inredningen bör tydligt visa användaren vilken typ av verksamhet utrymmet är avsett för.
Hur anpassas mötesområdet till tysta utrymmen?
I konceptet ”INTO the Nordic Silence” Social Zone kompletterar områdena för koncentration, samarbete och privat kommunikation. Konceptet är användbart även när man inte inrättar separata zoner med tydliga avgränsningar på kontoret: varje verksamhet bör ändå ha en tydlig plats.
I praktiken kan du skissa upp troliga samtalsvägar på planen. Om en person kommer från kaféet och stannar kvar för att utbyta tankar med en kollega, var sätter han eller hon sig? Om en gäst väntar på ett möte, är samma plats naturlig även för honom eller henne? Om svaret är ja, se till att inget internt arbetsmaterial eller konfidentiella samtal lämnas framme öppet.
I vissa lokaler räcker det med en liten öppen mötesplats. I andra behövs dessutom rum eller POD-utrymmen, eftersom samtalen kan dra ut på tiden eller de ämnen som diskuteras kräver avskildhet. Det är viktigt att inse detta innan man försöker lösa alla samarbetsbehov med en enda soffgrupp.
Prova och finjustera utifrån användningen
En flexibel möblering gör det möjligt att testa olika placeringar. Följ upp under några veckor för att se om det uppstår de korta möten som är avsedda för området, om möblerna hindrar rörligheten och om samtalen sprider sig till närliggande arbetsplatser. Fråga både användarna och de som arbetar i närheten vad som fungerar.
Åtgärda en sak i taget. Om ett utrymme står tomt kan orsaken vara att det ligger avsides, att användningssyftet är oklart eller att det saknas möbler. Om utrymmet ständigt är upptaget av långa möten, skilj mellan korta möten och egentligt samarbete. På så sätt stöder mötesplatsen kontorets vardag utan att ta över andra utrymmens roll.
Läs mer I produktserien INTO the Nordic Silence och fundera över var öppna mötesplatser passar in i just din arbetsmiljö.
